“¡Es que no tenemos espacio en almacén!“
¿Qué director de logística o jefe de almacén no ha escuchado alguna vez esta fatídica frase? Existen multitud de formas de organizar un almacén de forma, digamos “tradicional”, es decir, sin apoyo de un software. Todas ellas sin excepción consumen un exceso de recursos humanos y financieros difícilmente soportables a largo plazo.
Este exceso en el consumo de recursos todavía se agrava más y se soporta menos, si pretendemos tener una línea de venta online, directa al cliente final.
He mencionado en otros artículos que este tipo de organización tradicional sin software de apoyo basa su efectividad casi exclusivamente en la habilidad y memoria de los trabajadores que integran la plantilla del almacén. No voy a extenderme sobre este asunto, pero sí que me gustaría resaltar, a modo de recordatorio, algunos de los problemas típicos que surgen inevitablemente por la ausencia de un software de gestión de almacenes (SGA):
- Tiempos intolerablemente extensos para localizar referencias (sobre todo de baja rotación): una única referencia puede consumir horas de búsqueda de varios trabajadores al mismo tiempo Y nadie asegura que finalmente aparezca.
- Proceso de entrada lento, lo que provoca en casos de urgencia y/o presión de algún cliente, el envío de productos a destino sin siquiera ser revisados, controlados o registrados. La peor consecuencia de esto no es el hecho en sí, sino que, a partir de ahí, la cadena de errores está garantizada y esa cadena se dirige directamente a la facturación.
- Obsolescencia del propio sistema, del propio almacén. El mercado cambia, el sistema de producción cambia y se tecnifica y moderniza, pero la organización del almacén no, de manera que acabamos tratando infructuosamente de satisfacer necesidades digitales con procesos manuales.
- Los errores de envío se acumulan, errores de identificación, de facturación, errores en la referencia enviada (de los que solo nos enteraremos si lo enviado no sirve al cliente o es más barato que lo solicitado), provocan un exceso de tráfico de logística inversa y reenvíos de mercancía que con llevan un exceso de costes que además quedan ocultos por la falta de medios que nos los hagan ver.
- Los errores de inventario. Por sí solos provocan una multitud ingente de carísimos reprocesos en almacén, despilfarros y costes: un error de inventario puede hacernos creer que tenemos una referencia en abundancia y que cuando vayamos a servirla, ya sin tiempo de reacción, nos demos cuenta de que no tenemos ni una sola unidad con la que satisfacer la necesidad del cliente. Pero también puede provocarse el error contrario, un fallo de inventario puede hacernos creer que hemos rebasado el umbral de stock mínimo de alguna(s) referencia(s) lo que va a provocar una compra de reposición, que justo el día que llegue a nuestra playa de entradas se revelará que todo había sido un error de inventario y que tenemos existencias (sobre todo ahora) de sobra.
- Existen almacenes que usando una gestión tradicional algo más organizada como puede ser la de ubicaciones fijas, tienen el mismo problema, quizá la incidencia de la falta de localización de referencias disminuya (que no desaparece) pero lo pagan con despilfarro en espacio mal utilizado, es decir, cualquier cambio externo provoca que referencias que físicamente no están en el almacén “ocupen” ubicaciones vacías, me explico, reservamos un montón de ubicaciones para unas referencias que todavía no han llegado al almacén y sin embargo una referencia que físicamente si tenemos, que además tiene mucha rotación en este momento, se acumula tanto en las estanterías como en el suelo justo delante de la ubicación de dicha referencia mientras nosotros, seguimos manteniendo vacías las ubicaciones reservadas a la referencia que no llega.
Todos estos errores no tienen por qué darse de forma aislada ni secuencial, muy al contrario, pueden acumularse en el tiempo, en el espacio, y lo peor de todo, en el mismo cliente.
Evitarlo es tan sencillo como dejar que un SGA se ocupe de la optimización del almacén.
Organizar un almacén con un Software SGA.
Entre la gestión tradicional y la gestión de almacenes optimizada por un software de gestión de almacenes o SGA existen multitud de diferencias, todas a favor del SGA: un SGA optimiza recursos, optimiza tiempos, optimiza espacio, optimiza procesos y por tanto reduce costes. Sus principales caracterísiticas serían:
- Una de las diferencias que primero se descubren afecta al personal de nueva incorporación. Con un SGA un operario que acaba de entrar a un almacén por ejemplo, para una campaña concreta, puede tardar minutos, horas como mucho en ser operativo y fiable, y lo será al nivel del resto de operarios. Esto mismo, en un almacén sometido a gestión tradicional puede necesitar meses.
- Un SGA puede configurarse de manera que actúe sobre ubicaciones multi referencia, esto puede ser extraordinariamente útil para la optimización del espacio en lo referente a la gestión de “picos“ de referencias, esa última unidad que ocupa una ubicación entera, originalmente destinada a contener un palé completo. Con el SGA podemos reubicar esta referencia en cualquier otro palé multi referencia sin correr el riesgo de extraviarla.
- Un SGA puede tratar referencias distintas de forma distinta, es decir, puede gestionar de forma caótica (a hueco libre) una referencia o familia de referencias determinada, mientras que al mismo tiempo gestiona otra familia mediante el sistema de ubicaciones fijas. Es más, será el propio SGA el que, desde el cuadro de mando o a través de informes, nos arroje luz sobre qué tipo de gestión debemos aplicar a cada familia incluso aunque sean referencias con estacionalidad.
- Incluso podría configurarse para que, respetando la gestión programada para cada familia, priorice el máximo aprovechamiento del espacio disponible, es decir, el SGA podría tener ubicaciones fijas reservadas para una referencia o grupo de referencias, pero simultáneamente nos va a permitir utilizar puntualmente esas ubicaciones fijas si nos hacen falta porque en este momento se encuentran vacías. Esto puede resultar útil si conocemos que dicha referencia saldrá de nuestro almacén antes de que lleguen las referencias destinadas a esas ubicaciones fijas.
- Otra gran ventaja para el aprovechamiento óptimo del espacio disponible es la versatilidad que un SGA nos otorga respecto a la posibilidad de utilizar multitud de tipos de estanterías. Podemos combinar (incluso para una misma referencia) gestión para estanterías dinámicas, combinadas con estantería convencional, estanterías compactas, apilamientos, automatismos con estanterías de picking convencional o de roldanas, de manera que decidiendo qué tipo de gestión sería la óptima para cada referencia o familias de referencias podemos decidir qué tipo de estantería se adapta mejor a nuestras necesidades y por tanto optimizamos el espacio disponible en almacén al máximo. Además de que podemos cambiar tanto el tipo de estantería como el de gestión para cada referencia, en cualquier momento.
- Con respecto a la localización de referencias y al proceso de entrada un SGA está diseñado para ser capaz de dar la entrada de cualquier referencia con un simple “bip”, es decir con una simple lectura del código de barras (o etiqueta de radiofrecuencia) que acompañaría cada unidad de carga. en la recepción. Partiendo de esa premisa, nuestras necesidades o tipo de gestión serán las que vayan alargando el proceso. En un caso óptimo un SGA está preparado para que nuestro proveedor introduzca su albarán en nuestro SGA en el momento él expide la mercancía (o antes). De esta manera el control visual, revisión, y entrada, se realizarían en el mismo proceso de escaneo de códigos de barras ya que la información necesaria para hacer la comparación del real con el teórico ya vendría introducida por el proveedor directamente en nuestro sistema, el cual, tras el escaneo arrojaría al final del proceso una coincidencia del 100% entre lo esperado y lo recibido. En caso contrario avisaría de una discrepancia que además nos identificaría como faltante.
De esta manera se evitan recuentos innecesarios, desplazamientos repetitivos, re-comprobaciones, búsquedas, retrasos de nuestro almacén. En definitiva, con un SGA dejamos la responsabilidad (y los costes) del correcto orden, control y envío de la mercancía a quien de verdad debe poseerlo, el proveedor y no nuestro almacén. De esta manera el proceso de entrada en nuestras instalaciones queda reducido a supervisar digitalmente ese trabajo, por lo que se optimiza en efectividad, tiempo y recursos humanos destinados a tal fin. Respecto a las urgencias, o bien desaparecen, o bien desaparece el impacto que tales urgencias tienen en el resto de los procesos posteriores, ya que el tiempo de entrada es tan corto que por muy urgente que sea el producto podemos soportarlo sin tensiones.
- Respecto a la localización de las referencias el SGA no tiene parangón, hecha la entrada y la ubicación, localizaremos cualquier referencia incluso aquellas que se encuentran en palés multi referencia de forma inmediata en tiempo óptimo. Los recorridos y la forma del picking pueden adaptarse a nuestras necesidades o a las del cliente y la reposición de la zona de picking puede realizarse de varias formas, incluyendo la simultánea al picking, evitando que ninguna ubicación quede sin existencias evitando así paradas del proceso.
- Las compras innecesarias por errores de inventario que provocan un sobre stock de referencias que en realidad no necesitábamos, no se producen en una gestión por SGA. Los puntos de control del SGA en el proceso de inventario y en el resto de los procesos, (los recuentos automáticos y periódicos o la lectura obligatoria del código de barras o número de serie del producto, por ejemplo), garantizan que las unidades que refleja el SGA son las mismas que las que tenemos en el almacén físico. El error, de producirse, se detecta en tiempo real y a la primera lo que evita que repercuta en el cliente y nos da tiempo de reacción para realizar un recuento físico, asegurarnos de la magnitud del error y solucionarlo en y con, la medida justa.
- Una gestión de almacén optimizada por un SGA nos permite, de una forma fiable y definitiva, controlar sin errores la localización de cada referencia, con el añadido de que la forma en que el SGA gestiona nuestras ubicaciones nos permite optimizar los recursos de espacio disponible con el fin de evitar los tan temidos problemas de espacio en el almacén. Un SGA optimiza la gestión aprovechando el espacio al máximo, garantiza el mantenimiento de la trazabilidad, mejora la productividad y agiliza la localización de cada referencia y además lo hace minimizando los errores e incidencias, evitando retrabajos y logística inversa innecesaria, preparando así su almacén para adaptarse de forma ágil y eficaz a las exigencias siempre cambiantes y siempre en aumento del mercado global del siglo XXI.
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- expertSGA
J. Cisneros
Equipo DATADEC