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La gestión por procesos de negocio o Business Process Management (BPM) es un conjunto de métodos, técnicas y herramientas que tiene como fin ayudar a manejar las crecientes complejidades en las organizaciones, eliminando ineficiencias, mediante el enfoque hacia una metodología de Mejora Continua del Proceso . BPM ayuda a los líderes de las organizaciones a alinear los procesos de negocio que se ejecutan en la compañía a sus objetivos estratégicos y las necesidades del consumidor.
BPM puede ayudar a aumentar la productividad identificando y reduciendo las ineficiencias de tu compañía. Un ejemplo claro de este incremento es Adidas, que adoptó tecnologías BPM para reducir el tiempo de retraso entre la realización de un pedido en la web por sus clientes y la recepción de las peticiones en su sistema. Esto llevó a que los pedidos se gestionasen más rápido y de manera más eficiente.
Las empresas exitosas deben ser receptivas. Deben ser capaces de reconocer las necesidades de los clientes y reaccionar rápidamente. Esta es otra área donde una estrategia BPM exitosa puede ser crucial. La forma en que vemos la gestión de procesos ha cambiado, ahora están cada vez más centrados en el cliente y menos centrados en la productividad. En lugar de preocuparnos por cómo mejorar los procesos para sacar un producto u ofrecer un servicio de manera más rápida, queremos mejorar los procesos para satisfacer mejor las necesidades de nuestros clientes.
Esto tiene un impacto directo en las métricas, como la satisfacción del cliente y la retención. Una buena solución de gestión por procesos de negocio nos permitirá anticiparnos a estas necesidades a ofreciéndonos indicadores de gestión.
Si no estamos al día, no podremos hacer frente a nuestros competidores y eso puede abocar a nuestra compañía al fracaso. Cuando nuestros procesos son repetitivos e ineficientes, producen pérdidas continuas de tiempo y dinero. Este tiempo dedicado a eliminar desperdicio, es tiempo que no utilizamos
para centrarnos en la investigación o el desarrollo, factores que nos permiten hacer frente a la competencia. Cuando los procesos son fiables y eficientes, nuestro negocio tendrá más recursos para dedicar al crecimiento, desarrollo e innovación.
Es importante que nuestra empresa tenga un plan estratégico claro sobre su funcionamiento. BPM puede ayudarnos a estandarizar los procesos de nuestra empresa. Cuando los procesos no están estandarizados, todo es más difícil y confuso. Una vez que los procesos se han estandarizado, se es mucho más fácil mejorarlos en el futuro.
Cuando tenemos procesos estandarizados, podemos comenzar a programar esos procesos para que se ejecuten en el momento en que sean necesarios. Los procesos de estandarización nos ayudan adelantarnos a los eventos de nuestro propio negocio.
Es crucial que todos los departamentos de nuestra compañía tengan un objetivo común. BPM ayuda a mejorar la colaboración entre departamentos, lo que brinda enormes beneficios a la empresa. Sin una correcta gestión de procesos de negocio, las diferentes áreas de negocio pueden desconocer por completo cómo interactúan los procesos en los que intervienen con otras áreas.
Esto sucede de dos maneras. Primero, durante la fase de mapeo y estandarización de procesos, las diferentes áreas de negocio deben comunicarse con el fin de identificar los procesos que realizan de manera conjunta, determinar dónde existen redundancias y compartir información y experiencias para mejorar el proceso. A continuación, se fomenta esta colaboración a medida que se siguen implementando las estrategias creadas a través de la gestión de procesos empresariales.
Los principales pasos para una correcta implementación de la gestión de procesos de negocio son:
Es necesario realizar pruebas operativas y recibir la aprobación de los usuarios. Sin su apoyo, el sistema nunca funcionará. Es recomendable documentar el nuevo sistema para que pueda usarse y desarrollarse en el futuro. Por último, proporcionaremos herramientas para el monitoreo automático o semiautomático de los KPI definidos en el primer paso.
Lo que no se puede medir, no se puede mejorar y entender qué beneficios puede ofrecer un sistema de gestión por procesos de negocio es el primer paso hacia una nueva etapa en la empresa, donde la optimización de procesos ahorrará costes, impulsará la productividad y la hará más competitiva.
Al completar todos los pasos principales descritos en este artículo, podremos lograr resultados sobresalientes en la implementación de un sistema BPM. No debemos olvidar que la parte más importante y a la vez más complicada de todo este proceso de implementación es el diseño y estructuración del proceso, ya que para poder completarla de forma efectiva vamos a tener que extraer información de todas las áreas de nuestra compañía.
Como dijo Eric Austvold, analista de la firma AMR Research, "La gestión por procesos de negocio es muy parecida a verter cemento líquido. Al verterlo es fluido y pueden hacerse cambios en él. Pero una vez que fragua, se convierte en hormigón y obliga a las compañías a adoptar formas específicas de hacer negocios”.