En este mundo digital en el que nos movemos hoy en día, son muchas las empresas que todavía gestionan una cantidad inmensa de documentos físicos a diario y es muy común que muchos de ellos se traspapelen, acaben en la basura por error o terminen en el lugar más inesperado sin que, por supuesto, nadie los haya dejado allí...
Cuando uno de esos papeles traspapelados es una factura cuyo pago pendiente está siendo reclamado por un proveedor, y nadie la encuentra, este incidente se convierte en un problema para nuestra empresa.
Estas situaciones pueden evitarse si se dispone de un sistema que centralice, gestione y asegure toda esa información, y esto es lo que se consigue con un sistema de Gestión Documental, cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de los procesos.
Con vistas a facilitar la gestión administrativa de las empresas, las ventajas y beneficios que ofrece la Gestión Documental son:
Siempre que se habla de la gestión documental, aparecen al lado conceptos como Lean Office o flujos de trabajo.
Estos tres conceptos persiguen un objetivo común: Incrementar la eficiencia productiva en los procesos administrativos de las empresas para mejorarlos y hacerlos más eficientes. Partiendo de esa premisa, vamos a ver cada uno de ellos por separado y cómo se complementan.
Ya hemos visto lo que significa la Gestión Documental y las ventajas que nos ofrece implantar uno de estos sistemas. Veamos ahora qué es el Lean Office y cómo la Gestión Documental ayuda a implantar esta metodología.
La metodología Lean Office viene derivada de adaptar la metodología Lean Manufacturing, el modelo de mejora continua de la producción, a las áreas de administración, siempre pensando en incrementar la productividad. Adaptar estos procesos a las áreas administrativas de la empresa implica encontrar el modo de reducir los costes mediante la eliminación de despilfarros e ineficiencias.
Un sistema de Gestión Documental es una herramienta que nos ayuda a conseguir los beneficios del Lean Office. La mayoría de procesos administrativos son ineficientes y generan desperdicios, como excesos de burocracia, diferentes versiones de un mismo documento, procedimientos que no están estandarizados, dificultad para encontrar una información concreta, etc. Lean Office se implanta para convertir estos procesos administrativos ineficientes en eficientes.
Los flujos de trabajo (llamados en inglés workflows) son un conjunto de secuencias de actividades estructuradas que indican el cauce a seguir para lograr una meta. Aplicados a la Gestión Documental, diríamos que no sólo permiten gestionar los documentos, sino que además permiten conocer el funcionamiento de la organización y las funciones de los recursos implicados. Los sistemas de Gestión documental que integran la modelización y automatización de procesos de negocio permiten asignar adecuadamente las responsabilidades, los procesos y los tiempos en cualquier fase de la gestión de la documentación.
La baja productividad es uno de los factores que más preocupan a las empresas, y es cierto que está directamente relacionada con la eficiencia de los puestos de trabajo. Un empleado motivado es un empleado feliz que realiza su trabajo de la forma más eficiente posible y que por supuesto, rinde más y mejor. La motivación de los empleados no es una tarea fácil de conseguir.
Las herramientas que hagan que el trabajo de los empleados sea más sencillo, conseguirán que éstos estén más motivados.Por ello, es importante saber que la combinación de la Gestión Documental con el Lean Office y los flujos de trabajo, es la clave de la oficina del futuro. Aplicarla a la gestión del papeleo hará el trabajo más ágil y por lo tanto, se conseguirán esos empleados más eficientes y también, más felices.