El ahorro de tiempo es una de las consecuencias más inmediatas que trae consigo la implantación de un sistema SGA. Este efecto beneficioso es tan evidente y rápido que puede observarse a simple vista. “El trabajo se acaba” suelen comentar los operarios (sorprendidos) apenas un día o dos tras haber superado la implantación.
La metodología de trabajo de un SGA está diseñada para evitar despilfarros, sobre todo en tiempos de proceso.
Trabajar en tiempo real significa, entre otras cosas, que el flujo de información es inmediato, es decir, todo el personal autorizado tiene a su disposición la información necesaria (y sólo la necesaria) para analizarla, pensar y tomar decisiones. Dicho de otra manera, el SGA una vez implantado evita de un plumazo despilfarros en forma de llamadas telefónicas, papeles, conversaciones innecesarias, intercambios de opiniones, explicaciones de situaciones, búsquedas de material y personas, uso excesivo de las “jerarquías sumergidas” (ver parte I de este artículo).
Si actualmente usted es propietario, Director de logística o sufridor (o todas a la vez) de un almacén tradicional (sin SGA), quizá estos despilfarros le parezcan a simple vista de poca enjundia (una llamada es un momento…), pero le demostraremos que, estos pequeños parones en el proceso, multiplicados por ocho horas de jornada y por todos los operarios que trabajan en su almacén, pesan más de lo que parece.
Veamos el caso real del proceso de picking de un productor/distribuidor de referencias de pequeño tamaño, que trabaja para las tiendas en diferentes centros comerciales nacionales e internacionales de una gran cadena de venta de mobiliario de baño. Pese al pequeño tamaño de las referencias vendidas, estos pedidos se caracterizan por ser de gran volumen, con muchas líneas de pedido de referencias muy variadas que además cuentan con una infinita gama de colores, tamaños, y acabados para cada una de ellas. Los pedidos se expiden en grandes cajas de cartón sobre palé europeo, de un metro diez de altura.
Doy estos detalles para que se valore la complejidad del proceso de picking que se realizaba sin apenas soporte informático, es decir, de forma tradicional.
La explicación de este complejísimo proceso de picking en un almacén sin SGA, muy a groso modo, sería la siguiente:
Todos estos pasos suelen ir acompañados de llamadas telefónicas, dudas, conversaciones varias, enfados, errores, saludos…
Vamos a ver la tabla que muestra los pasos del proceso de picking anteriormente descrito. Recordemos que es un caso real. Como es lógico, hemos modificado y simplificado algunos detalles para evitar su identificación y el aburrimiento del lector, pero hemos dejado los tiempos tal cual fueron analizados por el cliente en su momento (columna de la derecha en minutos).
Tarea | Tiempo (m) | ||
1 | Listado propuestas pedido | 20 | |
2 | Consulta listado | 3 | |
3 | Coger carro/elegir caja adecuada | 2 | |
4 | Picking | 54 | |
5 | Recalcular pedido | 1 | |
6 | Imprimir lista de faltantes | 1 | |
7 | Búsqueda de faltantes | 68 | |
8 | Dejar pedido abierto | xx | |
9 | Completar pedido | 160 | |
Tiempo total del proceso | 309 | más favorable |
Como dijimos al principio, el ahorro de tiempo en horas de trabajo es una de las consecuencias más inmediatas que trae consigo la implantación de un SGA dado que la metodología de trabajo de un SGA está diseñada para optimizar los tiempos de cada uno de los procesos y evitar despilfarros, Sin más, véase la misma tabla, sobre el mismo proceso tras dos días de funcionamiento del SGA.
Tarea | Tiempo (m) | ||
1 | Listado propuestas pedido | ||
2 | Consulta listado | ||
3 | Coger carro/elegir caja adecuada | 2 | |
4 | Picking | 54 | |
5 | Recalcular pedido | ||
6 | Imprimir lista de faltantes | ||
7 | Búsqueda de faltantes | ||
8 | Dejar pedido abierto | ||
9 | Completar pedido | ||
Tiempo total del proceso | 56 | minutos |
En verde aparecen los pasos del proceso que el SGA hace automáticamente
El ahorro en tiempo en este proceso por operario, superó el 80%. Con el SGA el proceso es simple. El cliente envía su pedido. El SGA comprueba el nivel de existencias y lanza (o no) la orden de picking al operario adecuado. El operario, en su terminal, recibía ordenadas las líneas de pedido donde puede ver la referencia, ubicación y cantidad. Llega a la ubicación, coge el producto, valida con el RF el código de barras de la referencia y pasaba a la siguiente línea.
Con un añadido, el SGA (sin intervención humana), no manda órdenes para realizar los pedidos que el cliente hubiera marcado como completos, es decir, aquellos que el cliente exige que salieran sólo si están completos al 100%. Una vez implantado el SGA, no da orden alguna de picking para este tipo de pedidos, excepto cuando todas las referencias necesarias estuvieran disponibles en cantidad suficiente para cubrir la demanda de estos pedidos. Esto antes no podía hacerse así y por defecto todos los pedidos se ejecutaban fuesen a poder enviarse o no.
¿Esto significa que vamos a ver un ahorro en tiempo tan espectacular como este siempre? Probablemente no. Hemos seleccionado este ejemplo para evidenciar hasta qué punto puede degenerar un proceso en cuestiones temporales, si lo comparamos con la mejora de rendimiento que aporta un SGA. Si su almacén actual carece de apoyo informático, tras una correcta implantación, la media de ahorro de tiempos rondará como mínimo, el 33%.
Entonces, ¿el SGA lo es todo? ¿Quiere decir esto que sólo debo implantarlo y ya está? No. El SGA es una herramienta al servicio de su almacén, pero por sí sólo, no va a solucionar todos sus problemas (pero sí muchos). Hay otros factores que deben tenerse en cuenta porque ¿puede engañarse a un SGA? Lo veremos en próximos artículos.
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