Cuando nos enfrentamos a la selección de un programa integral de gestión (ERP) es habitual que veamos cosas que nos gusten mucho y otras que no tanto. El problema que se nos plantea es qué debemos hacer cuando nos ocurra esto.
Como sucede en otros contextos de la vida, no todo lo que nos gusta tiene el mismo valor, ni tampoco todo lo que nos disgusta. Este es el primer axioma del que tenemos que partir, y es que no todas las cosas tienen el mismo valor para el objetivo que pretenda cumplir una empresa y, por tanto, debemos diferenciar cuáles son los requerimientos críticos que deben condicionar la valoración de un software de gestión.
Una vez lo tengamos claro, es importante analizar la capacidad de adaptación (otros lo llaman capacidad de personalización, etc...) que tenga el software de gestión, sobre todo, con relación a los requerimientos críticos.
A continuación vamos a ver qué debemos entender por requerimiento crítico y cómo debemos analizar la capacidad de adaptación de un programa de gestión ERP.
En sentido amplio, y aplicado a nuestro caso, podemos decir que la capacidad de adaptación es la posibilidad que tiene un programa de gestión de cumplir unos determinados requerimientos que no se consideran ampliamente compartidos en el mercado, se consideran opcionales, o responden a singularidades de la propia empresa. Debemos decir, que si un ERP no cumple con los requerimientos ampliamente compartidos en el mercado, nos encontraríamos ante un software muy deficiente, y por tanto, se debería rechazar siempre.
De acuerdo con este concepto, lo primero que tenemos que abordar es a qué nos referimos cuando decimos “requerimientos”. Los requerimientos son características que debe cumplir un programa para que satisfaga las necesidades de gestión de una empresa. Es importante considerar que hay dos tipos de requerimientos:
La segunda cuestión que tenemos que abordar son las posibilidades de adaptación que se nos pueden plantear. Antes de entrar a abordar este punto, es importante poner de manifiesto que siempre va a ser más deseable elegir aquellas opciones que no impliquen desarrollar programas a medida, y nunca deberían afectar a la modificación de los programas principales (lo que se llama el “core” del programa). En este sentido es típica la frase de “en informática todo se puede hacer”, cuestión que es absolutamente falsa porque se omite el final de la frase: “con las garantías de un correcto funcionamiento”. En informática es difícil encontrar casos en los que el desarrollo o modificación de un programa funcione correctamente desde el principio, basta con contar la cantidad de actualizaciones de los sistemas operativos de Microsoft y Apple que estas compañías ponen a disposición de sus usuarios para corregir problemas, “esto es la realidad informática” que las mejores empresas tratan de minimizar pero que no se puede eliminar.
Dicho esto, vamos a analizar las distintas propuestas que nos podemos encontrar en el mercado para adaptar el software en cuestión a nuestras necesidades, ordenándolas de menor a mayor necesidad de desarrollo de programación a medida:
Teniendo en cuenta toda esta información, vamos a analizar cuál es la mejor forma de proceder cuando se nos presente el problema objeto de análisis.
En realidad cuando nos enfrentamos a valorar la capacidad de adaptación que tiene un programa de gestión con relación a otros, debemos tener presente 4 consideraciones:
Podemos concluir que cualquier modificación de un programa, no sólo tiene un alto riesgo sobre el correcto funcionamiento del mismo (requiere un sistema de validación efectivo y complejo), sino que también supone un riesgo importante sobre su mantenimiento futuro, tanto a nivel de coste como de futuros problemas de ejecución.
Por este motivo, no es aconsejable elegir este camino a no ser que el diseño y la arquitectura de programación que utiliza el proveedor estén preparadas para minimizar dichos riesgos.
Como he comentado anteriormente, debido a la dificultad de valorar este requisito, lo mejor es preguntar la opinión de otros clientes del proveedor.
Además, hay otra pista que puede resultar muy útil: “las empresas que no disponen de un diseño y arquitectura de programación adecuado, terminan teniendo unos altos costes de mantenimiento que tratan de transferir a sus clientes”, investiga si este es el caso o no.
En todo caso, ten en cuenta que la selección de un programa de gestión empresarial implica una relación a largo plazo con un proveedor tecnológico, cuyas prácticas y habilidades van a determinar tu satisfacción en el periodo de convivencia. No te cases con nadie si no estás muy seguro….
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