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En muchas empresas, el almacén suele ser uno de los activos operativos más importantes de su patrimonio. Para poderlos mantener en el tiempo, es necesario financiarlos y, por tanto, afectan directamente al diseño de la estructura financiera de una empresa. Nuestro interés en este post se centra, no en analizar los aspectos financieros que llevan implícitos, sino en analizar las distintas actividades operativas que afectan al tamaño del almacén con independencia del nivel de actividad de la empresa, por lo tanto, nos centraremos más en los temas relacionados con la eficacia y eficiencia de la gestión de almacén.
Antes de profundizar en este análisis, es importante contextualizar el tema que vamos a tratar, y para ello, es importante reflexionar sobre la naturaleza y la razón de ser de un almacén. En este sentido, y como ya se ha tratado en otros post, el almacén es un elemento necesario para regular el desfase de tiempo que existe entre la necesidad de disponer un producto para entregar a un cliente y el aprovisionamiento de dicho producto para poderlo entregar. De acuerdo con este planteamiento podemos sacar algunas conclusiones que son útiles:
- Es un elemento regulador. Las empresas que venden productos (a diferencia de los servicios) requerirán siempre de un almacén, ya que siempre existirá un desfase temporal entre el momento en que surja la necesidad adquirir un producto en el mercado, y el tiempo que se necesite para poder aprovisionarlo a efectos de su entrega. Por este motivo, podemos afirmar que el almacén tiene una función reguladora, que permite poner en contacto las necesidades de los distintos agentes que intervienen en el mercado.
- Fuerte interrelación con otras áreas. La consecuencia más inmediata de cualquier elemento regulador en una organización, es su interrelación con las distintas partes del sistema. Esta consideración es crucial para entender el verdadero alcance de la gestión de un almacén, ya que una parte importante de su eficacia y eficiencia no vendrá dada por su propia gestión, sino por la de otras partes de la empresa (otros departamentos) que participan a lo largo de la cadena de valor del negocio. Esto va a suponer un requerimiento crítico del sistema de información y gestión que utilice la empresa, que como veremos a continuación, nos referimos a su software ERP.
- El tamaño. El volumen del almacén dependerá de distintas condiciones y características relacionadas con el sector, la actividad, la propuesta de valor, etc… Todas estas características determinarán lo que llamamos el “periodo medio de maduración operativo” (PMM) y con este, el “periodo medio de maduración financiero” (PMMF) que será la referencia fundamental para calcular las “necesidades operativas de fondos” (NOF) necesarias para conocer las necesidades de financiación de la actividad habitual de la empresa. Como hemos comentado antes, nuestro interés no está en analizar y determinar este tamaño, sino en el resultante que se derive de la gestión del mismo (de su saber hacer).
Ya que, como se ha indicado anteriormente, la gestión de almacén se engloba en el centro (como regulador) de otras gestiones empresariales, es importante que el sistema de información y gestión tenga una concepción integral, completa e interrelacionada entre todos sus componentes, ya que no se puede gestionar un sistema (como es una empresa) a partir de procesos parciales e inconexos. La consecuencia de esto sobre el software de gestión es:
- Es necesario que el sistema informático se apoye en un software ERP como base de la gestión, provisto de todos lo módulos tradicionales que cubren las distintas áreas de la empresa.
- Además, el sistema ERP deberá contemplar un módulo específico SGA (sistema de gestión de almacén) para atender a los requerimientos concretos de la gestión de almacén (hasta hace poco, este tipo de funcionalidad no se incluía en los sistemas ERP tradicionales).
Dicho esto, vamos a analizar cómo podemos influir en la gestión eficiente y eficaz del almacén, y para ello nos vamos centrar en las herramientas tecnológicas y en sus funcionalidades especificas que nos pueden resultar de gran ayuda. Para ello, vamos a seguir el siguiente esquema:
- Otras partes de la empresa involucradas en la gestión de almacén.
- Coordinación de las distintas partes involucradas con el almacén.
- La gestión interna del almacén.
Otras partes de la empresa involucradas en la gestión de almacén
Tal y como hemos comentado, el almacén es un elemento regulador a lo largo de la cadena de valor de la empresa, por lo que es lógico pensar que esté muy afectado por las distintas actividades que se desarrollan en torno a él. Todas estas actividades las podemos englobar principalmente en lo que llamamos el área de la gestión logística, aunque también hay que considerar el área que está directamente conectada con el mercado, ya que será uno de los principales inputs de información.
Vamos a destacar los principales procesos relacionados en este sentido:
- La gestión de artículos. En la gestión de almacén, el principal elemento de control son los productos, en sus diferentes estados (materias primas, semielaborados, terminados, mercaderías, etc..). En el ámbito informatico, se suele llamar “articulo” a todos estos tipos de productos a controlar. Es muy importante que el software de gestión haga un tratamiento correcto de las características de los productos, ya que de lo contrario, será muy dificil una gestión eficaz de estos elementos. Este es un factor critico en una gestión de almacén, que en ocasiones no se tiene en cuenta.
- La gestión de compras. La gestión de compras tiene un efecto directo en las cantidades de productos en el almacén, ya que supone el destino final del proceso de compras. Es fundamental que este proceso tenga en cuenta distintos parámetros relacionados con la política de almacén como son los stocks de seguridad, etc…
- La gestión de producción. Al igual que en el caso anterior, este proceso es origen y destino de productos, por lo que afectará directamente a los productos en almacén. Su gestión debe estar condicionada por las políticas de almacén.
- La gestión de pedidos de clientes. Al margen de otras fuentes de información para realizar las gestiones anteriores (como puede ser la previsión de ventas, etc…), los pedido de clientes son una de las fuentes de información fundamentales de todos estos procesos, ya que el objetivo final de todo esto es la de poder suministrar a tiempo los productos requeridos por los clientes.
- La gestión de logística inversa. Según sea la propuesta de valor de la compañía, pueden existir procesos como este, en el que las entradas en el almacén se producen a partir de un producto previamente entregado al cliente, lo que supone en cuando a un procedimiento totalmente diferente que requiere la adaptación del producto. Sin lugar a dudas, disponer a tiempo de la información relevante puede ayudar mucho a reducir tiempos de servicio, etc.., con el consiguiente aumento de la rotación de productos.
- Etc.
Coordinación de las distintas partes involucradas con el almacén
Los sistemas ERP, como se ha comentado en otros post, fue la evolución natural de los primeros sistemas MRP que se requerían para coordinar las distintas áreas de la empresa relacionadas con el aprovisionamiento de materiales y posterior fabricación. Por este motivo, todo el software ERP contempla la funcionalidad del MRP que nos permite la coordinación de todas las actividades entre las distintas áreas involucradas en la obtención de un producto para ponerlo al servicio de los clientes, a partir de información compartida entre todos.
Habitualmente, nos encontramos con 2 soluciones MRP diferentes:
- Los MRP basados en el cálculo de necesidades teóricas en base a la disponibilidad real de sus componentes.
- Los MRP basados en el cálculo de necesidades reales. En este caso, hay que tener en cuenta en el cálculo las limitaciones de capacidad productiva y la disponibilidad actual.
No obstante, la funcionalidad MRP, además de servir como eje fundamental para coordinar recursos en los procesos involucrados, también afecta de una forma decisiva en la eficiencia y eficacia de las distintas actividades ya que tiene gran influencia en:
- La capacidad de cálculo para ajustarse a los recursos necesarios, al poder contemplar un número amplio de parámetros debidamente relacionados que nos permiten obtener información difícil de calcular en otras condiciones o con otras herramientas.
- La capacidad de análisis, para poder crear escenarios que permitan optimizar procesos.
- La capacidad de flexibilidad y personalización, al poder contemplar múltiples variantes de forma muy eficaz con capacidad de versionado.
La gestión interna del almacén
Por último, nos toca centrarnos en el almacén físico. Vamos a incluir en esta área la recepción, el almacenaje y la preparación y expedición de productos a clientes. La labor que trataremos de hacer irá encaminada a fortalecer 2 objetivos:
- El aumento de la rotación de los productos.
- La reducción de los costes de almacenaje (obsolescencia, gastos de personal y manipulación, etc…)
Para ello deberemos tener en cuenta que la misión principal del almacén es mantener las mercancías en perfectas condiciones de uso hasta que el cliente las demande, y para que mejore su eficiencia necesitaremos que las existencias estén perfectamente controladas, localizadas y disponibles. Para ello los sistemas SGA constituyen un software de gestión fundamental para apoyar algunas acciones como son:
- La facilidad de acceso a cada artículo.
- La cantidad de movimientos de los distintos productos en el almacén.
- Establecer un control estricto de la trazabilidad de cada producto.
- Mejorar el índice de rotación según los distintos tipos de productos.
- Localización inmediata y facilidad de acceso de cada referencia
- El grado de aprovechamiento del espacio disponible
De acuerdo con la explosión realizada, la organización del almacén no depende sólo de él, ya que un almacén sólo es un eslabón más de la cadena de suministro. Podemos concluir que para una buena organización es necesaria una planificación eficaz, y para una planificación eficaz es imprescindible el intercambio de información adecuado.
Aquí es donde la tecnología marca una clara diferencia. En este sentido, la tecnología presente en nuestros almacenes va a cobrar cada vez más importancia, ya que el nivel de integración de la cadena de suministro depende de ello, y para conseguirlo será necesario apoyar la gestión de almacén en un software ERP que contemple un módulo SGA de forma que le permita una gestión eficaz de los recursos.
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