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De una forma tácita o expresa, la mejora continua es una práctica habitual en cualquier empresa, por pequeña que sea, para aumentar su competitividad en el mercado y superar problemas recurrentes. Puede referirse a muchos ámbitos de la empresa como la calidad y fiabilidad del producto, la eficiencia de la organización, la comunicación interna y externa, la gestión del conocimiento o la prestación de servicios, entre muchas otras.

Debido a la mayor digitalización de las empresas, es casi seguro que cualquiera de esas mejoras requiera cambios de alguna de las múltiples aplicaciones utilizadas. Muchas de ellas, requerirán cambios en su sistema ERP. Cambiar el ERP puede llegar a ser, por tanto, una necesidad.

Es importante comprender cómo proceder a la hora de cambiar el ERP de nuestra empresa. De lo contrario, cambiar el ERP, puede llegar a ser visto como una barrera desmotivadora por parte de los usuarios, incapaces de hacer mejorar los procesos porque no pueden conseguir que el sistema cambie.

La facilidad para cambiar el ERP es tan importante que puede llegar a ser un factor determinante en su selección.

A continuación vamos a exponer algunas consideraciones que entendemos que son necesarias para facilitar el éxito de cualquier proceso de cambio en tecnologías de la información y gestión.

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La optimización de rutas es una de las maneras más claras de mejorar la productividad. Si, a nivel personal, cuando queremos encontrar la mejor manera de llegar a un determinado destino, es habitual el empleo de software especializado para elegir cómo llegar en menor tiempo; a nivel profesional, cuando existe un conjunto de destinos a servir, es, sin duda, una necesidad.

Aunque algunos ERP proporcionan alguna funcionalidad para la gestión de rutas, es frecuente que esta labor la desarrolle un módulo especializado más o menos integrado. En este artículo veremos los conceptos básicos de la optimización de rutas y cómo un ERP puede ayudar en la tarea.

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Lo último que quiere un CIO de una empresa es que, después de la implementación de un ERP, se encuentre con un sistema problemático que, a pesar de sus bondades, frustra a sus usuarios por las continuas incidencias. La productividad de una empresa, hoy más que nunca, está supeditada a la disponibilidad y rendimiento de los sistemas informáticos y de comunicaciones que utiliza. Una caída de red es tan crítica hoy en día como un corte de energía.

Para evitar estos problemas, el soporte del ERP debe haber sido un factor decisivo en su elección. La presión para bajar los costes de funcionamiento será siempre una constante, por lo que es necesario entender muy bien los cambios necesarios para que la nueva tecnología no sea un quebradero de cabeza. Es algo similar a la compra de un vehículo nuevo: las prestaciones y el precio de compra, pierden relevancia, si el consumo y coste de mantenimiento es muy alto.

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El crecimiento equilibrado es el motor de la empresa y todos los departamentos que la componen deben centrarse en un objetivo único: avanzar de forma coordinada. Para ello debe haber una comunicación fluida entre las distintas áreas, y así se conseguirá dirigir todos los esfuerzos a conocer y satisfacer las necesidades de nuestro público objetivo.

Pero para que nuestra propuesta de valor llegue a nuestro público debe haber una buena comunicación de la empresa con la información que requiere cada persona según sus necesidades que vienen marcadas por su etapa en el ciclo de compra en el que se encuentre; y ahí entra en juego el departamento de ventas y marketing. Su objetivo es captar leads que se puedan convertir en una oportunidad de negocio y finalmente en una venta.

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En la entrada anterior, “Implementación del ERP - La formación del ERP (I)”, se explicaba las generalidades de la formación durante la implementación del ERP, las tareas más importantes y algunos consejos.

En esta segunda parte nos centraremos más en detalle en los formadores y la importancia de invertir en ellos. Los formadores son la clave de la formación. Cualquiera de nosotros sabemos la gran diferencia que marca un buen formador en un curso en el que sepa dar ritmo a la clase, motivar a los alumnos, que conoce la materia y sabe cómo transmitirla. Los alumnos adquieren su conocimiento a través de ellos y será su primer punto de apoyo en el caso de dudas.

También comentaremos los distintos materiales de formación posibles y sus ventajas e inconvenientes.

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Uno de los criterios para progresar en un proyecto de implementación de un ERP y autorizar su puesta en marcha es el estado de la formación. La formación asegura el aprendizaje de los usuarios de sus nuevos roles, de los nuevos procesos, de cómo utilizar las nuevas aplicaciones y de entender los nuevos modelos de datos. La formación del ERP es, por tanto, un concepto que engloba todas estas áreas y no solo el uso de la aplicación.

Cualquier empresa está habituada a organizar ciclos de formación entre sus empleados. Sin embargo, dentro de un proyecto de implementación de un ERP, hay dos características que la hacen especial. La primera es que la formación del ERP es muy intensa, concentrada en un breve período de tiempo y afecta a un gran número de empleados. La segunda es que sus formadores suelen ser internos y en muchos casos, dan la formación por primera vez.

En este artículo se explican las generalidades de la formación, cuales son los principios teóricos que se deben seguir para que tenga éxito y cuales son algunos aspectos prácticos de la misma. 

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Después de meses de esfuerzo llega el gran día: ¡la deseada puesta en marcha de nuestro nuevo sistema ERP! Pero, ¿Cuándo se debe autorizar la puesta en marcha y cuando no? ¿Cuáles son los aspectos más importantes y que requieren más atención? ¿Qué se debe esperar de los primeros días tras la puesta en marcha?

En este artículo abordaremos todas estas cuestiones para ayudar a celebrar muchas puestas en marcha.

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La validación de datos es la actividad del proyecto de implementación del ERP por la cual el negocio confirma que los datos migrados son correctos. Es indispensable para proceder a la puesta en marcha y utilización del nuevo sistema.

La validación de datos debe ser ejecutada de una manera fiable y rápida. Tiene que ser fiable porque al ser un sistema ERP integrado, los datos se propagan rápidamente entre módulos y a otros sistemas, mediante los interfaces, por lo que, una limpieza correctiva posterior, puede ser bastante laboriosa. Tiene que ser rápida porque la validación de datos pertenece al grupo de actividades que se producen mientras el sistema de información esta cerrado, es decir, que no admite nuevos registros u operaciones. Por tanto, el negocio, que no se para, está operando con grandes limitaciones. Es una situación que solo se puede mantener por un determinado tiempo, dependiendo de la actividad, desde unas horas a algunos días.

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La migración de datos es la actividad del proyecto de implementación del ERP, por la que el equipo del proyecto transfiere los datos maestros y transaccionales del sistema de origen al nuevo sistema ERP.

Es la primera actividad de la puesta en marcha. Una buena ejecución es indispensable para una transición suave y sin problemas. Por ello se debe considerar ya en la iniciación del proyecto. Su diseño, desarrollo y testeo se alinea con las distintas fases del proyecto.

Esta actividad va a marcar la calidad de los datos con los que trabajemos en el nuevo sistema ERP, por lo que determinará en gran medida la confianza que tengamos en la información que manejemos.

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Las funcionalidades de un sistema ERP no son nada sin los datos que las alimentan. Ya podemos tener un sistema de gestión automática de un almacén, que calcula el peso de un envío y su coste, que, si el sistema no tiene registrado el peso correcto de cada referencia, será de poca ayuda. Ya podemos tener un sistema de gestión de cobros que envía automáticamente emails de aviso de vencimiento, que, si los emails de los pagadores están mal, nunca llegarán a ninguna parte.

La limpieza de datos es la actividad, por la que el proyecto de implementación del ERP, se asegura que todos los datos necesarios para su funcionamiento son correctos y completos. La limpieza de datos se debe llevar a cabo de una manera continua, pero, como ocurre con la de la limpieza de una casa, solo se hace en profundidad, cuando realizamos una mudanza.

Vamos pues, a reflexionar sobre la limpieza de nuestro ERP: sus datos.

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