Un ERP es una herramienta dinámica y viva que trata de apoyar la gestión de tus procesos empresariales, y como tal, ha de tener una evolución continua.
Contratar el mantenimiento del software ERP alarga su vida útil y garantiza la continuidad y competitividad de la compañía en el mercado.
Para evitar situaciones en las que tenemos que pagar actualizaciones extraordinarias del sistema de información, normalmente con altos costes, o volver a pasar por el proceso de selección e implantación de una nueva solución, debemos asegurarnos desde el momento que se selecciona un ERP que cuenta con un servicio de soporte y mantenimiento adecuados.
Es importante que nuestro proveedor no sólo nos proporcione la tecnología adecuada para la empresa, sino que nos ayude a alcanzar los objetivos de la organización. Se trata de “casarnos” con un socio asesor que nos ofrezca consejos que nos aporten mejores prácticas y procesos más efectivos que mejoren nuestra rentabilidad, aunque la implantación del ERP ya haya finalizado.
Cuando se decide invertir un ERP, hay que saber que gran parte de esta inversión debe asignarse al soporte y mantenimiento de la herramienta.
Las empresas suelen gastar entre el 15% y el 20% de sus tarifas de licencia en soporte y mantenimiento del software cada año. De hecho, el 69% de las empresas gasta al menos un 15% al año para soporte y mantenimiento del software ERP, por lo tanto, esta inversión tan elevada ha de estar bien justificada.
Un buen servicio de mantenimiento de nuestro software ERP debe incluir actualizaciones periódicas, no solo sobre los módulos ya existentes sino también para nuevas características. De este modo, nos asegura que es un sistema que constantemente se está renovando y avanza conforme el mercado y la tecnología lo hacen, haciéndonos así más competitivos.
Para alargar la vida útil de nuestro ERP los servicios de mantenimiento deben garantizar 3 aspectos básicos:
Dependiendo del nivel de compromiso que contemple un contrato de mantenimiento con estos tres factores, debería establecerse el precio a pagar, pero es habitual encontrarse con situaciones muy alejadas de esta realidad, donde el mantenimiento es una forma de mantener a la empresa proveedora y no el programa.
Aquí te mostramos una serie de preguntas que debes hacerle a tu proveedor cuando estés negociando el contrato de soporte y mantenimiento con él:
La respuesta a estas preguntas te pueden ayudar a entender que contempla el plan de mantenimiento para tu ERP y valorar si la inversión que te planteas acometer en la herramienta (en dinero, esfuerzo y tiempo) no peligra a futuro.
Existen distintos tipos de mantenimiento que se le hacen a un ERP y aquí vamos a ver cuáles son:
En este tipo de mantenimiento se incorporan nuevas prestaciones y funcionalidades al software y se mejora el rendimiento de las ya existentes.
Este mantenimiento se produce, por ejemplo, por las nuevas legislaciones que surgen y que las empresas deben cumplir.
Corresponde a los cambios que hay que realizar derivados de los cambios tecnológico o las propias tendencias del mercado.
Por ejemplo, podría darse el caso de tener que reescribir parte del código por obsolescencia del lenguaje de programación o bien, adaptaciones a la demanda del mercado, como puede ser el acceso al ERP desde dispositivos móviles.
Se trata de corregir los fallos y defectos del software, así como de los efectos derivados de éstos.
Dependiendo de la gravedad del problema, entraríamos a hablar de la garantía que debe ofrecer un software que no funcione correctamente, tengamos o no contratado el mantenimiento.
Este mantenimiento es el que trata de evitar el mantenimiento correctivo futuro.
Todas las acciones están orientadas a establecer controles que eviten los errores de los usuarios o que éstos se “cuelen por puertas traseras” de forma inconsciente o consciente.
Se podría reducir en una frase “quien evita la ocasión, evita el peligro”.
Una vez vistos los tipos de mantenimiento, vamos a ver con qué ventajas cuenta una empresa que contrata un plan de mantenimiento para su ERP.
Entre las más importantes podemos destacar:
La alternativa de trabajar con el sistema ERP en una instalación local, también llamado on premise, suelen requerir de una inversión mayor, tanto en el momento de su implantación, como en su mantenimiento.
Si la empresa no cuenta con un departamento técnico con capacidad de gestionar el sistema, será necesario formarlo o contratar el soporte de forma externa. Y aún más importante, requerirá inversión de tiempo y presupuesto para el funcionamiento continuo de todo el sistema, incluyendo el mantenimiento del hardware.
En el caso de los ERP Cloud, los costes iniciales suelen ser mucho menores, ya que sólo necesitan una configuración inicial adaptada a las necesidades de cada empresa. El proveedor del software también se encarga de alojar y mantener la infraestructura técnica que le da soporte, asegurándose de que siempre resulta accesible, de la seguridad de los datos y de que las actualizaciones se realizan sin menoscabo de esa configuración personalizada.
El coste del mantenimiento de software del ERP Cloud es conocido de antemano, y se ofrece bajo un modelo de suscripción periódica, basado en el número de usuarios y colaboradores, de módulos que aportan funcionalidades adicionales, etc.
Así pues, las cifras del sector estiman que el ahorro de un sistema en la nube frente a la instalación por cuenta propia puede alcanzar el 50% del coste total, en un periodo de unos cuatro años.
Como conclusión, independientemente del tipo de implantación que se realice (ya sea local o en la nube) el mantenimiento de software ha de verse como una inversión más que como un gasto. Cuando hablamos de inversión, a diferencia de un gasto, nos referimos a que el dinero que destinemos va a tener un rendimiento futuro consecuencia del ahorro de unos gastos muy superiores si no se acometiera esta acción.
Después de ver las ventajas que obtienes con el mantenimiento de tu software ERP, ¿todavía estás dispuesto a correr el riesgo de no contratarlo?
Equipo DATADEC