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La gestión efectiva del inventario del almacén, entendido como recuento físico, es clave en cualquier empresa que trabaje con productos físicos, mantener el equilibrio entre oferta y demanda supone un control exhaustivo en el almacén para evitar desviaciones y mantener los costes en unos términos razonables.
Habitualmente en la gestión del almacén se realiza un control de existencias de modo periódico, generalmente aprovechando momentos de menor carga de trabajo o de cese del mismo, con el objetivo de tener conocimiento real de la situación del almacén.
Además se ha considerado la necesidad de hacer un control de existencias o inventario de modo extraordinario en situaciones excepcionales en las que se percibe un alto riesgo de mala calidad de los datos que se manejan en el almacén, como en la situaciones siguientes:
- Desconocimientos del nivel de existencias: Generalmente ocasionada por una falta de actualización de los datos y motivada por excesos de trabajo, falta de procedimientos regulados o formación de los operarios. También por necesidad de valoración del stock: Clave en el control financiero de la empresa, supone un importante activo de la misma y afecta a la toma de decisiones estratégicas.
- Roturas de stock reiteradas: Causadas por estimaciones erróneas de la demanda, errores humanos, picos de demanda, inventarios incorrectos o directamente inexistentes…
- Errores en las entregas, incumplimiento de plazos: Si de modo continuado hay problemas con el nivel de servicio a producción o a los clientes, a menudo el origen puede estar en la gestión de existencias del almacén, lo que hace aconsejable la realización de un inventario.
El control de existencias manual o tradicional
La realización tradicional de un inventario se apoya en un proceso manual en papel realizado por un operario de almacén con el respaldo de herramientas de ofimática como hojas de cálculo, muchas veces las decisiones se toman en base a estimaciones o experiencias previas.
En el caso de recuentos manuales la elección del elemento a contar y la captación de datos es manual, mientras que en el recuento digitalizado, la elección del elemento a recontar lo propone el software, la captación de datos es digital a partir de medios informáticos.
Problemas de la realización de un inventario manual:
- Elevada dedicación de tiempo y de recursos del almacén: que a menudo suele ser mayor de lo que se supone inicialmente, y que además impide el trabajo del almacén mientras se está realizando el proceso de inventario, puesto que estaríamos modificando la existencias mientras realizamos su conteo.
- Posibilidad de que se produzcan errores humanos, ya que es un proceso manual no exento de la posibilidad del error, lo que a menudo obligará a realizar comprobaciones posteriores para tener una cierta seguridad en el resultado del proceso de inventario.
Estos problemas necesariamente afectan a la eficiencia y rentabilidad del almacén, y de un modo secundario al de toda la empresa ya que ve sus operativas detenidas o al menos ralentizadas mientras se realiza el control de existencias. Siendo además un proceso complejo ya que no recoge únicamente el stock del almacén, sino que debemos tener también presente el stock existente en producción y en tránsito.
El software de automatización de inventarios como solución al control de existencias
Con la implantación de un SGA, o Sistema de Gestión avanzada de Almacén, los problemas referidos anteriormente se reducen al máximo, entre las muchas capacidades de un software de automatización de inventarios podemos destacar las siguientes.
Funcionalidades de un software de digitalización de inventarios:
- Seguimiento automático del inventario: ya que a medida que se van registrando los diferentes movimientos de almacén, el sistema actualiza el estado del stock. También monitorea el movimiento entre almacenes e informa de las existencias disgregadas o agrupadas. Permite la integración con otros sistema informáticos de la organización como el ERP, POS, TPV, Ecommerce … de modo que la información esté integrada, ahorrando nuevamente tiempos y errores.
- Esto supone una actualización en tiempo real de las existencias, a través de los dispositivos de RFID.
- Da soporte a herramientas de control como los lectores de códigos de barras y radiofrecuencia RFID, que van a facilitar controlar los artículos del almacén mejorando la velocidad y precisión. Automatiza las recepción y envío de productos, actualizando el stock en tiempo real.
Estas funcionalidades se reflejan en los siguientes Beneficios de un sistema de Gestión de Existencias automatizado que son rápidamente percibidos en el almacén.
Beneficios de la automatización de inventarios:
- Mejora la precisión del inventario, ya que reduce el error humano en las entradas de datos, control de existencias o procesamiento de pedidos. El software asiste al operario del almacén en todos los procesos, no permitiendo realizar movimientos no normalizados, y validando los datos introducidos en todo momento.
- Ahorra tiempos y coste, ya que tiene localizados los artículos en sus ubicaciones y dispone de la información de su disponibilidad. Es capaz de establecer rutas de control de ubicaciones de mercancía minimizando el desplazamiento de los operarios, lo que supone un ahorro de tiempo importante.
- Mejora la toma de decisiones a través de la información en tiempo real y de los KPIs relacionados con la operativa del almacén. Provee de informes e indicadores KPI a los responsables para la toma de decisiones organizativas y de suministro, permite la anticipación a situaciones futuras que pudieran suponer problemas en el almacén.
- Facilita la trazabilidad de los productos en sus movimientos dentro del almacén o entre almacenes.
- Permite la escalabilidad de las operaciones del almacén a medida que la organización crece, sin que ello suponga directamente un incremento del coste administrativo.
La implantación de un Software de Gestión avanzada de Almacén SGA nos va a permitir disponer de información confiable del inventario ya que este estará actualizado en tiempo real, optimizando la operativa de la organización, ahorrando costes y mejorando el servicio a producción y clientes.
*Imagen de storyset en Freepik
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