Una empresa se destaca de otra por la calidad de servicio que ofrece a sus clientes. A través de un servicio de calidad se fideliza a la clientela, se gana más control sobre los resultados y se logran con mayor facilidad los objetivos impuestos. Entre los servicios que se le ofrecen a un cliente se encuentra la factura. De un proceso de facturación eficiente se benefician tanto el cliente como la empresa, ya que si las facturas son enviadas en un corto periodo de tiempo menor será el plazo de cobro.
Para lograr que los facturas lleguen rápidamente al cliente, la empresa debe perfeccionar y actualizar su proceso de facturación, asegurando un envío y una gestión de incidencias rápida y simple. El famoso concepto Lean Office es ideal para hacer esto realidad, en línea con la filosofía lean manufacturing que tan buenos resultados a demostrado obtener.
Obligación de Almacenamiento
Existen tres razones por las cuales una empresa está obligada a guardar sus facturas y documentos asociados, haciendo necesario el uso del Lean Office como herramienta para hacer más eficientes los procesos:
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- Control de parte de Hacienda: Las facturas se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración Tributaria, haciendo posible el cumplimiento de está obligación a través de medios electrónicos. La Ley General Tributaria establece que deberán conservarse con su contenido original y durante un período de 5 años los siguientes documentos:
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- Facturas recibidas.
- Original o copia de las facturas expedidas.
- Justificantes contables de las operaciones de inversión cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad Europea.
- Recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
- Documentos justificativos del pago del impuesto a la Importación.
- Periodo de reclamación: Una vez enviada la factura al cliente, no se debe considerar la tarea como finalizada. Toda factura exige un seguimiento, especialmente si el cobro de dicha factura no ha sido realizado, ya que la factura funciona como prueba de reclamación pendiente.
- Incidencias: Es importante guardar las facturas en caso de que exista un error y deban ser corregidas y reenviadas al cliente.
El Gran Problema de Almacenar Papel
Según la filosofía Lean Office es recomendable conservar las facturas ordenadas, clasificadas y accesibles, en caso de necesitarlas por cualquier motivo, ya sea un control de Hacienda o una incidencia de la parte del cliente. La tarea de ordenar tantos papeles es bastante intensa y abrumadora.
Tenemos que ser conscientes que todo tiene un límite, y aunque seamos extremadamente organizados, las facturas siguen entrando y el espacio de almacenamiento que exigen es cada vez mayor. El hecho de que tantos departamentos tengan acceso a estos almacenes y que no conozcan en qué estado se encuentran las facturas (si han sido modificadas), hace que los errores, duplicidades y sobreescritura sean más frecuentes.
El hecho de tener todas las facturas en papel, al igual que los anexos, provoca que los periodos de búsqueda de las facturas se alarguen.
Filosofía Lean
Lean Office es una filosofía de trabajo donde las tareas que agregan valor añadido a la empresa rigen las operaciones. El objetivo es eliminar los desperdicios del proceso de facturación, en otras palabras las actividades de no valor, ayudando así a reducir los tiempos, a incrementar la productividad y a mejorar la calidad de servicio.
Entre los beneficios que aporta el Lean Office a las empresas se encuentran:
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- Racionalización y aceleración de los procesos que se relacionan con clientes externos y proveedores: la atención al cliente, la gestión de cobros, la corrección de los errores en las facturas o documentos asociados, etc.
- Aporta herramientas claves de soporte (por lo general se trata de sistemas informáticos) que permiten identificar y responder a las exigencias de los trabajadores y sus respectivos departamentos, mejora la comunicación y favorece la cooperación inter funcional.
- Enfoca las tareas sobre los objetivos, aumenta la productividad laboral y crea flujos de trabajo para reducir los errores. El objetivo es que lo que un trabajador hace normalmente en tres etapas lo pueda hacer en una, de esta manera se eliminan los despilfarros. Los flujos de trabajo permiten que todos tengan claro sus roles, responsabilidades y objetivos.
- Reduce las actividades manuales, desaparece el papeleo, disminuyen los errores y mejora la organización interna.
La clave del éxito del proceso de facturación
En resumen, según las filosofía Lean Office necesitamos un proceso de facturación eficiente, que ahorre tiempo y dinero, disminuya los errores y permita un seguimiento de las facturas. Solo puede ser logrado si se reducen las tareas manuales, el uso del papel y se mejora la comunicación entre los departamentos involucrados en el proceso de facturación.
La Factura electrónica como herramienta Lean Office:
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- Ahorra dinero: la factura electrónica elimina las tareas de impresión, mensajería y almacenamiento, reduciendo de esta manera los costes de envíos postales y gastos provenientes del mantenimiento de los archivos en papel.
- Ahorra tiempo: Teniendo todo en formato digital los tiempos de búsqueda y entrega de la información de las facturas solicitadas en caso de inspección se acortan, ya que a través de filtros, carpetas y clasificaciones se pueden encontrar las facturas con solo escribir algún dato de las mismas. Se reducen las tareas manuales y físicas haciendo que todo se pueda gestionar desde un solo puesto. Los tiempos de espera mejoran, puesto que el envío se realiza a través del correo electrónico, consiguiendo un envío inmediato.
- Procesos eficientes: La facturación electrónica reduce las tareas repetitivas y duplicidades, disminuyendo los errores humanos.
- Almacenamiento Seguro y Digital: Las facturas son guardadas y almacenadas en formato digital, por ende se encuentran disponibles por un periodo más largo de tiempo que las que están en papel, y se pueden consultar en cualquier momento. La factura electrónica reduce las posibilidades de falsificación o pérdida de las facturas.
- Dinamiza los procesos: La factura electrónica agiliza tanto los procesos de cobro, como de pago, además de reducir los casos de morosidad.
Las facturas electrónicas están siendo adoptadas por un gran número de empresas, y no es para menos ya que permite reducir los costes de la gestión entre un 50% y 80%. Ahora que sabes que la factura electrónica es la herramienta clave para poner en marcha la filosofía lean office en tu departamento de facturación ¿Qué estás esperando? ¡Infórmate y decide la mejor opción del mercado!
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