CÓMO ESTANDARIZAR PROCESOS UTILIZANDO UN SOFTWARE DE GESTIÓN (ERP)

Estandarizar procesos genera una ventaja competitiva para muchas organizaciones y es uno de los fundamentos de la mejora continua.

El mercado globalizado en el que nos movemos ha hecho cambiar la visión del mundo y de los negocios. 

En estos tiempos de competitividad extrema, en los que no existen distancias ni fronteras, las empresas deben flexibilizarse y encontrar nuevos mecanismos para afrontar las presiones, para innovar y para ser más eficientes. 

La implantación de estos estándares ayuda a las empresas a prever problemas y soluciones, a aclarar normas de actuación ante un reto concreto, a prever la necesaria adquisición de recursos como maquinaria, software, o recursos humanos, a detectar las principales habilidades de nuestros empleados y potenciarlas, a acelerar la curva de aprendizaje de los nuevos talentos que se incorporen a la organización, a limitar las responsabilidades en caso de fallos humanos, etc.

La ventaja más inmediata de la adopción del trabajo estandarizado es que el trabajo se vuelve predecible. Cuando se lleva a cabo la mejor manera de realizar una acción, es posible prever su resultado. A su vez, la previsibilidad hace que una tarea sea más fácil de manejar y reduce la presión a las personas. 

¿Qué beneficios nos aporta estandarizar procesos?

Recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación que se debe mantener para lograr unos resultados esperados. La estandarización de los procesos conlleva una serie de beneficios y ventajas para las organizaciones.

Entre estos beneficios destacan:

1. Mejora de la eficiencia y la efectividad: para poder competir en un mundo globalizado e interconectado es esencial minimizar los tiempos de resolución y el tiempo de respuesta ante un problema concreto. Estandarizar procesos es la mejor forma de preservar el conocimiento y la experiencia, y de medir el desempeño de cada puesto de trabajo y cada departamento. Esto provoca un aumento del potencial de la empresa para competir en el mercado, aumentando así nuestros ratios de eficiencia individual y de efectividad a nivel de empresa.
   
   
2. Proveen medios para minimizar y/o evitar los errores recurrentes: todas las empresas, independientemente de su tamaño, tienen algo en común, el valor de su equipo humano. La estandarización de procesos permite dibujar unas líneas claras de actuación válidas para cualquier miembro de la empresa, independientemente del lugar físico desde donde aporte su talento a la compañía y por lo tanto, permite liderar múltiples departamentos de recursos humanos cuyos fallos pueden suponer importantes pérdidas económicas para la empresa. 

El objetivo de crear e implementar una estrategia de estandarización no es otro que fortalecer la habilidad de la organización para agregar valor. 

Es fundamental que la mejora continua y la optimización de los procesos se conviertan en parte de la filosofía empresarial, y para conseguirlo has de apoyarte en una solución tecnológica como el sistema de gestión  (ERP) para que sea sostenible en el tiempo. 

¿Puede la implantación de un ERP ayudarme a estandarizar procesos?

En implantaciones de sistemas ERP, los procesos de la compañía son los protagonistas. Por ello, alinear su sistema a sus procesos es una parte fundamental del éxito de la implementación de un sistema ERP. 

Los ERPs permiten automatizar y estandarizar procesos como la contabilidad, el control y gestión de inventarios, el manejo de las cuentas por cobrar, etc. 

Al implantar un ERP en tu empresa es importante que tengas en cuenta los procesos de negocio que se llevan a cabo a lo largo de toda la organización. Estos procesos deben ser identificados claramente, para que al llevar a cabo la implementación de la nueva herramienta ésta aporte valor a tu negocio. De este modo contarás con una empresa más eficiente, efectiva, productiva y que brinda un servicio de calidad a sus clientes.  

Cuando una empresa decide implantar un ERP debe tener claros los procesos y estandarizarlos, y para conseguirlo se necesita previamente de una organización interna eficaz.

Los ERPs son sistemas de gestión empresarial que integran los distintos flujos de información, mejorando los procesos en las distintas áreas de la empresa como el área financiera, el área comercial, el área de Recursos Humanos, el de logística o el de producción. 

En esta fase de preparación se debe eliminar todos aquellos procesos que no aporten valor y que, por tanto, no serán implantados con el ERP. 

Estandarizar procesos de las principales áreas de la empresa mediante el sistema de información conseguirá que exista un mejor flujo de datos, se eviten los trabajos repetidos y se reduzcan los márgenes de error. 

¿Cómo se consigue estandarizar procesos con un ERP? 

Cuando se implanta un ERP, hay que saber en primer lugar que, un proyecto de ERP es un proyecto de negocio, después, es un proyecto tecnológico, y finalmente, un proyecto de recursos humanos. Se deben tener bien definidas las actividades que se llevan a cabo en las distintas áreas, apoyarte en la tecnología que te ayude a optimizarlos y, por último, capacitar, entrenar y motivar a los responsable de cada proceso dentro de la organización. Es importante que el equipo que participa en la implantación lo tenga presente. 

Cuando implantamos un ERP con el objetivo de estandarizar los procesos de nuestra empresa, debemos tener claro que no debemos renunciar a la innovación.

El hecho de establecer métodos que nos indiquen la forma en la que debemos trabajar no debe hacernos perder la capacidad de investigar nuevas fórmulas y modelos para mejorar esos procesos.

Estandarizar e innovar son conceptos que deben ir juntos, de hecho la estandarización debe ser un empuje hacia la innovación.

Los ERPs contribuyen a ordenar, estructurar y conciliar, por lo que si establecemos esa estandarización y obtenemos métricas para evaluar los resultados, el tiempo extra que obtendremos como resultado lo emplearemos en la mejora continua de dichos procesos.

Las empresas que trabajan con un ERP consiguen organizarse y estructurarse para garantizar que sus pedidos se sirvan en el tiempo indicado, que su fuerza comercial trabaje conociendo qué clientes son más rentables, qué descuentos pueden aplicar, o qué productos son los más demandados, por ejemplo. 

Al trabajar con un ERP obtienes la capacidad de visualizar el conjunto del negocio desde el prisma comercial, contable, financiero, etc.

Un ERP nos debe ayudar a estandarizar procesos, pero también a modificarlos si vemos que no son los adecuados o que el mercado tiene nuevas exigencias. Para ello, la flexibilidad es la clave. Para realizar las adaptaciones es necesario tener las ideas claras de lo que queremos conseguir.

Será necesario encontrar una solución ERP flexible que nos facilite la modificación significativa o sensible de cualquier proceso con agilidad y prontitud nos hará ser más competitivos.

Los ERPs nos aportan información, y como bien es sabido, la información es poder.

Así pues, las soluciones de gestión como los ERP nos permiten optimizar y estandarizar procesos para mejorar nuestra eficiencia y minimizar al máximo los errores.

La mejora continua debe convertirse en parte de la filosofía empresarial de manera sostenida en el tiempo.

Asegúrate de que toda la organización utiliza los procesos mejorados y anímalos a buscar nuevas mejoras en ellos, realizando de forma sistemática revisiones y evaluaciones de los mismos.

Y por último, en este punto ya tenemos claro que un ERP te ayuda a estandarizar procesos, pero no debemos olvidar que antes de implantar un ERP hacen falta estrategias y se necesitan datos que nos indiquen qué cambios son necesarios y en qué dirección deben producirse.

Equipo DATADEC