La industria se mantiene en constante evolución y los sistemas ERP cambian según avanzan los mercados y las innovaciones en la búsqueda de la eficiencia. Desde el año 2000 se habla de un nuevo concepto asociado al desarrollo de este tipo de programas que prevé mejorar su uso. Es el conocido como ERP II, o ERP extendido, que es como lo acuñó por primera vez la consultora Gartner.
La globalización y la competitividad de los mercados han provocado la implantación de diferentes mejoras en las empresas. Todas ellas están destinadas a un mejor uso de los recursos con el fin de mejorar y contar con más fuerza para poder afrontar el crecimiento.
Una de las acciones más extendidas es la adquisición de programas ERP. Con ellos se pretendía generar mayores sinergias dentro de la propia organización, al mismo tiempo que se automatizaban procesos productivos y se aceleraba la toma de decisiones.
Hasta hace pocos años, todos estos cambios se realizaban dentro de la propia organización, vedando el acceso a los datos a cualquier actor ajeno a la misma. Era la época más individualista en la que debía ganar el mejor. Pero esto ha cambiado, la filosofía de la economía colaborativa, conocida como win to win, en la que las empresas necesitan un mayor grado de interacción ha provocado el desarrollo de un sistema ERP extendiendo su funcionalidad de lo que es la cadena de valor de la empresa al sistema de valor de la misma.
¿Qué es el ERP extendido?
Conocido como ERP extendido o ERP II esta denominación hace referencia a la evolución llevada a cabo por los proveedores de este tipo de sistemas para dar cabida a las nuevas necesidades de las organizaciones. El objetivo es hacer frente a la demanda de información de una manera más eficiente, evitando limitarla al interior de la empresa.
Se trata de un desarrollo que comenzó en el año 2000, pero qué en los últimos años, y sobre todo debido a su éxito en ciertas empresas, ha comenzado a convertirse en una demanda bastante común. La base de su funcionamiento es idéntica al de un ERP tradicional, pero su campo de actuación se amplía al exterior de la empresa. Esto genera nuevas sinergias tanto en el ámbito B2B (business to business, proveedores) como en el B2C (business to consumer, clientes) e incluso en el campo B2E (business to employee, empleados) a través de una comunicación por red interna.
El aprovechamiento de estas relaciones dota a la empresa de nuevos recursos competitivos basados en la información. Esto le permite tener una relación horizontal tanto con sus socios estratégicos como con los consumidores con la finalidad de que todos ganen a lo largo del proceso.
Las diferencias con respecto al ERP tradicional
La principal diferencia entre ambos ERP es el campo de acción de los mismos. El tradicional se limita al interior de la organización mientras que el extendido implica actores externos, pero ligados a la misma. Se trata de una diferencia que puede parecer pequeña, pero que cuenta con grandes implicaciones.
El sistema clásico promovía su uso de una manera vertical con limitaciones de acceso y en busca de una mejor eficiencia interna. El avanzado abre ese campo en sentido horizontal implicando a los diferentes socios estratégicos de la compañía, así como a los clientes tanto finales como potenciales.
Este intercambio agiliza los diferentes procesos de la empresa y permite reducir las dificultades en el desarrollo de nuevos productos, así como garantizar su éxito en el mercado.
¿Por qué es necesario es uso del ERP II?
Como ya hemos comentado, se trata de una evolución hacía una economía colaborativa entre todos los actores de un campo concreto. Esto permite contar con un gran número de ventajas a la hora de analizar y ser eficientes en el mercado:
- Anticipación: gracias al uso de este sistema la empresa se puede adelantar a las necesidades de los clientes de una manera más fiable debido a la información obtenida.
- Planificación: las necesidades de inventario se pueden planificar en función de los picos de demanda de los clientes.
- Delegación: se puede aprovechar más la relación con los proveedores, pudiéndoles delegar parte de las tareas si son capaces de realizarlas con más eficiencia.
- Desarrollo: a la hora de diseñar un nuevo producto, el trabajar mano a mano con los grupos de interés permite la llegada de nuevas ideas y la evolución conjunta de todas las organizaciones implicadas en la misma.
Un ejemplo de la implementación de este novedoso ERP
Un ejemplo sencillo puede ser un buen modo de entender el cambio experimentado con este sistema. Pongamos una fábrica de puertas de madera que cuenta con un solo proveedor que le nutre de los tablones de diferentes tipos de maderas; la empresa le da las medidas y todos los acabados y, por último, el cliente disfruta de ellas.
Si el proveedor está integrado y conoce los pedidos de la empresa, podrá ajustar su stock de los diferentes tipos de maderas. Al mismo tiempo, podrá ajustar el tamaño de los tableros en función del tipo de puerta que la empresa va a realizar. Esto permite al proveedor ser más eficiente, ya que conoce la información de forma inmediata y puede aportar su experiencia ante situaciones que considere mejorables.
Por otro lado, los clientes interaccionan con la empresa y pueden llegar a demandar otro tipo de maderas o de diseños. En el primer caso, el contacto con el proveedor, experto en la materia prima, permite realizar una elección correcta de la misma, mientras que en el segundo caso nos adelantamos a un producto que demandará el cliente en el futuro.
La comunicación entre todos estos elementos se realiza de una manera más rápida y fluida utilizado este software extendido que da acceso a los datos a todos los implicados, ayudándose entre las empresas y obteniendo información del consumidor.
El desarrollo de los sistemas de información empresarial, es solo un paso más en el camino. Elementos que se impusieron sufren cambios y se siguen adaptando a las demandas de los mercados y las organizaciones. Un buen ejemplo de ello es el ERP II que, en la actualidad, se está convirtiendo en un paso obligado para mantener la competitividad y mantener una cultura empresarial más colaborativa entre los stakeholders (grupos de interés) del sistema de valor de una organización.
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