IMPLEMENTACIÓN DEL ERP - LAS FASES DEL PROYECTO

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Las fases del proyecto de implementación del ERP pueden tener distintos nombres según quien implemente un proyecto, pero, generalizando, se dividirán en: planificación, diseño, desarrollo, testeo, puesta en marcha y soporte.

En el siguiente artículo se explicará el propósito de cada una de ellas y las actividades principales que engloban. Están basadas en una metodología en cascada, es decir, que una fase del proyecto empieza tras finalizar la anterior. Existen otras metodologías, como la ágil, más adecuada para entornos muy dinámicos, que se explicará en posteriores artículos por motivos didácticos.

Planificación

Todo proyecto, y por supuesto el de la implementación del ERP, debe comenzar por una buena planificación. Durante la fase de iniciación se realizaron estimaciones del objetivo, ámbito, recursos, la programación temporal, los criterios de cierre y de éxito.

Durante la planificación es cuando se concretan todos estos puntos y se documentan. El resultado es una especie de contrato entre el jefe de proyecto y el patrocinador. Con estos recursos y este presupuesto me comprometo a llevar a cabo este proyecto con este fin, este ámbito y para esta fecha. Es fundamental definir el objetivo con claridad. Se puede tener un objetivo primario y otros secundarios, cuya entrega puede ser condicionada a la evolución del proyecto.

Es una buena práctica prever cómo se van a abordar los posibles cambios que se puedan producir. Para ello hay que acordar una agenda de reuniones del comité de dirección del proyecto. Las fechas de estas reuniones deben alinearse con los hitos de cada una de las fases del proyecto de implementación del ERP.

Durante la planificación también hay que finalizar la selección del equipo del proyecto y los contratos con los posibles subcontratistas.

Diseño

Esta es la primera fase del proyecto de implementación del ERP donde todo el equipo del proyecto comienza a trabajar a ritmo completo. Los objetivos son diseñar el estado tras la implementación del ERP de:

Los procesos de negocio. Hay que definir los nuevos roles, las tareas que van a realizar y en qué aplicación o módulo, qué entradas necesitan, qué salidas producen, cómo interactúan los roles entre sí y qué indicadores se utilizan. Es interesante también ir definiendo los beneficios en el nuevo proceso como tareas que se van a automatizar, mejora de productividad o integraciones automáticas.
La arquitectura de aplicaciones y sus interconexiones. Cuáles son las aplicaciones que se van a seguir utilizando y cuáles se van a desmantelar. Cómo se van a conectar las aplicaciones entre sí. Qué tipo de interfaces se necesitan
Los modelos de datos y las migraciones necesarias. Qué campos son necesarios de cada registro, son obligatorios u opcionales. Cual es la calidad de datos existente y qué labores de limpieza son necesarias. Cómo se van a migrar estos datos
La solución de los conflictos que puedan surgir durante el análisis. Un ejemplo podría ser cómo resolvemos la ausencia de una funcionalidad existente en nuestro sistema actual, en el nuevo sistema ERP. ¿Vamos a desarrollarlo en el nuevo sistema con el coste asociado? ¿Vamos a cambiar el proceso de negocio?

Al final de esta fase del proyecto se debe tener una idea bastante precisa de todas las tareas que se tienen que hacer y su complejidad. Cualquier cambio posterior en el diseño debiera ser realmente justificado ya que podría ser más costoso o simplemente llevar más tiempo y poner en riesgo nuestra planificación.

Desarrollo

El objetivo de la fase de desarrollo es realizar todos los diseños de la fase del proyecto precedente. A nivel técnico se trata de:

Parametrizar el sistema ERP para adaptarlo a nuestra empresa. Las parametrizaciones pueden ser tan sencillas como elegir las formas de pago válidas en nuestra empresa, o más complejas como qué tipo de funcionalidad automática ejecuta el sistema. Un ejemplo podría ser automáticamente facturar un pedido cuando se ha servido.
Adaptar los formatos de salida como las facturas, notas de envío, pedidos, etc. El sistema ERP vendrá con algunas opciones por defecto, normalmente bastante básica, que necesitarán adaptaciones como la inclusión de la imagen visual de nuestra empresa.
Desarrollar cualquier elemento acordado como interfaces, informes, adaptaciones de módulos, etc.
Desarrollar los procesos de migración de datos

Durante esta fase del proyecto, el equipo de negocio comienza a familiarizarse con el nuevo sistema ERP y a entenderlo mejor. Su misión fundamental es obtener las respuestas que el equipo técnico necesita y al mismo tiempo comenzar a coordinar la ejecución dentro de la empresa de aquellas medidas acordadas. La limpieza de datos es una tarea que nunca empieza demasiado pronto y siempre es laboriosa.

Testeo

En la fase de testeo es cuando se comprueba si todo funciona como habíamos previsto. El buen testeo de un proyecto es una especialidad en sí misma, por lo que, si el proyecto tiene la envergadura suficiente, justifica la figura del jefe de testeo o, si incluye aspectos más generales, de calidad.

El testeo, en concepto, es tan sencillo como simular los procesos de la empresa. Para ello se ejecutan en el sistema de pruebas, se anotan los defectos para subsanarlos y volver a comprobarlos.

Para el testeo es muy valioso incorporar representantes de cada rol e insistir que se visualicen en su trabajo diario. Así se simulan también los procesos y se entiende si hay fallos en cómo se produce el flujo de información entre roles. De esta manera se fuerza a testear de una manera más significativa. Por ejemplo, al testear un informe, es mucho más relevante buscar información en él y si se encuentra, decir que funciona bien, que simplemente ejecutarlo y decir que funciona bien si aparece una pantalla con resultados.

El testeo, al incorporarse gente nueva al proyecto, es también un excelente momento para comprobar si nuestros materiales de formación son adecuados.

Puesta en marcha

Como no podría ser de otra manera, la puesta en marcha es la fase del proyecto de implementación del ERP más intensa. Es la culminación del proyecto y engloba distintas tareas que se ejecutan concurrentemente y que pueden generar bastante estrés en la organización. Estas son:

Migración de datos. Los datos se transfieren de un sistema al otro. Un proceso que debe tener una secuencia precisa, una validación rigurosa y una ejecución técnica impecable.
Transición entre sistemas. Cuando los datos se han migrado, el sistema de origen debe cerrarse a nuevos cambios. Cuando hay varias aplicaciones hay que comunicar perfectamente estas sincronizaciones al negocio. Una vez validados los datos se pueden ir abriendo actividades dentro del nuevo ERP. Sin embargo, como el negocio no para, hay que definir mecanismos alternativos para poder servir a nuestros clientes durante esta transición.
Formación. Todos los roles deben formarse en sus nuevas tareas en el sistema de pruebas. SI hay distintas sedes dentro de la empresa, hay que establecer el plan de formación con suficiente antelación.

Soporte

Una vez puesto en marcha el sistema, hay que tener al equipo de proyecto pendiente de cualquier problema que pueda ocurrir, tanto a nivel técnico como de comunicación o proceso. Normalmente a la empresa le cuesta arrancar con el nuevo ERP, así que es normal que la primera semana la actividad se resienta. Es importante apoyar y animar a utilizar el nuevo ERP y perderle miedo.