LEY ANTIFRAUDE: CUANDO CAMBIAR TU SOFTWARE DE GESTIÓN

  • Actualizado: 29 octubre 2024
  • Publicado por primera vez: 10 octubre 2024

LEY ANTIFRAUDE: CUANDO CAMBIAR TU SOFTWARE DE GESTIÓN*
La Ley Antifraude y las demás normas de acompañamiento, tienen como objetivo facilitar las actuaciones tendentes a prevenir y luchar contra el fraude reforzando el control tributario por parte de la AEAT.

Como consecuencia de que estamos inmersos en una situación caracterizada por la digitalización de los procesos de gestión empresarial, las autoridades tributarias necesitan garantizar la adecuada utilización de los sistemas informáticos con la finalidad de que realicen el debido registro y control de las operaciones comerciales y la correcta emisión de facturas por parte de empresarios y profesionales


En este sentido, con el objetivo de no permitir la producción y tenencia de programas y sistemas informáticos que permitan la manipulación de los datos contables y de gestión, se establece:

  • la obligación de que los sistemas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables o de gestión empresarial se ajusten a ciertos requisitos que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
  • un régimen sancionador específico, derivado de la mera producción de estos sistemas o programas, o la tenencia de los mismos sin la adecuada certificación.

El alto importe de las multas, que se establece en el régimen sancionador, con relación a la falta de adaptación de los sistemas informáticos a las normas antifraude (y otras próximas a su entrada en vigor), nos hace pensar que es el momento idóneo para:

  • Adaptarse a los nuevos requerimientos legales antifraude, tanto las empresas o profesionales, como los fabricantes y comercializadores del software de gestión, ya que no existe una alternativa distinta.
  • Adaptarse a los nuevos requerimientos legales de la factura electrónica (Ley Crea y Crece) de inminente entrada en vigor. Cualquier decisión que se tome hoy en día, debía contemplar esta nueva obligación, para que se pueda considerar una decisión permanente e inteligente.
  • Aprovechar la oportunidad que suponen ambas la adaptaciones legales, para convertir tu sistema de gestión en un facilitador que te permita:
    • Mejorar tu productividad
    • Mejorar el control sobre tu negocio.
    • Eliminar problemas de gestión que se vienen padeciendo de forma repetitiva y periódica durante mucho tiempo. 

Se trataría, por tanto, de aprovechar el coste obligatorio que nos supondrán las adaptaciones legales del software de gestión, para conseguir un software con más y mejores funcionalidades que nos permita aumentar la productividad absorbiendo las inversiones realizadas, máxime en la situación actual en la que:

  • Es cada vez mas habitual que aparezcan nuevos requerimientos de control por parte de las administraciones publicas, como es el caso de la factura electrónica que próximamente entrará en vigor. Para ello, es bueno contar con un software moderno que se adapte a todos estos cambios con la tecnología actual.
  • Existen ayudas para digitalizar los procesos empresariales, como receta para poder competir en un mundo cada vez mas digital. Una de estas ayudas se contemplan en el programa llamado Kit Digital.

En este momento, en el que nos obligan a incurrir en nuevos costes adicionales para que Hacienda tenga un mayor control tributario sobre empresas y profesionales, es posible realizar inversiones en un software que nos permita alcanzar ahorros de gestión que permitan absorban dichos costes, e incluso nos permitan, mejorar la productividad de los procesos con las implicaciones positivas que esto conlleva.

A continuación vamos a ver algunas de estas oportunidades.

 

Equilibrar el coste de la adaptación legal antifraude con los beneficios de mejoras funcionales.

Antes de adaptarse a las nuevas obligaciones que supone un mandato legal, y que requiere incurrir en nuevos costes, debemos de analizar si existe alguna formula de inversión que revierta dichos costes en beneficios.

Se trata de analizar si existe un punto de equilibrio entre la inversión requerida y los resultados alcanzados según sea el caso. Para ello, vamos a identificar las distintas inversiones y los distintos beneficios que entendemos que se podrán alcanzar en la mayoría de los casos, separando la posibilidad de adaptación del software actual o incorporar un nuevo software de gestión.

 

Manteniendo el software actual:

Inversiones necesarias:

Planteadas para cumplir con la nueva normativa.

    • Desarrollo de las adaptación del SIF (sistema informatico de facturación) a los nuevos requerimientos de la normativa antifraude, conservando el software actual.
    • Desarrollo de las adaptación del SI (sistema de información) a los nuevos requerimientos de la normativa antifraude (registro de eventos, etc..), conservando el software actual.
    • Desarrollo de las adaptación del proceso de facturación a los requerimientos básicos de la normativa de la Factura Electrónica, conservando el software actual.

 

Beneficios previstos:
    • Con relación al proceso de facturación. Posible reducción del ciclo de ventas por la reducción de los tiempos de ejecución de las tareas implicados y el ahorro de algunos recursos (papel, sellos o timbre, …)

 

Cambiando el software de gestión:

Inversiones necesarias.

Planteadas para mejorar la eficiencia y productividad con el objetivo de mejorar resultados.

  • Adquisición de un software de gestión que te garantice:
    • Estar adaptado a la Ley Antifraude con relación a los procesos de facturación.
    • Estar adaptado a la Ley Antifraude con relación a todo lo indicado en la Ley General Tributaria distinto a los procesos de facturación, que aunque no estén desarrolladas por un reglamento, será cuestión de tiempo que se produzca dicho desarrollo.
    • Estar adaptado a la Ley Crea y Crece (factura electrónica).
    • Que cumpla con los requerimientos de tus procesos clave de negocio.
    • Que tenga utilidades transversales que aporten alto valor a tus procesos y tareas especificas. Entre estas utilidades es importante la capacidad de automatización de tareas a partir de herramientas BPM, etc..
  • El proveedor de servicios es importante que ofrezca los servicios añadidos como operador de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas. Esta posibilidad permite personalizar algunas necesidades que veremos luego.

 

Beneficios previstos:
    • Procesos de aprobación de facturas de compras y gastos.
    • Procesos de aprobación de gastos de personal.
    • Procesos de alerta por riesgos de clientes.
    • Etc…
    • Al igual que el caso anterior, con relación al proceso de facturación, posible reducción del ciclo de ventas por la reducción de los tiempos de ejecución de las tareas implicados y el ahorro de algunos recursos (papel, sellos o timbre, …)
    • Automatización de procesos con la finalidad reducir tiempos administrativos, mejorar el control, eliminar errores, y facilitar tareas. Entre las aplicaciones más comunes podemos citar:
    • Aumentar el control general de los procesos de negocio a través de herramientas transversales diseñadas a tal efecto. Las mas importantes son:
      • La conciliación bancaria a través de la carga automática de movimientos bancarios. Implantar un procedimiento de este tipo, nos permite detectar activos ficticios y pasivos ocultos.
      • La conciliación de la caja.
      • Cuadros de mando de indicadores clave del negocio.
      • Etc…

 

Como podemos ver, la cantidad de beneficios es mayor en el caso de la adquisición de un software nuevo de gestión, pero esta opción sólo es de interés cuándo:

  • La empresa disponga de un software “Open Source” o de “Código Abierto”, ya que como usuario del mismo tendría que emitir el certificado del programa (a través de la declaración jurada) garantizando los requerimientos de la Ley Antifraude, y esto supone un esfuerzo considerable.
  • La empresa disponga de un software del que no paga mantenimiento periódico a su proveedor. En este caso, a no ser que se restablezcan las relaciones con su proveedor para actualizar y software (en ocasiones en condiciones abusivas), también tendría la obligación de emitir la certificación del programa, lo que no suele ser una opción viable.
  • Otras razones habituales relacionadas con problemas de gestion son:
    • Existe la impresión de que se emplea más tiempo en tareas administrativas que en gestionar realmente el negocio.
    • Nos falta tiempo para cumplir con requerimientos mínimos de gestión.
    • Se producen muchos errores humanos y se aplican criterios personales que distan mucho de las directrices de la empresa.
    • No existe un control efectivo sobre el negocio.


Al final de lo que se trata es de poner en una balanza la inversión necesaria contra los beneficios previstos, de forma que podamos valorar si el resultado final es positivo o negativo. Lógicamente estamos considerando que nunca incurriremos en un supuesto sancionable por la AEAT, ya que por sus elevados importes, no debe ser una opción a contemplar.

La AEAT, ha mantenido que la Ley Antifraude es de obligado cumplimiento, pero cómo sólo se concreta cómo cumplirla para el caso de la facturación (a través de su Reglamento), sólo se nos podrá exigir y, por tanto, aplicar una sanción, en caso de incumplimiento de los requisitos del software de facturación y no en los demás casos por el momento. No obstante, se está trabando ya en la extension del desarrollo reglamentario a los demás procesos contemplados en la ley, por lo que se recomienda tenerlos presentes en la decisión final.

 

Cuál es la sanción tributaria con relación sistemas informáticos

La Ley Antifraude, a través de su modificación de la Ley General tributaria (artículo 201 bis de la Ley 58/2003) establece una infracción tributaria grave por fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión por parte de las personas o entidades que desarrollen actividades económicas que no cumplan las especificaciones exigidas por la normativa aplicable.

En concreto la Ley diferencia dos supuestos y determina las circunstancias para incurrir en infracción grave:

  • En el caso de fabricantes o distribuidores de programas informáticos, las circunstancias son:
    • Que permitan llevar distintas contabilidades
    • Que permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas.
    • Que permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas
    • Que permitan alterar transacciones ya registradas
    • Que no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de la AEAT
    • Que no se certifiquen, estando obligado a ello, los sistemas fabricados, producidos o comercializados.

En este caso, la sanción consiste en una multa de 150.000 €, por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas, y por cada tipo distinto de programa informático que sea objeto de la infracción. Solamente en el caso de que no se haya emitido el certificado, se sancionará con una multa de 1.000 €

 

  • En el caso de usuarios de programas informáticos,  las circunstancias son:
    • La tenencia de programas informáticos deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.
    • La tenencia de programas informaticos que no estén debidamente certificados.

En este caso la sanción consiste en una multa de 50.000 €, por la tenencia de programas que no estén debidamente certificados y por cada ejercicio.

Si aún no te has adaptado, todavía llegas a tiempo:

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