El nuevo entorno empresarial se caracteriza por fuertes turbulencias, tanto por la fácil accesibilidad a nuevos avances tecnológicos, como por los cambios en las pautas de comportamiento de los consumidores, y todo ello en el marco de internet, que se ha consolidado como el sistema de comunicación multidireccional más eficaz de la historia.
En este contexto, compartir información de forma ágil y en el momento oportuno es un factor crítico para competir, lo que supone una nueva necesidad de integración para los sistemas de información y gestión de las empresas. Precisamente, es la capacidad de integración de los sistemas ERP con otros softwares diferentes, lo que le va a permitir en gran medida su capacidad de gestionar eficazmente las necesidades de comunicación y relación de las empresa.
Vamos a analizar en este post, cómo la capacidad de integración de nuestro sistema de información y gestión con otros sistemas nos determinará en gran medida nuestra capacidad de competir en condiciones ágiles y seguras.
Concepto y Características de la Capacidad de Integración.
Cuando nos referimos a la capacidad de integración de un sistema de información y gestión (ERP), lo que queremos indicar son las posibilidades que tiene este sistema de conectar y compartir datos con otros sistemas.
Son precisamente estas posibilidades de integración las que permiten multiplicar las funcionalidades de un sistema de gestión sin que se merme la dedicación de recursos destinados al desarrollo y mantenimiento del “core” del sistema.
Las razones que nos obligan, o hacen deseable, la necesidad de integración con las funcionalidades de otros programas son muy variadas, pero las más habituales son:
- Cuando en el sistema de valor de la empresa existen agentes con gran poder en la capacidad de negociación, nos encontramos que tenemos que aceptar las condiciones que nos imponen para poder trabajar con ellos. Este es el caso habitual de ciertos proveedores o clientes que nos imponen la condición de una comunicación automática de los datos de los documentos entre a ambas empresas a través de algún formato estandar como es el sistema EDI (Electronic Data Interchange - Intercambio Electrónico de Datos ).
- Las administraciones públicas, en el marco de su proceso de digitalización integral, han obligado a aquellas empresas que quieran trabajar con estos entes públicos, a enviar las facturas a través de un portal de recepción de documentos llamado FACE.
- La Administración de Hacienda, en su lucha contra el fraude fiscal, ha desarrollado nuevas obligaciones fiscales sobre la gestión del IVA que exige, a las empresas que reúnan unos requisitos de tamaño y otros, presentar de forma telemática el libro registro de IVA, en lo que ha venido en llamarse Suministro Inmediato de Información (SII).
- Existen ciertas funcionalidades en el mercado, principalmente de comunicación, que se han extendido de forma exponencial y que hoy en día no se pueden excluir de ninguna gestión. Nos referimos principalmente al correo electrónico y a los sistemas de notificaciones (entre otros). La integración de estas funcionalidades en el sistema ERP no es una opción, es una necesidad, ya que no sólo es importante acceder a estas, sino que debe formar parte de todo el sistema de información, de forma que podamos desarrollar el conocimiento necesario para tomar decisiones que nos permitan mejorar los procesos.
- Existen otras funcionalidades incorporadas a otros programas de gestión específicos y especializados que complementan la gestión de los ERP. Nos estamos refiriendo a programas como son los BPM o Workflow (Business Process Management - Gestión de Procesos de Negocio), el CRM (Customer Relationship Management - Gestión de las relaciones con el cliente), el BI (Business Intelligence), etc... Las posibilidades de una integración eficaz de estos programas con los sistemas ERP termina siendo una necesidad prioritaria en todas las empresas que se desarrollan de una forma satisfactoria.
- Existen otras funcionalidades que tienen una dependencia mayor en función del sector en que se desarrolle la actividad. En este sentido existe también la necesidad de integrar balanzas de pesaje, relojes de fichajes, información de redes sociales, etc…
Lo que está claro, en base a los hechos de los últimos años, es que el desarrollo tecnológico y las necesidades de digitalización de las organizaciones, conlleva a una mayor necesidad de comunicación entre sistemas de gestión que apenas hace unos años, no se lo planteaban. Por este motivo, hoy en día, es crucial analizar la capacidad de integración de un sistema ERP que nos deberá dar soporte en nuestra gestión de los próximos años.
Capacidad de integración de un sistema ERP.
Cuando un sistema de gestión ERP no cubre todas las funcionalidades que necesita una empresa, es interesante que se integre con otros programas más especializados o también con otras bases de datos externas. Esta necesidad será menor en la medida de que el proveedor del sistema de gestión tenga en su porfolio de productos, un abanico amplio de todos estos productos de forma integrada. Por tanto, la primera indicación es conocer bien la propuesta de valor completa que tenga el proveedor de estos servicios, ya que puede ser una diferencia esencial en un futuro no muy lejano.
Tal y como se deduce de lo comentado anteriormente, cuando necesitamos integrar dos sistemas de gestión diferentes, lo podemos hacer a partir del desarrollo de software o a partir de las utilidades que tenga la base de datos sobre la que trabaje el programa. En el caso de que el software trabaje sobre un sistema de ficheros propios de la aplicación, sólo tendríamos la primera opción, por lo que limitaría nuestras posibilidades de integración. Por tanto, el primer requerimiento deseable de un programa de gestión es que almacene sus datos en una Base de Datos (No propietaria) y no en un sistema de ficheros propio.
La capacidad de integración de un sistema de gestión se puede definir en base a sus niveles de automatización y capacidad de proceso. En este sentido podríamos diferenciar:
- Integraciones a nivel del Programa:
- Nivel básico: Exportación e importación manual de datos.
- Nivel medio: Desarrollos específicos integrados de base en el sistema de gestión. Normalmente suele contemplar: el sistema EDI, SII, FACE, captación de relojes de fichajes, etc...
- Nivel avanzado: Integración a partir de un API (Application Programming Interface - Interfaz de Programación de Aplicaciones)
- Integraciones a nivel de la Base de Datos:
- Nivel básico: Exportación e importación manual de datos.
- Nivel avanzado: El uso de procedimientos almacenados, que son ejecutados directamente en el motor de bases de datos, de forma que posee acceso directo a los datos que necesita manipular y sólo necesita enviar sus resultados de regreso al usuario. También es eficaz el uso de “triggers”, que son empleados para implementar las REGLAS DE NEGOCIO (tipo especial de integridad) de una base de datos. Una Regla de Negocio es cualquier restricción, requerimiento, necesidad o actividad especial que debe ser verificada al momento de intentar modificar la información de una base de datos.
Conclusiones.
La capacidad de integración de un sistema ERP dependerá en gran medida de que contemple:
- Las posibilidades de integración de nivel medio y avanzado a través del desarrollo de programas.
- Las posibilidades de integración que ofrezca la base de datos a nivel avanzado.
Es importante recalcar, que no siempre es igual de eficaz integrar datos o procesos a partir del desarrollo de programas o a partir de las utilidades de la base de datos. Hay que estudiar cada caso en particular y evaluar el sistema a elegir.
En todo caso, el porfolio completo que ofrezca el proveedor de servicios, puede ser una herramientas clave para tomar una decisión en este sentido.
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