La minimización del inventario es un ejercicio fundamental para mejorar la rentabilidad de una empresa. Debe ser un ejercicio tomado con seriedad y reflexión. Hay que encontrar el equilibrio adecuado entre dos tendencias opuestas.
La primera, la de reducir el stock, con la evidente reducción de costes relativos al almacén (alquiler, energía, seguridad, etc.), al producto (obsolescencia, rotura, etc.), como a las operaciones que se realizan en el mismo (mano de obra, herramientas, etc.).
La segunda tendencia, es la de aumentarlo para asegurar el servicio al cliente (para poder reparar una maquinaria al disponer del repuesto adecuado inmediatamente) o la producción de nuestro producto, o simplemente para realizar una venta directa online.
Si después de este análisis concluimos que es necesario mantener una determinada cantidad de stock en el almacén, entonces debemos diseñar nuestros procesos para que la rotación de los materiales sea lo más alta posible y así el almacén sea lo más pequeño posible (menos referencias y menos cantidad), que permiten reducir el stock físico.
Una buena gestión de los almacenes mejora por tanto la eficiencia, productividad, servicio al cliente y reduce los costes operativos.
Los procesos de gestión de almacenes son aquellos que describen las tareas relacionadas con los movimientos de los materiales desde su entrada hasta su salida del almacén, incluyendo todos los movimientos internos.
De un modo general incluyen:
Para mejorar la eficiencia de las todas estos procesos existen los sistemas de gestión de almacenes (SGA) o en inglés, Warehouse Management Systems (WMS). Son aplicaciones informáticas para la gestión, tanto de almacenes, como de centros de distribución.
Los SGA son claves para garantizar una rotación de stock elevada. Una alta velocidad requiere de una precisión absoluta del sistema de información. Cualquier inexactitud tanto en los datos (número de la referencia, descripción, peso, etc.) como en las transacciones (el stock actual, las entradas y las salidas) conllevaría cierta improductividad. Ahí es donde un buen SGA es una ayuda inestimable.
Además, permiten la implementación de muchas mejoras. Algunos ejemplos son:
Los ERP disponen habitualmente de módulos de almacenes standard, pero algunos incluyen sistemas más avanzados como el SGA (como adición suplementaria o con el sistema de un partner recomendado), que nos ofrecerán todas las ventajas explicadas anteriormente.
Pero como los ERP automatizan e integran la información de todas las áreas de negocio de una empresa, ofrecen una serie de ventajas en relación a la gestión de almacenes adicionales, como son:
A la hora de valorar la gestión de almacenes que ofrece un ERP es necesario entrar más en profundidad. A continuación, unas ideas de qué preguntar y evaluar sobre un ERP en la parte relacionada con la gestión de almacenes.
La manera más sencilla de preguntar sobre la funcionalidad de un sistema es pensar en la situación actual y en los mayores problemas que tenemos. Es aconsejable siempre tener tres ángulos en mente: el operativo (permite hacer lo que necesito), el financiero (impacto en el coste) y de sistemas (robustez y soporte de la aplicación).
Para preguntar sobre la flexibilidad se debe pensar en las necesidades de futuro: potenciales clientes y planes de crecimiento. También es importante entender que la flexibilidad suele traer complejidad.
¿Nos permite el ERP flexibilizar nuestros procesos y herramientas en el futuro? ¿Es un sistema escalable?
La comunicación electrónica con los proveedores y distribuidores es indispensable. ¿Qué tipo de posibilidades ofrece el ERP?
En el caso de que dispongamos ya de un SGA debemos haber evaluado si deseamos mantenerlo. Puede ser la mejor opción en el caso de que hayamos realizado una inversión reciente o nos resuelva necesidades muy específicas a nuestro negocio. Si es así, ¿qué tipo de integración ofrece el SGA con el ERP? ¿Es una integración en tiempo real o en diferido? ¿Qué robustez ofrecen los interfaces? ¿Cómo se monitorizan los interfaces?
Una buena gestión de los almacenes puede mejorar la eficiencia, productividad, servicio al cliente y reducir los costes operativos.
Los procesos de gestión de almacenes son aquellos que describen las tareas relacionadas con los movimientos de los materiales desde su entrada hasta su salida del almacén.
Los SGA son sistemas informáticos específicamente diseñados para mejorar la gestión de los almacenes.
A la hora de valorar el SGA que ofrece un ERP debemos evaluar las mejoras que puede aportar en el ámbito funcional, la flexibilidad que proporcione y las facilidades de integración.
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