El mundo empresarial se moderniza en la búsqueda de diferentes sistemas de gestión. Gracias a ellos se sientan las bases para optimizar el funcionamiento de la empresa. Partiendo de esta premisa se puede conseguir una mejora sustancial en todos los niveles de la compañía. Dos de los sistemas más comunes son ERP y BPM, este último, especializado en automatizar los procesos de tipo transversal que complementan los del sistema tradicional de gestión.
Ambos sistemas están pensados para implementarse en la organización con el fin de conseguir una mejora sustancial en la productividad y reducir el número de errores. Esto no significa que lo hagan de la misma manera o que tengamos que optar entre uno u otro.
El proceso que sigue cada uno de ellos invita a conocerlos en profundidad para entender sus diferencias y poder conocer cuando nos puede interesar cada uno de ellos. Esta última opción puede ser la más óptima ya que permite contar con lo mejor de cada uno de ellos como veremos a lo largo del artículo.
El software ERP y los datos
omo ya hemos comentado en muchas ocasiones, Enterprise resource planning (ERP), es la palabra inglesa de la que parten estas siglas. Su traducción seria sistema de gestión empresarial, y como su propio nombre indica el objetivo de este software es gestionar los recursos de la empresa de una manera más eficiente.
Este tipo de programa se compone de diversos módulos que se adaptan a las necesidades de cada empresa en función del sector en el que operen. Los más comunes son ventas, compras, contabilidad, almacén, recursos humanos mantenimiento y fabricación.
Esta disgregación permite que cada empresa adquiera los que realmente necesita para el desarrollo de su actividad. Contar con módulos separados no implica que sean independientes, todos se encuentran conectados, y es la base del sistema un único repositorio en el que almacenar los datos.
Contar con esta única base de datos elimina las inconsistencias y las acciones duplicadas que provoca que cada departamento cuente con su propio sistema. Además, todos los datos se encuentran totalmente actualizados para poder tomar decisiones con una mayor rapidez y sobre elementos totalmente actualizados.
La interfaz de estos sistemas permite un acceso al total de los datos desde cualquier terminal conectada pudiendo filtrar la información en función de una autorización dada. La base angular de este sistema es la integración de todos los departamentos consiguiendo así un total acceso para poder obtener una visión global de la empresa.
Gracias a este sistema se eliminan las duplicidades e inconsistencias, se mantiene una única base de datos, se permite una visión global y se toman decisiones en base a unos datos totalmente actualizados. Todo ello conlleva una optimización y coordinación de los recursos de la empresa permitiendo a todos los elementos que conforman la organización ser mucho más eficientes a todos los niveles.
El software BPM y el workflow
Las siglas provienen de su terminología inglesa Business Process Management, en castellano significaría gestión de procesos de negocio. Este nombre no hace referencia solo a un sistema, su acepción proviene de una disciplina de la empresa.
Dicha disciplina busca la mejora de los procesos que se realizan en el interior de una organización. Este proceso se realiza mediante el análisis, la creación de estrategias de mejora, y la aplicación de técnicas que conviertan esos procesos en unos más funcionales y efectivos. Esta disciplina aplica a los procesos la categoría de recursos para sacarle el máximo rendimiento posible.
El software pensado para aplicar esta disciplina se encarga de organizar, automatizar y administrar todos los procesos que se dan en la compañía, adaptándose al diseño específico de cada empresa. Para poder aplicarlo es importante que dichos procesos ya estén diseñados, dado que el sistema los va a agilizar y mantenerlos controlados, de forma que va a asegurar el cumplimiento de los mismos. Por este motivo, muchas veces las empresas que se encuentran en un proceso de cambio se plantean invertir en un software BPM para facilitar dicho proceso.
El sistema aporta modelos de workflow también conocidos como flujos de trabajo que se pueden editar para adaptarlos a las características específicas de la empresa. Dentro de estas especificaciones se incluyen las normas a seguir que pueden ser más rígidas o flexibles en función de las necesidades. Además, algunos de estos softwares también son capaces de documentar los procesos diseñados.
Este tipo de software es de carácter transversal y, por tanto, contempla a todos los departamentos de la empresa. Además, suele integrarse con otras tecnologías muy utilizadas por sus propios usuarios, como son el correo electrónico, sistemas “sms”, agendas electrónicas, etc…
El encargado de controlar dicho proceso puede contar con una visión global de su evolución, los trabajadores que han participado en él, la parte que ha realizado cada uno y detectar los posibles fallos que se hayan podido producir.
Podemos entender que los sistemas BPM buscan transformar los procesos en recursos, analizándolos, estudiándolos y siguiéndolos como tales para conseguir una mayor eficiencia de los mismos.
El BPM complementa el ERP
En muchas ocasiones nos preguntamos cuál puede ser el sistema óptimo para nuestro negocio, pensamos en elegir entre ambos cuando podemos decidirnos por los dos.
En realidad, son muy diferentes, mientras que el sistema ERP gestiona la propuesta de valor de la empresa a través de su sistema de valor de forma automatizada, el BPM trata de mejorar cada uno de los procesos físicos de gestión que se deben ejecutar para garantizar los objetivos de gestión de la empresa. Por este motivo son dos herramientas complementarias.
Por norma general, el BPM se integra en un ERP que ya está en funcionamiento, esto permite que el primero pueda mejorar los procesos físicos que el ERP no contempla. Como hemos comentado, el BMP permite mejorar la eficiencia de procesos físicos de la organización, mientras que el ERP se encarga de la ejecución de los procesos automáticos de la cadena de valor de la empresa.
Además integrar ambos sistemas permite que la información necesaria para los distintos procesos se encuentre en un único lugar, lo que facilita muchas situaciones como son el acceso a la información, la calidad de la información, la capacidad de coordinación, mejora del control, etc… La base de esta integración reside en que cada uno de los softwares rellene los huecos del otro aportando lo mejor de cada uno al conjunto de la empresa.
Conclusiones
Una base de datos común acompañada de un organizador de procesos permite a la compañía contar con una gran eficiencia tanto en el uso de los recursos como en los procesos que realizan. Por lo tanto, el problema no suele consistir en elegir entre un ERP y un BPM, sino en analizar las necesidades críticas de la empresa y seleccionar la herramienta que mejor pueda ayudarte.
Lo habitual es que las empresas empiecen por adquirir un ERP, ya que constituye su sistema de información y gestión básico. Posteriormente, aquellas empresas que necesitan mejorar su organización y los flujos físicos de gestión, terminan adquiriendo un BPM. Lo importante es que los sistemas ERP y BPM se puedan integrar de forma eficaz, ya que, de lo contrario, no se disfrutará de toda la potencia de ambos sistemas.
Por último, nos gustaría señalar algunos de los motivos por las que algunas empresas han invertido en un BPM:
- Al regular el flujo físico de un procedimiento de gestión específico, es la empresa la que determina los criterios de flexibilidad, tiempos, etc.., que quieran alcanzar, lo que supone asegurar siempre el cumplimiento del procedimiento establecido de acuerdo a sus necesidades, no con la interpretación de cada usuario.
- Al ser una herramienta que gestiona los procesos de gestión físicos, supone una ayuda importante en los procesos de transformación y cambio de las empresas.
- Ayuda a detectar muchos problemas (mejoras) en el diseño o en la ejecución de los procedimientos de gestión, ya que supone un excelente apoyo en control de la ejecución de los procesos.
- Reduce mucho las pérdidas de tiempo como consecuencia de una baja eficiencia en la ejecución de los procedimientos, ya que el propio sistema BPM controla que esto no suceda con sistema de alerta, notificaciones, ayuda, etc…
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