En este mundo digital en el que nos movemos hoy en día, son muchas las empresas que todavía gestionan una cantidad inmensa de documentos físicos a diario y es muy común que muchos de ellos se traspapelen, acaben en la basura por error o terminen en el lugar más inesperado sin que, por supuesto, nadie los haya dejado allí...
Cuando uno de esos papeles traspapelados es una factura cuyo pago pendiente está siendo reclamado por un proveedor, y nadie la encuentra, este incidente se convierte en un problema para nuestra empresa.
Estas situaciones pueden evitarse si se dispone de un sistema que centralice, gestione y asegure toda esa información, y esto es lo que se consigue con un sistema de Gestión Documental, cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de los procesos.
¿Cuales son las ventajas y beneficios de tener una Gestión Documental?
Con vistas a facilitar la gestión administrativa de las empresas, las ventajas y beneficios que ofrece la Gestión Documental son:
- Productividad: al acceder de forma rápida y segura a los documentos, se genera una eficiencia reduciendo los tiempos de búsqueda y de respuesta.
- Tiempo: es más fácil y más rápido encontrar y recuperar documentos cuando se encuentran en un mismo repositorio, clasificados y nombrados siguiendo las mismas reglas de creación. Además, el proceso de archivado de los documentos electrónicos es más rápido por supuesto que el de los físicos.
- Costes: los principales costes que se reducen son los generados por el espacio donde antes se preservaban los documentos físicos en papel, las fotocopias, los elementos de impresión, etc.
- Seguridad: se cumplen ciertas normativas de seguridad como por ejemplo la LOPD al acceder de forma controlada al repositorio de documentos.
- Normalización: unificar la forma de hacer las diferentes tareas que realizan distintas personas de los distintos departamentos de la empresa, hace que se unifiquen los procedimientos con un mismo modelo para toda la empresa, consiguiendo así que se puedan cuantificar los resultados de dichas tareas de forma más sencilla.
- Procesos: la automatización de procesos permite el control de los mismos y de los documentos que se generan, lo que mejora los tiempos de tramitación y de gestión. Esto hace que los trabajadores sean más eficientes y se pueda realizar un seguimiento y auditoría de todos los procesos de la empresa.
- Movilidad: hoy en día, es indispensable estar conectados en cualquier momento y en cualquier lugar, por lo que el acceso a los documentos debe estar disponible desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.
- Conservación: las empresas que aspiran al objetivo de la “oficina sin papeles” donde todos los documentos ya nacen digitalizados, están preocupadas por la preservación y conservación de los mismos, ya que necesitan asegurarse de que la información estará disponible a tenor de los cambios tecnológicos que se producen día a día y del formato en el que se conservó.
- Riesgos: cuando se manejan grandes cantidades de documentos en papel, existe riesgo de perderlo, duplicarlo, que se deteriore, etc. Ante la idea de decir adiós al papel, estos riesgos desaparecen.
- Retorno de la inversión: cuando se implanta un sistema de Gestión Documental se reducen los costes, se aumenta la calidad y se mejora la productividad, haciendo así que se mejore el retorno de la inversión.
Siempre que se habla de la gestión documental, aparecen al lado conceptos como Lean Office o flujos de trabajo.
¿Qué relación existe entre la Gestión Documental, los Flujos de trabajo y el Lean Office?
Estos tres conceptos persiguen un objetivo común: Incrementar la eficiencia productiva en los procesos administrativos de las empresas para mejorarlos y hacerlos más eficientes. Partiendo de esa premisa, vamos a ver cada uno de ellos por separado y cómo se complementan.
Lean Office
Ya hemos visto lo que significa la Gestión Documental y las ventajas que nos ofrece implantar uno de estos sistemas. Veamos ahora qué es el Lean Office y cómo la Gestión Documental ayuda a implantar esta metodología.
La metodología Lean Office viene derivada de adaptar la metodología Lean Manufacturing, el modelo de mejora continua de la producción, a las áreas de administración, siempre pensando en incrementar la productividad. Adaptar estos procesos a las áreas administrativas de la empresa implica encontrar el modo de reducir los costes mediante la eliminación de despilfarros e ineficiencias.
Un sistema de Gestión Documental es una herramienta que nos ayuda a conseguir los beneficios del Lean Office. La mayoría de procesos administrativos son ineficientes y generan desperdicios, como excesos de burocracia, diferentes versiones de un mismo documento, procedimientos que no están estandarizados, dificultad para encontrar una información concreta, etc. Lean Office se implanta para convertir estos procesos administrativos ineficientes en eficientes.
Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo (llamados en inglés workflows) son un conjunto de secuencias de actividades estructuradas que indican el cauce a seguir para lograr una meta. Aplicados a la Gestión Documental, diríamos que no sólo permiten gestionar los documentos, sino que además permiten conocer el funcionamiento de la organización y las funciones de los recursos implicados. Los sistemas de Gestión documental que integran la modelización y automatización de procesos de negocio permiten asignar adecuadamente las responsabilidades, los procesos y los tiempos en cualquier fase de la gestión de la documentación.
¿Qué beneficios se obtienen de esta combinación?
- Se reducen los tiempos de archivo de documentos, ya que están digitalizados y centralizados en un mismo sitio para que se pueda acceder simultáneamente a ellos.
- Se aumenta la productividad de los empleados ya que se evita duplicar tareas, asignando éstas a un usuario responsable y gestionando los permisos necesarios sobre los documentos.
- Se agilizan los flujos de información entre los usuarios, con la configuración de workflows sobre los documentos.
- Estos flujos de trabajo mejoran la cooperación con los distintos departamentos, creando un ambiente de colaboración sobre estos documentos, sobre las versiones de los mismos, etc.
- Se reducen los tiempos de inactividad gracias a las funciones de búsqueda y la facilidad de recuperación de los documentos.
La baja productividad es uno de los factores que más preocupan a las empresas, y es cierto que está directamente relacionada con la eficiencia de los puestos de trabajo. Un empleado motivado es un empleado feliz que realiza su trabajo de la forma más eficiente posible y que por supuesto, rinde más y mejor. La motivación de los empleados no es una tarea fácil de conseguir.
Las herramientas que hagan que el trabajo de los empleados sea más sencillo, conseguirán que éstos estén más motivados.Por ello, es importante saber que la combinación de la Gestión Documental con el Lean Office y los flujos de trabajo, es la clave de la oficina del futuro. Aplicarla a la gestión del papeleo hará el trabajo más ágil y por lo tanto, se conseguirán esos empleados más eficientes y también, más felices.
¿Quieres trabajar con empleados eficientes y productivos? Aplica estos conceptos en tu empresa y conseguirás tu objetivo.
