CARACTERÍSTICAS DE SOLUCIONES ERP QUE MÁS VALORAN LOS USUARIOS

Para saber cuáles son las mejores soluciones ERP del mercado y cuál sería la más adecuada para nuestra empresa, antes debemos hacernos varias preguntas:

¿Cuál es el tamaño de mi empresa? ¿Es una pyme o es una gran empresa?

¿Pertenece a un sector específico de la industria?

¿Qué funcionalidades críticas ha de tener el ERP para satisfacer las necesidades de mi empresa?

Cada compañía cuenta con unas características específicas que la hacen única, por lo que es crucial encontrar un software que se adapte por completo a tus necesidades.

No es lo mismo una empresa multinacional que una pyme, del mismo modo que no es lo mismo operar en el sector de la construcción que en el de la alimentación, o la fabricación del mueble.

Responder a todas estas preguntas y muchas otras te hará conocer qué características son imprescindibles para tu organización y te ayudará a seleccionar aquel ERP que las tenga y además, consiga beneficios a medio y largo plazo para tu organización.

Funcionalidades que deben tener las mejores soluciones ERP

Según G2 Crowd, la web mundial que ofrece opiniones reales sobre software, al analizar las funcionalidades de las soluciones ERP, hay que fijarse en que existen dos tipos:

1. las que resultan esenciales para todo tipo de empresa y
2. las que no resultan esenciales para todo tipo de empresa.

Todos los ERP incluyen las funciones más básicas para la gestión empresarial. A estas se les suele añadir otras más avanzadas o específicas mediante módulos y programación.

Algunos de los procesos de gestión  más comunes son:

• Gestión de la cadena de producción
• Gestión de cadena de suministro
• Gestión de almacenes
• Gestión contable y financiera
• Gestión comercial y ventas
• Gestión de recursos humanos

Algunas de las funcionalidades más específicas son:

• Gestión de almacenes inteligente (SGA)
• Gestión de proyectos y obras
• Gestión del ciclo de vida de un producto (PLM)
• Gestión de calidad
• Gestión de la relación con el cliente (CRM)
• Análisis de negocio (Business Intelligence)
• Gestión documental
• Comercio electrónico

Continuando con la información ofrecida en G2 Crowd, vamos a analizar en este artículo las características que los usuarios valoran cuando utilizan un ERP. Las valoraciones realizadas por usuarios de un software determinado tienen un gran valor, ya que no son opiniones, sino realidades.

Son opiniones basadas en la experiencia de uso de los distintos sistemas ERP.

Valoraciones realizadas por los usuarios de las mejores soluciones ERP

Entre las cualidades más valoradas, y según las cuales, los usuarios prefieren una solución ERP a otra, destacan:

1. cumple los requerimientos, es decir, el ERP cumple los requerimientos por los cuales se eligió ese frente a otros.
2. es fácil de usar: un sistema de gestión ERP que va a ser utilizado de forma diaria para realizar tu trabajo ha de ser sencillo e intuitivo. De nada sirve un ERP complejo que nadie entienda y que dificulte tu trabajo en lugar de simplificarlo.
3. es fácil de configurar: la configuración para adaptar los procesos a tu organización ha de ser sencilla y deben existir unos mínimos parámetros a configurar que el usuario puede realizar sin intervención del proveedor.
4. facilidad para administrar: del mismo modo, un usuario con permisos de administración puede realizar cambios y configuraciones en el sistema.
5. calidad de soporte: este es uno de los aspectos más valorados. Una vez implantado el ERP, existen multitud de dudas o cuestiones a las que el usuario debe tener una respuesta rápida y eficiente. La calidad del soporte técnico dice mucho de un ERP y del proveedor que lo implanta.
6. la facilidad de gestionar negocios: muchos de los usuarios valoran el hecho de que el acceso al ERP siempre esté disponible para los usuarios dónde y cuándo necesiten. Valoran un ERP diseñado para el comercio y la cadena de suministro global.

Entre las características del software que más se nombran están:

Libro mayor

1. entradas diarias: la facilidad de realizar apuntes contables en el diario, apuntes manuales o automáticos que se hayan predefinido previamente.
2. auditoría de errores: que la aplicación no permita insertar asientos erróneos o bien avise inmediatamente del error cometido.

Cuentas por cobrar

1. personalización de facturas emitidas a los clientes.
2. facturación electrónica.
3. automatización de cuentas por cobrar: gracias a estos procesos se automatiza el emparejamiento de la información de las remesas con las facturas de los clientes. Se reduce el trabajo manual y el número de errores, y esto se evalúa de forma muy positiva.

Cuentas a pagar

1. automatización de cuentas a pagar: esta automatización permite tener mayor control sobre los bienes recibidos y los facturados. Se casan automáticamente los pedidos de compra, disminuyendo el trabajo manual y rebajando el coste asociado a los trámites con los proveedores.
2. órdenes de compra: se valora que se puedan administrar las solicitudes de compra y las órdenes de compra de forma cómoda y ordenada.
3. generación de autofacturas a proveedores.

Gestión del inventario

1. seguimiento del inventario: controlar los excesos y las faltas de inventario, así como el seguimiento de números de serie y referencias es muy valorado entre los usuarios de ERPs.
2. precios de inventario y costos: el control de costes y stocks del inventario y la valoración del mismo es también una característica muy valorada.
3. informes de inventario: emisión de informes de inventario para uno o varios almacenes, relación de artículos y cantidad de stock en cada almacén, e informes de inventarios valorados.
4. multi almacén físico-fiscal: Posibilidad de trabajar con almacenes físicos y fiscales de forma independiente, sin que obligue a que sean iguales.

Otras funcionalidades

1. multi entidad, consolidación de empresas: las organizaciones formadas por grupos de empresas pueden tener la necesidad de realizar consolidaciones contables, mercantiles y fiscales. El hecho de que un ERP permita hacerlas de forma sencilla es un punto muy bien considerado por los usuarios.
2. gestión de nóminas: poder gestionar las nóminas de los empleados en empresas donde el número de empleados es elevado.
3. imputación de tiempos: la existencia de un sistema de imputación de horas trabajadas por los usuarios que permita además distinguir las horas normales de las horas extras con distintos costes, hace que el ERP esté mejor valorado.
4. imputación de gastos: en este caso, ocurre igual que en el tema de las horas. Está muy bien valorado poder imputar los gastos de personal en el ERP para que se realice por un lado su contabilización y por otro lado, permita generar la liquidación para los empleados.

Informes y Análisis

1. estados financieros: poder emitir informes de la situación económica y financiera, así como los cambios que experimenta a una fecha o durante un período determinado.
2. informes personalizados: el ERP no sólamente debe poder permitir que se emitan los documentos de salida oficiales y/o los predefinidos, sino que además, el hecho de que un ERP permita configurarlos a gusto de los usuarios, da un valor mayor a la herramienta.
3. dashboard con gráficos: el hecho de contar con un panel principal en el que aparezcan los gráficos más significativos para los distintos usuarios del ERP les hace valorar de forma muy positiva la herramienta. Esta forma directa de acceder a la información personalizada de cada usuario es punto muy a favor.

Plataforma

1. personalizaciones adaptadas a los requisitos de cada implantación.
2. workflows, flujos de trabajo: la automatización de procesos es una característica muy valorada por los usuarios. Un ERP que contenga herramientas de workflow para desarrollar flujos de trabajo permite aumentar la productividad de los usuarios.
3. usuarios, roles y administración de acceso: definir distintos roles de usuarios para que la seguridad de acceso esté garantizada.
4. Internacionalización, multi idioma, multi divisa...
5. rendimiento y confianza: el hecho de que la herramienta sea estable y consistente genera confianza en los usuarios, lo que la hace también una opción muy valorada.

Integraciones

1. es bueno encontrar un ERP que se pueda integrar fácilmente con soluciones externas como un CRM para tener verdaderamente una solución de negocio integral.
2. herramientas de importación y exportación de datos: la importación de datos desde herramientas externas como pueden ser presupuestos realizados en otras plataformas que puedan ser importadas al ERP de forma rápida y así evitar tener que introducir los datos manualmente.
3. APIs de integración del ERP con diferentes plataformas externas.
4. aplicaciones desarrolladas por partners: en muchas ocasiones, los partners realizan desarrollos que solucionan requerimientos solicitados por las empresas. Poder integrar estos desarrollos es fundamental para muchas organizaciones.

Conclusión

Dicho esto, lo verdaderamente importante es comprender bien las exigencias de tu negocio y los requerimientos críticos que debe cumplir el software. Después, deberás tratar de encontrar el sistema de software ERP que responda a estas necesidades y, una vez que lo hayas identificado, ese será la mejor solución ERP para tu compañía.

No necesariamente el elegido será el más grande, el más conocido o el más caro del mercado; podría resultar que uno relativamente pequeño y poco conocido sea la mejor opción para atender la situación actual de tu negocio.

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y si quieres conocer una herramienta de ERP:

• expert ERP

Equipo DATADEC