En una era donde la automatización se encuentra casi en todos los aspectos de la vida cotidiana, las tareas delegadas a procesos industriales y empresariales resultan imprescindibles, máxime cuando la competitividad aumenta a diario con el avance de las tecnologías de información y comunicación.
Afortunadamente, existen aplicaciones y programas dedicados a estos propósitos, con la finalidad de optimizar la productividad y los recursos de las empresas en un mundo globalizado e hiperconectado. Por ejemplo, si hablamos de una nueva gestión avanzada de almacén a través de la integración de nuevos captadores de datos (como lecturas de códigos de barras o radiofrecuencia, entre otros), así como el diseño de los procesos de gestión de acuerdo con la organización del almacén y sus pautas de trabajo, los softwares para la gestión de almacenes SGA son las herramientas adecuadas.
Pero ¿en qué consisten estos programas informáticos y cuáles son los principales beneficios de la gestión del almacén? En este artículo daremos una muestra de la importancia que tiene el uso adecuado de estas herramientas.
¿Qué es el SGA?
En primer lugar, hay que destacar que el SGA se refiere a un software para la gestión de un almacén que permite monitorear de manera actualizada los procesos que se realizan en uno o más almacenes. Las primeras versiones de estas aplicaciones se limitaban a mostrar el lugar y el modo del almacenamiento de los artículos en existencia.
Sin embargo, las crecientes necesidades de los clientes, así como de las garantías de seguridad que debían proporcionárseles, obligaron a optimizar los sistemas de gestión a versiones que permitieran rastrear la mercancía desde la entrada hasta la salida del almacén.
El control del stock en los almacenes, tanto para los desarrolladores de software como para los encargados era, y sigue siendo para algunos, un problema mayúsculo. Más aún si se considera el tamaño, el lugar y la frecuencia con la que entran y salen los productos.
Un programa de gestión avanzada de almacén como el SGA y su relación con el ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, también conocido como enterprise resource planning o ERP, por sus siglas en inglés, disponen normalmente de módulos estándares de gestión de almacenes. La diferencia entre la funcionalidad de estos gestores de almacén tradicionales y los sistemas SGA, es que estos últimos están diseñados para adaptarse a la organización específica de cualquier almacén y se comunican con múltiples sistemas de captación digital de datos o elementos de automatización del almacén.
No obstante, más allá de esta principal diferencia, ambos sistemas se complementan perfectamente, toda vez que con un software de gestión avanzada de almacén que se comunique con un ERP, sirve para comprender tanto costes operativos del almacén como la calidad en los servicios, sobre todo si lo que se pretende es optimizar grandes y complicados flujos de mercancías.
Pongamos, por ejemplo, el caso del suministro y almacenamiento de una tienda online dedicada a la comercialización de productos computacionales. Dada la evolución y avance de estas tecnologías, este tipo de mercancías cuentan con periodos de vida limitados y se encuentran en constante rotación.
La apertura del e-commerce ha facilitado el proceso de compraventa a través de internet, por lo que el inventario de una empresa dedicada a la comercialización de este tipo de mercancías debe considerar parámetros de actualización que le permitan organizar el proceso de recepción y asignación de un sitio en el almacén, así como actualizar el inventario y comunicarlo inmediatamente al ERP.
Pero, para haber llegado a este punto primero se debió haber hecho una solicitud de pedido de compra, lo cual es gestionado desde el ERP y no desde el SGA. Es aquí donde se diferencia cada sistema, pero a la vez lo interconecta, ya que no sería posible una buen gestión avanzada de almacén sin un buen ERP.
Ahora bien, si a este proceso de administración de almacén se le añaden nuevos captadores de datos, tendremos mayor velocidad en el proceso de captación de datos para elaborar información y, por ende, servicios de entrega más rápidos y mayores ganancias.
Nuevos captadores de datos para solucionar la gestión de almacenes
Desde hace ya algún tiempo, están proliferando el uso de distintos dispositivos para la identificación e información de los productos en el almacén, como son: el código de barras, radiofrecuencia (RFID), voice picking, etc…
La inclusión de este tipo de dispositivos ha redundado en beneficios para las empresas, toda vez que son una forma muy práctica de automatizar la recolección de datos, con alto grado de precisión y confiabilidad.
Pongamos ahora como ejemplo el uso del utilísimo escáner de códigos de barras, el cual ha venido a sustituir las capturas a mano de la información de los movimientos de almacén.
Amén de que la utilización de programas SGA ayuda a reducir costes, al evitar el almacenaje excesivo u obsoleto, complementar el proceso con nuevas herramientas de captura de datos forma parte indispensable de un binomio costo-beneficio.
¿Cómo puede ayudar un código de barras al SGA?
A pesar de que la tecnología del código de barras ya tenga algunos años en el mercado, la inclusión de un sistema de automatización de recolección de datos como los escáneres de código de barras contribuyen a eliminar la información de inventario imprecisa, así como los envíos incorrectos de mercancías, gracias a la evolución del software y el hardware que han ayudado a su eficiencia.
Por ejemplo, el hardware para usar en el almacén ahora incluye lectores estacionarios, dispositivos de mano (smartphones y tablets) y carros móviles motorizados, entre otros.
Por otra parte, el software que se configure en los dispositivos permitirá interpretar la información capturada, lo que, a su vez, brindará a la empresa una mejor gestión de inventario y movimiento, así como inventarios y consultas de contenedores, cuentas de inventario y gestión de pedidos, entre otras ventajas.
Conclusión
Por lo tanto, una nueva gestión avanzada de almacén debe incluir tanto herramientas innovadoras que coadyuven en la recopilación automática de datos como los escáneres, así como un ERP que contribuya a una buena comunicación y gestión de la información que entra al SGA para compartir datos sin problemas. Todo esto permitirá sacar el máximo provecho a la inversión de estos softwares de gestión empresarial, con la finalidad de brindar una mejor atención a los clientes con base en el orden y el control de los procesos internos de la empresa.
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