BPM - Workflow - Herramienta en Cloud para la gestión de procesos de negocio

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  MODELADO DE CUALQUIER PROCESO DE NEGOCIO de su organización que deba de ser normalizado y optimizado

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  EJECUCIÓN GUIADA Y COORDINADA DE PROCESOS que impliquen la participación de múltiples departamentos de la organización, notificando en todo momento a cada responsable la tarea a realizar

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  REPOSITORIO ÚNICO DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS asociados a cualquier proceso de negocio y que tengan que ser compartidos entre los participantes en dicho proceso

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  SEGUIMIENTO Y TRAZABILIDAD de cualquier proceso, para conocer el estado de su ejecución y recogiendo la evidencia de quién y cuando ha realizado cada tarea del proceso

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  INTEGRACIÓN CON APLICACIONES CORPORATIVAS del cliente, para activar el lanzamiento y ejecución de procesos desde cualquier aplicación de gestión de la compañía

Defina y ejecute cualquier proceso de su operativa interna

• Definición del diagrama de Tareas, dependiendo del proceso organizativo.
• Asociación de Formularios a cumplimentar en cada una de las tareas.
• Definición de responsabilidad de las tareas.
• Bifurcaciones automáticas en el flujo de proyecto en función de los datos del proyecto en curso.
• Definición de Avisos, y envío de mails de notificación.
• Definición de Tareas condicionales basadas en fórmulas o condiciones simples, de aceptación, revisión, rechazo y salto a otro punto de proceso
• Especificación de Validaciones
• Configuración de Fechas de Compromiso

Modele cualquier proceso por complejo que sea

• Posibilidad de encadenar procesos al detectar un evento en un proceso.
• Posibilidad de encadenar procesos bajo petición del usuario. (Por ejemplo, en un proceso de gestión de no conformidades se detectan acciones correctivas y preventas. Cada una de ellas se gestionará como un proceso encadenado/asociado a la no conformidad).
• Construcción de cartas, contratos, etc utilizando los datos del formulario y una plantilla RTF. Por ejemplo: contrato legal a enviar al cliente en base a las condiciones económicas pactadas en el formulario.
• Configuración de reglas de negocio en base a fórmulas.
• Configuración de emails con la maquetación específica según la línea de estilos de la organización y con la opción de enviar adjuntos.
• Llamadas a APIs para interacción con otras aplicaciones: interacciones con el módulo de gestión documental, interacciones con APIs ofrecidas por el ERP corporativo….

Planifique el lanzamiento de sus procesos

• Lanzamiento de eventos al cumplir una condición o al detectar un nuevo elemento. Ejemplos: al detectar efectos con fecha vencimiento diferente a la que correspondería según forma de pago del cliente, detección de nuevos impagados, al detectar un nuevo empleado contratado, etc.
• Programación de frecuencia por horas, días, semanas, meses, etc. Por ejemplo: procesos de reporte mensual, procesos de cierre del mes, etc.
• Ejecución de diferentes opciones al cumplir las condiciones especificadas: inicio de procesos, envío de emails, ejecución de procesos.

Cree cualquier formulario y asócielo a sus procesos

Creación de formularios a partir de plantillas : definidas en HTML basados en los formatos utilizados actualmente para respetar los formatos propios de la organización.

Configuración rápida y potente de los campos del formulario:

• Campos en función de Listas de Valores
• Campos basados en consulta de datos de BD
• Campos calculados basados en operaciones
• Validaciones de los valores introducidos
• Privacidad de consulta y edición a nivel de campo del formulario
• Campos Maestro Detalle

Consulte sus tareas pendientes de los procesos en los que participa

• Panel de consulta del estado de los proyectos (históricos, suspendidos,…) dependiendo de los permisos asociados al usuario
• Panel de consulta de las tareas pendientes para el usuario conectado
• Diferentes vistas de consulta de tareas en función de la privacidad del usuario:

- Mis Tareas

- Mis Proyectos

- Todos los Proyectos

• Columnas configurables por el usuario
• Organización de las columnas por códigos de colores en función del valor de los datos

Controle los documentos que intervengan en cualquier proceso y firme cualquier documento

• Posibilidad de mantener la información ligada a toda la vida del proyecto, para facilitar el mantenimiento y la consulta de la misma (Anexos a las tareas y procesos)
• Integración con MICROSOFT OFFICE (Word, Excel...)
• Inclusión de Notas
• Sistema de Control de Versionado de documentos

Firma certificada de documentos

• Firma de documentos con certificado digital a través de expert BPM para confirmar la identidad del usuario y firmar cualquier documento con validez legal.
• El certificado vincula al usuario de expert BPM con sus datos de verificación de firma y confirma su identidad personal.
• Este certificado permitirá identificarse de forma telemática y firmar o cifrar documentos electrónicos

VISOR DE PROYECTOS

Monitorice la trazabilidad de proyectos bajo su responsabilidad

• Consulta de formularios y anexos del proyecto, con control de versiones
• Trazabilidad del proyecto: informe de las tareas por las que ha pasado el proceso con fecha, hora y usuario que la ha cerrado y pantalla de seguimiento de procesos encadenados.
• Firmas:
  - Control de Firmas de aceptación de tareas
  - Informe de las personas que han firmado cada una de las tareas, con su firma digitalizada

• Diagrama de Tareas: diagrama PERT del proceso e informe de las distintas tareas de proyecto
• Mensajería relacionada con el proyecto

Genere automáticamente documentos ISO a partir de la información de sus procesos

• Definición de procesos de documentación con un API integrado
• Generación automática a partir de plantillas de toda la documentación del proceso indicada en la Norma ISO
• Gestión documental integrada en la aplicación:

- Control de versiones de Documentos

- Generación Automática de la Distribución de la Documentación

- Control de Distribuciones realizadas para un Documento

- Copias Controladas al aprobar nuevas versiones de documentación

GESTIÓN DE RECLAMACIONES DE CLIENTES

APROBACIÓN DE OFERTAS COMERCIALES

DISEÑO DE NUEVOS PRODUCTOS

SOLICITUD DE VACACIONES

APROBACIÓN DE FACTURAS DE COMPRAS

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  EFICIENCIA EN LA OPERATIVA INTERNA. La normalización a través de un BPM de los procesos críticos de la organización, garantizará que dichos procesos serán realizados siempre según lo establecido por la compañía, facilitará la coordinación y comunicación entre los distintos departamentos implicados, eliminará errores o ineficiencias, y facilitará las tareas de aprendizaje a aquellos que se incorporen a la organización.

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  PUNTO ÚNICO DE COMUNICACIÓN Y DE REPOSITORIO DE DATOS asociados a cada proceso. Cualquier cambio es comunicado a los distintos departamentos y redirige el proceso automáticamente al paso correspondiente.

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  MONITORIZACIÓN Y CONTROL TOTAL del estado de ejecución de cada proceso.

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  GUÍA A LOS USUARIOS en la ejecución de sus tareas asociadas a cualquier proceso de negocio

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  IMAGEN DE EXCELENCIA OPERATIVA, gracias a trabajar de una forma óptima y normalizada, que nos permitirá actuar de manera rápida y eficiente ante cualquier solicitud de gestión a atender de clientes, proveedores o del propio personal interno.