Las fases del proyecto de implementación del ERP pueden tener distintos nombres según quien implemente un proyecto, pero, generalizando, se dividirán en: planificación, diseño, desarrollo, testeo, puesta en marcha y soporte.
En el siguiente artículo se explicará el propósito de cada una de ellas y las actividades principales que engloban. Están basadas en una metodología en cascada, es decir, que una fase del proyecto empieza tras finalizar la anterior. Existen otras metodologías, como la ágil, más adecuada para entornos muy dinámicos, que se explicará en posteriores artículos por motivos didácticos.
Todo proyecto, y por supuesto el de la implementación del ERP, debe comenzar por una buena planificación. Durante la fase de iniciación se realizaron estimaciones del objetivo, ámbito, recursos, la programación temporal, los criterios de cierre y de éxito.
Durante la planificación es cuando se concretan todos estos puntos y se documentan. El resultado es una especie de contrato entre el jefe de proyecto y el patrocinador. Con estos recursos y este presupuesto me comprometo a llevar a cabo este proyecto con este fin, este ámbito y para esta fecha. Es fundamental definir el objetivo con claridad. Se puede tener un objetivo primario y otros secundarios, cuya entrega puede ser condicionada a la evolución del proyecto.
Es una buena práctica prever cómo se van a abordar los posibles cambios que se puedan producir. Para ello hay que acordar una agenda de reuniones del comité de dirección del proyecto. Las fechas de estas reuniones deben alinearse con los hitos de cada una de las fases del proyecto de implementación del ERP.
Durante la planificación también hay que finalizar la selección del equipo del proyecto y los contratos con los posibles subcontratistas.
Esta es la primera fase del proyecto de implementación del ERP donde todo el equipo del proyecto comienza a trabajar a ritmo completo. Los objetivos son diseñar el estado tras la implementación del ERP de:
Al final de esta fase del proyecto se debe tener una idea bastante precisa de todas las tareas que se tienen que hacer y su complejidad. Cualquier cambio posterior en el diseño debiera ser realmente justificado ya que podría ser más costoso o simplemente llevar más tiempo y poner en riesgo nuestra planificación.
El objetivo de la fase de desarrollo es realizar todos los diseños de la fase del proyecto precedente. A nivel técnico se trata de:
Durante esta fase del proyecto, el equipo de negocio comienza a familiarizarse con el nuevo sistema ERP y a entenderlo mejor. Su misión fundamental es obtener las respuestas que el equipo técnico necesita y al mismo tiempo comenzar a coordinar la ejecución dentro de la empresa de aquellas medidas acordadas. La limpieza de datos es una tarea que nunca empieza demasiado pronto y siempre es laboriosa.
En la fase de testeo es cuando se comprueba si todo funciona como habíamos previsto. El buen testeo de un proyecto es una especialidad en sí misma, por lo que, si el proyecto tiene la envergadura suficiente, justifica la figura del jefe de testeo o, si incluye aspectos más generales, de calidad.
El testeo, en concepto, es tan sencillo como simular los procesos de la empresa. Para ello se ejecutan en el sistema de pruebas, se anotan los defectos para subsanarlos y volver a comprobarlos.
Para el testeo es muy valioso incorporar representantes de cada rol e insistir que se visualicen en su trabajo diario. Así se simulan también los procesos y se entiende si hay fallos en cómo se produce el flujo de información entre roles. De esta manera se fuerza a testear de una manera más significativa. Por ejemplo, al testear un informe, es mucho más relevante buscar información en él y si se encuentra, decir que funciona bien, que simplemente ejecutarlo y decir que funciona bien si aparece una pantalla con resultados.
El testeo, al incorporarse gente nueva al proyecto, es también un excelente momento para comprobar si nuestros materiales de formación son adecuados.
Como no podría ser de otra manera, la puesta en marcha es la fase del proyecto de implementación del ERP más intensa. Es la culminación del proyecto y engloba distintas tareas que se ejecutan concurrentemente y que pueden generar bastante estrés en la organización. Estas son:
Una vez puesto en marcha el sistema, hay que tener al equipo de proyecto pendiente de cualquier problema que pueda ocurrir, tanto a nivel técnico como de comunicación o proceso. Normalmente a la empresa le cuesta arrancar con el nuevo ERP, así que es normal que la primera semana la actividad se resienta. Es importante apoyar y animar a utilizar el nuevo ERP y perderle miedo.
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