Hasta ahora las empresas han centralizado, integrado y unificado toda la información generada en los diferentes departamentos gracias a la implantación del software ERP. Integrar y unificar información significa integrar y unificar criterios y procesos, es decir, homogeneizar una ingente cantidad de información procedente de multitud de puntos de la organización. Gracias a ello consiguen algo tan sencillo de entender como difícil de lograr: colaboración y coordinación entre los diferentes integrantes de la organización. Aunar esfuerzos y optimizar recursos empresariales para el logro de objetivos comunes. Pero siempre con un enfoque introspectivo muy marcado en estos sistemas tradicionales, es decir, que miran de puertas para adentro de la empresa.
El enfoque más tradicional, suponía que si mejoro yo, mejora mi entorno, mi nivel de servicio y por tanto lograré mejorar mi competitividad. Y hace algunas décadas resultaba ser cierto, pero hoy, ya no.
Este enfoque hacia el interior de las organizaciones llevaba consigo otro efecto no deseable pero inevitable, derivado del hecho de que las organizaciones ni están ni estaban aisladas en medio del océano, sino que deben interactuar con un entorno complejo.
Al estar diseñados los softwares de gestión empresarial hacia los procesos internos de las organizaciones, los procesos que no contemplaban los sistemas ERP eran objeto de un seguimiento en software de apoyo complementario como podían ser las hojas de calculo, etc.
La organización se convierte así en un auténtico archipiélago de islas de información formadas por diferentes tipos de bases de datos que, de comunicarse entre sí, sólo lo hacen local o parcialmente. De esta manera el sistema ERP coexiste en paralelo con una red de hojas de cálculo, documentos escritos, correos, etc. creados a nivel personal para resolver necesidades puntuales que no resolvía el sistema.
Las nuevas tecnologías aplicadas a la cadena logística han ido resolviendo estas carencias avanzando hacia soluciones inteligentes y de tratamiento integral y aprovechamiento del sistema de valor de toda la cadena de suministro. Básicamente aprovechan todo ese potencial de colaboración que lograba el ERP tradicional y lo extienden puertas para afuera de la empresa integrando a otros agentes de la cadena de valor: proveedores y clientes. En esto se centran las nuevas soluciones que aportan los sistemas ERP II o ERP extendidos.
Podemos afirmar que, hoy en día, si realmente quiero mejorar mi competitividad debo trascender las fronteras de un ERP tradicional, y debo mirar todo lo lejos que me permita la tecnología aplicada a la cadena logística, es decir, debo integrar en mi gestión tanto a proveedores como a clientes y consumidores, aprovechando al máximo el potencial que cada componente de la cadena de suministro posee.
El objetivo final y consecuencia del nuevo intercambio de información y mejor aprovechamiento de la tecnología aplicada a la cadena logística, es establecer un entorno de diálogo productivo para lograr una mayor anticipación a las necesidades de los clientes, que en consecuencia facilitarán una planificación de las necesidades de inventario más eficaz, una gestión mejorada y a menor coste, gracias una estrecha colaboración con los proveedores que permita delegar aquellas funciones en las que son especialistas y que, por tanto, no tendremos que realizar nosotros. Esto nos deja espacio para emplear nuestros recursos en aquello que aporte mayor valor para nosotros, como un mejor desarrollo de nuevos productos, contando además con información precisa del mercado y la colaboración especialista de otros grupos de interés, que colaboran para mejorar mi competitividad, optimizando todos los aspectos operativos de nuestra cadena de suministro.
Para mejorar mi competitividad en el actual entorno empresarial necesito colaboración y aprovechar las modernas ventajas de la tecnología aplicada a la cadena logística. Trascender la visión de mi empresa como una entidad aislada y entenderla como parte de un entorno en el que interactúa con otros actores colaboradores.
Sin intercambio efectivo y abierto de información no puede haber una colaboración que redunde en beneficios tangibles para la empresa. Los sistemas ERP tradicionales se centraban en la mejora operativa, coordinación de sistemas, el intercambio de información, el flujo de mercancías y en la excelencia de los procedimientos dentro de la empresa. Sin embargo, los nuevos sistemas ERP, los llamados ERP extendidos, no se centran tanto en la optimización de procesos de back office, como en aprovechar todo ese poder de intercambio, centralización, coordinación y excelencia operativa, abarcando toda la cadena de valor, proporcionando una visión integrada tanto de la propia organización como de los agentes que interactúan con ella.