Ante novedades legislativas que afectan a los procesos empresariales, conviene analizar si existen razones adicionales, más allá de los nuevos requisitos normativos, que hagan recomendable plantear una actualización más amplia y estratégica del sistema de información vigente.
En la era de la digitalización, la regulación cada vez más exigente y la presión sobre los costes, las empresas del sector de residuos se enfrentan a una decisión estratégica clave: ¿su sistema de información actual les permite cumplir y avanzar, o es un lastre que está dificultando su crecimiento y eficiencia?
En este artículo, queremos acompañarles en la reflexión sobre cómo actualizar su sistema de información (su sistema de gestión integral (ERP Residuos) o software especializado) con dos objetivos simultáneos:
Garantizar el cumplimiento de la normativa propia del sector residuos (traslados, almacenamiento, trazabilidad, obligaciones de comunicación) y
Asegurar la adaptación al nuevo marco general de lucha Antifraude (Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC7/1177/2024) que afecta a todas las empresas españolas.
Tabla de contenidos:
Las empresas dedicadas al tratamiento y reciclaje de residuos en España tienen seis ejes estratégicos que determinan su supervivencia y crecimiento:
Cumplimiento legal y normativo: evitar sanciones, pérdida de autorizaciones o reputación por incumplimientos.
Eficiencia y optimización: reducir tiempos, recursos y mejorar procesos en recolección, transporte, tratamiento y reciclaje.
Reducción de costes: dado que el margen unitario (por tonelada, por traslado, por tratamiento) es muy bajo, cada euro cuenta.
Sostenibilidad y RSC: cada vez más valorado por clientes, autoridades y sociedad, lo que exige mayor transparencia.
Control y trazabilidad: es imprescindible conocer el origen, destino y cada paso del proceso de gestión de cualquier residuo.
Digitalización de procesos: pasos manuales y papel deben quedar atrás para poder competir, adaptarse y escalar.
Por ejemplo, la normativa del sector aborda aspectos como:
El Real Decreto 553/2020 por el que se regula el traslado de residuos en el territorio nacional.
El documento “Reciclaje y gestión de residuos” del portal de la administración del gobierno de España que habla de traslados transfronterizos y obligaciones de declaración. Estas obligaciones implican, para su empresa, que no basta con “hacer lo que siempre hemos hecho” sino que su sistema de gestión de residuos debe estar preparado para registrar, auditar, reportar y demostrar cumplimiento normativo.
Paralelamente, existe un nuevo marco normativo general que impacta directamente en los sistemas de información de cualquier empresa en España, incluido el sector residuos:
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales (“VERI*FACTU”). Agencia Tributaria
La Orden HAC7/1177/2024, de 17 de octubre, desarrolla las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido para dichos sistemas. Agencia Tributaria
Entre sus requisitos más relevantes: garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Noticias Jurídicas+1
Para una empresa del sector residuos, aunque su foco principal sea el traslado, tratamiento y reciclaje, este marco antifraude es importante: si su sistema de gestión no cumple estos requisitos, se pueden generar riesgos de sanción, reputación y operación.
Aquí les recordamos las principales obligaciones que deben cubrir con el software de gestión:
Registro completo de los traslados de residuos, incluyendo los documentos que exige la ley (DI, NT, ...).
Integración de los requisitos del almacenamiento de residuos: ubicación, tipo, estado, identificación, tiempo de almacenamiento, controles específicos para residuos peligrosos.
Trazabilidad de procesos: origen, destino, tratamiento final, valorización, reciclaje.
Comunicación e información a los órganos competentes (autonómicos, estatales) de memorias, datos, inventarios, flujos.
Control de contratos, transportistas, gestores autorizados, caducidades de autorizaciones, alertas de cumplimiento.
Ahora, los aspectos generales que cualquier empresa debe asegurar en sus sistemas de información:
El sistema debe garantizar que una factura, albarán u otro justificante sea inalterable una vez registrado (no podrá ocultarse, eliminarse o modificarse sin rastro).
Debe existir un registro de eventos (log) que recoja automáticamente interacciones con el sistema, modificaciones, accesos, etc.
Los registros generados deben poder exportarse, con formatos legibles, para archivo seguro y consulta libre por la administración.
Se requiere trazabilidad por lote o serie de operaciones en el sistema de facturación, y la posible remisión de esos registros a la administración de forma automática y segura (sistema VERI*FACTU).
Las soluciones de software comercializadas deben incorporar declaración responsable del fabricante respecto al cumplimiento de estos requisitos.
Al combinar ambos bloques, el equipo directivo de una empresa de residuos debe preguntarse: ¿mi sistema actual cumple ambos marcos? ¿El específico del sector y el general antifraude?
Para no perderse en interminables auditorías, proponemos cinco preguntas directas que permiten al equipo directivo hacer una valoración rápida pero significativa:
¿Mi sistema permite una trazabilidad completa del residuo, desde su origen hasta su tratamiento final, con todos los datos exigidos por la normativa de residuos?
Señal de alerta: uso de hojas Excel, papelería, PDF sin integración.
¿El sistema está preparado para cumplir los requisitos de integridad, inalterabilidad y trazabilidad que exige el RD 1007/2023 y la Orden HAC7/1177/2024?
Revisar si existen logs, huellas tipo “hash encadenado”, exportaciones legibles.
¿Mi solución actual integra gestión operativa (recolección, transporte, tratamiento) y financiera/administrativa (contratos, facturación, costes) sin silos de información?
Porque el coste real se mide cruzando datos operativos y financieros.
¿Puedo generar indicadores clave (coste por tonelada, tiempo medio transporte, porcentaje de valorización, etc.) en tiempo real o casi real, para poder tomar decisiones?
Si la empresa no puede obtener estos datos de forma rápida, está operando en desventaja.
¿El proveedor de software o ERP residuos garantiza actualizaciones normativas, soporte, integraciones con sistemas de la administración y es escalable para crecer?
Porque el entorno regulatorio (residuos, antifraude) seguirá cambiando.
Si la respuesta a una o más de estas preguntas es “no” o “no lo sabemos”, habremos identificado una brecha que justifica actuar.
Aquí detallamos algunas funcionalidades, tecnologías y ventajas que el sistema ideal debería ofrecer. Esto les permite comparar soluciones, evaluar y decidir.
Trazabilidad completa de residuos: generación de residuos, traslado, tratamiento, valorización, reciclaje. Etiquetado, historias por lote, movimiento, estado.
Integración documental: contratos, autorizaciones de gestores/transportistas, validación automática de caducidades, alertas.
Almacenamiento y gestión de stock: ubicación física, tipo de residuo, tratamientos pendientes, vencimientos, gestión de residuos peligrosos.
Planificación operativa: rutas, transporte, optimización de cargas, disponibilidad de vehículos y personal.
Módulo financiero/administrativo: facturación, albaranes, coste de transporte/tratamiento, costes de personal/vehículos, analítica coste/beneficio.
Informes y cuadros de mando: KPIs a nivel directivo, cuadros comparativos, alertas, benchmarking interno.
Cumplimiento normativo: generación automática de formatos oficiales, integración con plataformas autonómicas o estatales, almacenamiento de registro histórico.
Seguridad, integridad e inalterabilidad: logs de usuarios, auditoría interna, acceso por roles, huellas digitales, exportación legible, resistencia a manipulaciones (antifraude).
Digitalización y movilidad: acceso desde dispositivos móviles para registro en campo, recogida de datos en tiempo real, integración con IoT si procede.
Actualizaciones normativas automáticas: el proveedor debe asegurar que la plataforma evoluciona conforme cambian las leyes (residuos, antifraude).
Plataforma en la nube o híbrida, para permitir escalabilidad, acceso remoto, actualizaciones automáticas.
APIs e integración con otros sistemas ( eSIR, ADCR, ...).
Capacidad de exportación en formatos estándar (XML, CSV) para archivo seguro.
Módulos configurables para adaptarse a distintos tamaños de empresa/bases de residuos.
Paneles de control fáciles de usar para usuarios directivos con poco tiempo.
Reducción de costes operativos: por ejemplo, optimizando rutas, reduciendo errores, reduciendo tiempos de registro.
Mejora en cumplimiento y reducción de riesgos de sanciones o pérdida de autorizaciones.
Mejora en trazabilidad y transparencia frente a clientes y autoridades, lo que puede abrir nuevos contratos.
Capacidad para actuar sobre datos, tomar decisiones estratégicas y evolucionar el negocio hacia modelos de economía circular.
Seguridad de que el sistema cumple el marco antifraude, evitando contingencias que podrían costar mucho más que la inversión inicial.
Para que los equipos directivos de las empresas del sector residuos actúen con decisión, proponemos una hoja de ruta en cuatro fases:
Evaluar el sistema actual respecto a los dos bloques (sector residuos + antifraude).
Utilizar la matriz de preguntas clave del apartado 3.
Identificar brechas prioritarias (por ejemplo: ¿no hay trazabilidad completa? ¿El módulo administrativo no cumple integridad antifraude?).
Estimar costes / riesgos: costes operativos actuales, posibles sanciones, oportunidades perdidas.
Formular objetivos claros para los próximos 12-18 meses: por ejemplo, “100% de traslados digitalizados”, “reducción de coste por tonelada en un 10%”, “cumplimiento antifraude antes de los plazos”.
Definir requerimientos funcionales y técnicos: basados en la lista del apartado 4.
Establecer presupuesto y responsables (TI, operaciones, finanzas).
Compare soluciones de software de gestión de residuos que tengan garantías de cumplimiento, adaptabilidad y escalabilidad.
Realice demostraciones, verifique que cumplen requisitos normativos (residuos + antifraude).
Planifique la migración: piloto, migración de datos, integración con sistemas existentes.
Forme al personal clave (operaciones, transporte, financiero, TI).
Lance la solución en fase controlada antes de producción total.
Implante un cuadro de mando con los KPI definidos: coste por tonelada, porcentaje valorizado, tiempo medio de transporte, número de incidencias de trazabilidad, cumplimiento normativo, etc.
Revise periódicamente (trimestralmente) los resultados y compare con objetivos.
Audite el sistema: registros, logs, integridad, cumplimiento antifraude.
Revise cambios normativos futuros (por ejemplo nuevas regulaciones de residuos, revisiones de la normativa antifraude) y asegure que el proveedor del software los implementa.
Para que la inversión no solo sirva para “cumplir”, sino también para generar ventajas, sugerimos algunas buenas prácticas:
Involucrar al equipo directivo desde el inicio: una decisión de este tipo exige compromiso del CEO/CFO/CTO.
No partir solo de la operativa, sino de los datos: el valor real está en la analítica, el control y la mejora continua.
Establecer la caja de herramientas de trazabilidad: no solo registros básicos, sino funcionalidades de “alarma” cuando un residuo está en estado pendiente más tiempo del previsto, o la acumulación supera cierto umbral.
Usar la movilidad y el acceso en tiempo real: recogida en campo, transporte, situaciones excepcionales, incidentes deben registrarse al momento.
Aprovechar la digitalización también como ventaja competitiva: su empresa puede comunicar a clientes y stakeholders que tiene control total y transparente de sus residuos, lo que mejora reputación y puede generar contratos mejores.
Garantizar que el proveedor del software ofrezca actualizaciones continuas: tanto para normativa de residuos como para normativa antifraude, que evoluciona.
Auditoría interna frecuente: no esperar a que venga la inspección; hacer su propio “check-up” cada 12 meses.
En resumen, el momento es propicio para que cada empresa del sector de gestión de residuos se pregunte: ¿mi actual solución de software de gestión de residuos (o mi sistema de gestión integral) realmente me aporta valor o solo sirve para operar?
Porque hoy, operar ya no basta: el entorno regulatorio exige cumplimiento (sector residuos + antifraude), el mercado exige eficiencia, costes bajos, trazabilidad impecable y sostenibilidad. Nosotros en DATADEC animamos a realizar un diagnóstico rápido, plantearse objetivos claros y actuar con decisión. La inversión en un buen ERP residuos no es solo coste, es seguro que se puede convertir en ventaja competitiva.
Si desean saber más sobre cómo nuestras soluciones les pueden ayudar a cumplir estos retos, les invitamos a explorar: ERP DE RESIDUOS Y RECICLAJE, LA SOLUCIÓN DE DATADEC.
Al final, el “software adecuado” puede marcar la diferencia entre cumplir, retrasarse o perder oportunidades. Les animamos a no posponer esta reflexión.
Q1. ¿Mi empresa de gestión de residuos debe preocuparse por el RD 1007/2023 aunque sólo se dedique a transporte y tratamiento y no a comercialización?
Sí. Aunque la normativa antifraude se dirige a sistemas de facturación, muchos de los procesos operativos de una empresa de residuos (albaranes, contratos, albaranes de traslado, facturación, registro documental) están integrados en su software de gestión. Si ese software no cumple los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad, existe un riesgo.
Q2. ¿Cuál es el plazo para que las empresas tengan sus sistemas adaptados al nuevo marco antifraude?
Los plazos de entrada en vigor según el sujeto pasivo son:
Q3. ¿Cómo se cuantifica el retorno de la inversión al cambiar o actualizar un sistema de gestión de residuos?
Se puede estimar mediante: reducción de costes operativos (por ejemplo transporte más eficiente, menos errores de registro), reducción de sanciones o riesgos (que pueden llegar a cientos de miles de euros en algunos casos), incremento de contratos o mejoras en la reputación, mejora en trazabilidad e informes que pueden abrir nuevas líneas de negocio (economía circular). En un escenario conservador, una reducción del 10 % de coste operativo en gestión de residuos puede suponer un impacto relevante en empresas cuyo margen ya es bajo.
Q4. ¿Qué debo exigir a mi proveedor de “software residuos” para que esté realmente preparado para el cambio?
Debe garantizar: cumplimiento de normativa de residuos (traslados, almacenamiento, trazabilidad), cumplimiento de normativa antifraude (integridad, inalterabilidad, registros, logs), actualizaciones normativas automáticas, integraciones con sistemas de la administración, movilidad en campo, analítica avanzada, soporte y servicio. Si el proveedor no puede demostrar estos aspectos, hay riesgo de que la solución se quede obsoleta.
Q5. ¿Cuál es el primer paso que mi empresa debe dar mañana mismo?
Reservar una reunión de 1-2 horas con el equipo directivo para realizar el diagnóstico rápido: aplicar las cinco preguntas clave del apartado 3, identificar brechas, estimar riesgos y decidir un roadmap básico (objetivos, presupuesto, plazos). Hacerlo mañana permitirá crear urgencia antes de que las normativas o costes se lo impongan.
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