NECESITO MEJORAR LA RENTABILIDAD ¿COMO ME AYUDA UN ERP?

Mejorar la rentabilidad de la empresa es el objetivo más compartido en los planes estratégicos de las compañías. Para ello, sin lugar a dudas, se debe tener muy claro cuáles son los drivers principales de costes de tu negocio y cómo influyen en la generación del resultado.

Sabemos la dificultad que conlleva todas las acciones tendentes a mejorar la rentabilidad de una empresa, y no queremos aburrirte con un artículo técnico que trate de explicar toda la complejidad que esto supone, y por este motivo, en este post, vamos a ver un caso práctico, que gracias a la selección e implantación de un ERP adecuado a sus características, pudo mejorar en más de un 20% uno de sus principales drivers de coste con una influencia en el resultado global de un 3,2%.

En este caso práctico que queremos analizar, la empresa se dedicaba al suministro de materiales para la construcción en las obras.  

Para desarrollar su actividad, la empresa disponía de varios centros de aprovisionamiento a lo largo de su área geográfica de actuación. Sin embargo, la dirección del negocio se ejercía desde unas oficinas centrales con el apoyo de delegados por zonas preestablecidas.

Los materiales que suministraban se podrían considerar “commodities”, por lo que las empresas del sector apenas podían competir a partir de la diferenciación del producto, lo que les obligaba a competir en base a los servicios que prestaban.

Entre los servicios más importantes estaba el del transporte del material desde el centro de aprovisionamiento a la obra en las condiciones óptimas de uso.

Para mejorar su eficiencia y operatividad, la compañía tomó la decisión de cambiar todo sus sistema de información, empezando por adquirir un nuevo ERP tras varios años de infructuosas gestiones.

Entre los impulsores del coste (drivers de costes) más importantes podemos destacar los siguientes:

Problemas más representativos

En este sector las empresas tenían que ser muy eficientes en algunos procesos críticos sin los cuales difícilmente podían competir en el mercado. Además, las dispersión geográfica de sus centros de abastecimiento operativos suponía un problema adicional por una comunicación y un control de la gestión poco eficaces, en un momento en el que se iniciaba, con un fuerte impulso, el desarrollo de internet.

Entre los procesos críticos que las empresas del sector necesitaban controlar se encontraba la gestión del transporte de los materiales a las obras, que es el que queremos tratar en este artículo. Dadas las características del producto que se vendía, los camiones necesitaban un remolque específico y tenían que operar, desde la planta, hasta una distancia máxima a la obra de 35 kilómetros. Todo estas características, junto a otras que no comentamos en aras de la concreción, hacía que el coste del transporte fueran muy importantes, lo que suponía una media del 16% sobre la cifra de ventas.

Aunque el coste del transporte no fue unos de los problemas que nos priorizó el director general, sí que vimos rápidamente que dada la idiosincrasia de la empresa se podía mejorar sustancialmente. Así que priorizamos en paralelo junto a otras directrices la mejora del control de este gasto.

Situación de partida

La primera particularidad de esta empresa es que aunque la dirección estaba centralizada y se tenía claro lo que se quería, la transmisión de las directrices desde las oficinas centrales hasta sus centros operativos no se realizaba de forma eficaz, ya que aunque llegaban todos los mensajes, la falta de un control efectivo hacía que su cumplimiento dependiera de la voluntad de la persona receptora y de otras condiciones de cada momento. Esto ponía de manifiesto un grave problema en la organización de la empresa y también en el propio sistema de dirección.

La gestión del transporte, como luego veremos, no quedaba ajena a este problema a pesar de la importancia que suponía en la rentabilidad de la empresa.

Solución propuesta

La solución que propusimos para mejorar la rentabilidad de la empresa, centrándonos en la mejora del control de la gestión del transporte, consistió en la adopción conjunta de varias medidas que podemos resumir en las siguientes:

• Creación de un sistema de captura automática de datos de los albaranes de entrega desde los distintos centros de expedición, ya que el suministro de los materiales se realizaban a partir de un software específico del sector necesario para la preparación y carga de los materiales a suministrar.
• Comunicación automática de datos desde los centros de expedición del material hasta las oficinas centrales.
• Creación de un sistema de importación automática de datos de los ficheros recibidos en el ERP, de forma que pudiéramos identificar:  centros de expedición sin recepción de datos, errores predecibles en la recepción de datos, imcumplimiento de procesos de gestión necesarios para el control del transporte (pactos con proveedores, etc…), etc...
• Creación de todas las condiciones pactadas con proveedores de acuerdo con las directrices de la empresa en función de diversos parámetros y de forma flexible para adaptarse a futuros cambios en las condiciones del mercado. Al ser un proceso crítico, necesitábamos un procedimiento ágil para competir con eficacia.
• Crear un sistema de facturación a los proveedores (autofacturación), de forma que les garantizara el cumplimiento de los pactos establecidos, la simplificación de sus tareas administrativas y reducción del periodo medio de cobro de los transportistas. Cuando pusimos en marcha el sistema nos dimos cuenta de que existían muchísimas incidencias entre las facturas que recibíamos y nuestros cálculos internos, debido fundamentalmente a errores del proveedor o incumplimiento de las condiciones pactadas.

En una segunda fase, de acuerdo a los resultados obtenidos, la empresa quiso mejorar más la eficiencia de los procesos establecidos invirtiendo en un sistema de work-flow (herramienta de BPM) con el objetivo de: automatizar ciertos procesos manuales, establecer un sistema que garantice el cumplimiento de todos los procedimientos y, finalmente, mejorar la coordinación y apoyo a las personas implicadas en los distintos procesos.  

Resultados obtenidos

Cuando pusimos en marcha el nuevo procedimiento de control de la gestión del transporte en base fundamentalmente al ERP, salieron a relucir un gran número de situaciones que nadie nos había comentado en nuestros análisis preliminares y que eran la consecuencia natural de las deficiencias organizativas y de dirección que venía atravesando la empresa  como consecuencia de la inexistencia de un proceso de control. Es posible que debido al desconocimiento de estas situaciones, el CEO de la empresa, no pensara que fuera un área en la que se podrían mejorar los resultados.

Entre las situaciones que nos encontramos, podemos destacar las siguientes:

• Muchas veces se empezaba a suministrar a una obra sin pactar las condiciones de transporte. Posteriormente el delegado de zona autorizaba la decisión del transportista, ya que le interesaba tenerlo de su parte para disponer de capacidad de transporte suficiente cuando le hiciera falta (ya hemos comentado anteriormente que el tipo de transporte era especial).
• Aunque estuvieran pactadas las condiciones de transporte previamente al suministro de materiales, el delegado de zona autorizaba cualquier modificación que planteara el transportista aunque fuera en contra de las directrices establecidas.
• En muchos casos se falseaban algunos datos del albarán de ventas para beneficiar al transportista incrementando los costes de transporte.
• etc…

Tras corregir todas estas situaciones y muchas más, la empresa consiguió un ahorro del 20% en los costes del transporte y mejoró el tiempo de respuesta en la solución de problemas en un mes y medio.

Está claro que en la medida de que los procedimientos de gestión empresariales se realicen sobre la base de una herramienta tecnológica, que les ayude a controlar mejor los procesos, pero también a apoyar a las personas en la ejecución de los mismos, siempre se alcanzarán resultados positivos. Para ello, no debe faltar nunca un sistema ERP acorde a las necesidades de tu empresa y otras herramientas como pueden ser los BPM, CRM, etc… que complementen y optimicen la eficacia del sistema de información.

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