CÓMO REDUCIR INVENTARIO Y PROVEEDORES

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Complementando la información de otros post con relación a la reducción de las inversiones en NOF, nos vamos a centrar en este caso en mejorar el control de las actividades que nos permitan reducir la inversión en el almacén y en las cuentas a pagar.

Recordando el post sobre las necesidades operativas de fondos, las distintas posibilidades que teníamos para influir en el tamaño de las NOF eran principalmente:

• Actuar sobre la inversión en el almacén.
• Actuar sobre la inversión en las cuentas a cobrar.
• Actuar sobre la inversión en las cuentas a pagar.

Por tanto, en el presente post, vamos a actuar sobre las acciones referidas al primero y tercer elemento a la vez, complementando así las otras acciones, que puede verse en otros post, que sólo afectan la primera o a la última de las tres posibilidades de forma individual.

El análisis que realizaremos va a considerar actuaciones que no tengan que ver con variaciones en el nivel de actividad de la empresa, por lo que supone acciones encaminadas a la mejora de la productividad y eficiencia. Para ello, tendremos presente un planteamiento muy pragmático, de forma que vamos a evitar acciones teóricas que son difíciles de aplicar en la realidad de una empresa.

Acciones relacionadas conjuntamente con el volumen de inversión en el almacén y con los proveedores.

En este caso nos vamos a centrar en las cuentas a cobrar relacionadas con proveedores y con las existencias del almacén. Dado que vamos a tratar sobre acciones que no tengan como causa el nivel de actividad de la empresa, la única forma que tenemos de influir en la inversión en proveedores y en el almacén a la vez es modificando:

• La rotación de los consumos reales. Aunque lo fácil en este caso sería pensar en mejorar la previsión de ventas, o cualquier medida que permita ajustar oferta y demanda, no propondremos nada de ello porque consideramos que en la práctica es muy difícil cumplirlo, y por tanto no es una medida eficaz.
• El coste de las compras. Aunque en este caso lo fácil sería pensar en reducir el precio de compra, consideramos que es una medida poco efectiva y poco realista en la práctica, por lo que no consideraremos en ningún momento dicha posibilidad.

De acuerdo con este planteamiento, vamos a ver cómo podemos actuar sobre estos dos parámetros:

• Con relación al incremento de la rotación de consumos reales.

En este caso, podemos pensar en distintas acciones, pero vamos a centrarnos en las que sabemos que dan buenos resultados:

• • • Trabajar con información del almacén en tiempo real. Lo que tratamos con esta medida es evitar el exceso de inventario que se produce por la falta de información fidedigna con relación al stock en el almacén en el momento en que se necesita. Para esto, es importante apoyarse en un software ERP que contemple un módulo SGA que permita la captación automática de todos los movimientos de los materiales, de forma que no suponga ningún esfuerzo para los empleados registrar todas las operaciones en tiempo real.
    • Otra posibilidad, es un tema que afecta al diseño del conjunto los productos de la empresa y que llamamos la “fórmula de la seta”. Aunque este tema lo queremos tratar en otro post más adelante, sólo comentar que esto se centra en mantener un número relativamente pequeño de productos semielaborados (alto valor añadido) que a partir de un tratamiento final (bajo valor añadido), puedan convertirse en un amplio conjunto de productos terminados, bien en lo que podríamos llamar un proceso de personalización, o bien, en lo que constituye un proceso de diferenciación funcional. De esta manera, es más fácil asegurar una alta rotación en aquellos productos con un alto valor añadido que es el objetivo que pretendemos.
    • Otra posibilidad relacionada con la anterior, es la de reducir lo más posible el número de referencias en materias primas y componentes (homogeneización de componentes), sin mermar la fabricación de producto terminado. Esta medida, sin lugar a dudas, permite mejorar la rotación de los componentes (como en el caso anterior, tiene una gran importancia la política de diseño conjunto de productos).
    • Etc…

• Con relación a la reducción del coste de compras.

En este caso, nos referimos a mejorar el control de los gastos complementarios a la compra, en los que se puede obtener reducciones importantes. Aunque el efecto que puede suponer para la empresa depende mucho del sector y de otras circunstancias, consideramos que existen muchas posibilidades de mejora a las que nunca nos enfrentamos. Esto lo podemos ver en algunos gastos que nos resultan difíciles de controlar y que solemos aceptar si se mantienen entre unos valores que consideramos razonables, pero que suelen ser criterios muy subjetivos y poco justificables. Podríamos decir que cualquier empresa que no se encuentre en condiciones de calcular una factura de gastos al margen que la que envía el proveedor, no controla su proceso de forma eficaz (aunque se trate de una factura de proveedor/acreedor). Por este motivo, algunas empresas optan por realizar las facturas a sus propios proveedores, ya que es una opción que prevé la ley y que implementan muchos softwares ERP (facturación a proveedores). Consideramos que este tipo de prácticas suelen dar muy buenos resultados en:

• • • El control de los gastos de transporte de compras. Lógicamente, esto es especialmente importante en aquellos casos en los que el transporte tienen una incidencia significativa en coste total.
    • El control de los gastos de transporte de ventas. A título de ejemplo, podemos compartir el caso de una empresa dedicada a la venta de hormigón preparado, que a través de la decisión de facturar a sus proveedores (lo que le obligó a un máximo control del proceso), obtuvo una reducción de gastos muy significativa que tuvo un impacto importante es su cuenta de resultados, tan sólo mejorando mucho el control de unos gastos que hasta ese momento no había sido posible. Aunque este tipo de gastos no suelen estar presentes en la valoración real de las existencias, si que es considerado por muchas empresas como un coste de ventas en su valoración estándar, por lo que lo hemos visto interesante incluir en el análisis. 
    • Etc..

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