Yo no sabía nada…
A mi nadie me dijo cómo había que hacerlo…
Esa parte no me corresponde a mi…
Yo no he recibido ningún mail…
¿Tenía que mandarlo yo?
Si has oído más de una vez alguna de estas frases dentro de tu organización, puede que tengas un problema de falta de comunicación en la empresa y que esto esté afectando a la productividad, al hecho de que tus costes no disminuyan y por ende, a que no aumenten tus beneficios.
La falta de comunicación en la empresa genera desinformación, y el hecho de trabajar desinformado provoca desconocimiento de dónde se producen los fallos o quiénes los generan, haciendo así que estallen los conflictos.
Si los mensajes no llegan a los receptores a tiempo o no se envían los suficientes mensajes, surgen los problemas y los malentendidos.
Una buena comunicación en el ámbito laboral es uno de los pilares fundamentales de la motivación y de la mejora de la productividad.
Un empleado que tiene la posibilidad de expresar sus opiniones se siente escuchado y por lo tanto, valorado.
Los empleados motivados sienten una mayor fidelización hacia la organización, y esta es una de las claves para retener a los mejores talentos y para optimizar la productividad.
A medida que la empresa es más grande, mayor es la importancia de la buena comunicación en la empresa para mantener a todos los empleados enfocados en los mismos objetivos.
¿A qué afecta la falta de comunicación en la empresa?
La falta de comunicación entre los empleados de los distintos departamentos es una realidad en todas las empresas, pero hay que conseguir evitarla.
El hecho de que los trabajadores no conozcan las labores de los demás departamentos provoca conflictos interdepartamentales ya que no entienden la urgencia de ciertas tareas de facturación, ni las consecuencias de no recibir los documentos necesarios para la facturación a tiempo.
Motivación
La falta de comunicación interna provoca resentimiento y frustración entre los trabajadores de una organización.
La comunicación fluída debe partir desde arriba. Debe existir un líder que articule de forma clara y concisa, que todo el mundo entienda, la visión y los objetivos que deben perseguir todos unidos. La falta de motivación daña las relaciones, el humor y por tanto, la productividad.
Si un empleado se siente identificado con la empresa y siente que su trabajo está reconocido, aumentará su productividad ya que aumentará su confianza en sí mismo y con ello su satisfacción profesional y personal.
Decía Steve Jobs, de quien nadie puede dudar de su liderazgo, que “si quieres contratar a gente maravillosa que quiera trabajar contigo, tienes que dejarlos tomar muchas decisiones y que prevalezcan las buenas ideas, de otro modo no querrán quedarse”
Si quieres conocer más acerca de la motivación y el trabajo en equipo, no dejes de leer nuestro post “Cómo una buena gestión de equipos aumenta tu productividad”.
Planificación
Cuando existe una mala comunicación interna se producen retrasos en la planificación de los proyectos, al tener que rehacer o repetir tareas o incluso rehacer la planificación entera.
La comunicación es vital para la gestión de proyectos y la planificación de toda la empresa.
Servicio al cliente
Tanto la comunicación interna entre empleados de la empresa como la comunicación externa afecta al nivel de satisfacción de tus clientes. Escuchar a tus clientes juega un papel muy importante en establecer la confianza y la cooperación entre tu empresa y los socios comerciales que confían en ti.
Para que las relaciones comerciales se lleven a cabo sin problemas, la comunicación en el servicio al cliente juega un papel crucial.
La comunicación en la empresa a nivel interno afecta a que los clientes detecten y perciban una calidad en el servicio que provoque satisfacción y ganas de colaboraciones futuras.
Cuando existe una buena comunicación en la empresa, todos los empleados trabajan por un objetivo común y eso se refleja en su relación con los clientes, creando así “cultura corporativa”.
Rendimiento
Cuando existe una mala comunicación, como consecuencia, se genera un bajo rendimiento laboral. El rendimiento se mide en productividad, y la falta de comunicación da lugar a pérdidas de tiempo esperando instrucciones o tiempo perdido al tener que rehacer el trabajo debido a la falta de entendimiento.
Los mensajes se envían por medio de correos electrónicos o mensajes de texto, y sin un control adecuado, pueden perderse o mal interpretarse debido a una mala redacción o bien por no dejarlo muy claro. 
Herramientas para conseguir mejorar la comunicación en la empresa
Un CRM es una herramienta que ayuda a mejorar la comunicación en la empresa, debido a que todo se registra en el mismo sistema al que pueden acceder todos los empleados.
Las llamadas de teléfono, las reuniones pendientes, la planificación de nuevas tareas o bien la inserción de los seguimientos y acciones realizadas se insertan en el CRM para que sean accesibles a todos los usuarios implicados en cada proyecto.
Además de esta herramienta de gestión, se necesitan mecanismos de alerta y avisos que ayuden a que esta comunicación sea más fluída y se eviten tareas repetitivas (como llamadas a un mismo cliente por parte de dos usuarios) o bien que se olviden tareas o citas importantes, así como recordar el envío de documentación necesaria para la facturación, por ejemplo.
Estos mecanismos deben controlar todos los procesos, regular las tareas y centralizar la información, y todo esto se puede hacer gracias a los flujos de trabajo o Workflow combinados con las tareas de gestión que utilice la empresa.
¿Para qué sirve un Workflow?
Un Workflow o flujo de trabajo es una estructura de tareas que determina qué acciones entran en una actividad o un proceso, en qué orden se llevarán a cabo y con qué condiciones.
Los workflows se utilizan para automatizar procesos. Utilizar flujos de trabajo te ayuda a despreocuparte al no tener que estar pendiente de las consecuencias que se producen al realizar varias tareas.
Es una manera de trabajar con muchos procesos a la vez, evitando los errores manuales y, por supuesto, ahorrando mucho tiempo y en consecuencia, disminuyendo costes.
Pero lo más importante es que los workflow te permitirán ofrecer una comunicación en la empresa más personalizada, evitando enviar información repetitiva u olvidando enviar aquella que es necesaria.
¿Qué debe tener un workflow?
Para definir un workflow es necesario establecer un desencadenante y una acción que se derive.
Así pues, un workflow efectivo debe constar de 3 pasos principales:
- Decide a quién incluir dentro del flujo de trabajo: ¿qué usuarios y qué contactos de tu base de datos entrarán en el proceso?
- Determina qué objetivo quieres conseguir: ¿Quieres mejorar la comunicación entre los distintos departamentos? ¿quieres evitar tareas repetitivas?
- Piensa y diseña cómo será el proceso y con qué secuencia se llevarán a cabo las tareas.
La combinación CRM + workflow te permitirá trabajar de una manera sencilla y rápida todas estas premisas.
La integración de workflows en los CRM hace que las posibilidades sean infinitas, ya que sólo se deben crear las secuencias de tareas y sus premisas, combinándolos con los contactos del CRM para poder gestionar todas las acciones posibles.
La falta de comunicación en la empresa es un problema con solución y la solución pasa por utilizar la tecnología con herramientas como los CRM y la gestión de procesos con workflows, que consiguen una integración adecuada de los usuarios involucrados en las actividades, evitando confusiones y retrasos.
Apóyate en las ventajas que te ofrece la tecnología y reduce los costes derivados de una mala comunicación interna en tu empresa!
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