REQUERIMIENTOS CRÍTICOS DE UN SISTEMA ERP

Identificar los requerimientos críticos y diferenciadores de nuestro negocio será clave para que nuestro sistema ERP se implante con éxito y fortalecer así la ventaja competitiva a nuestra empresa.

Las empresas que quieren ser líderes en su mercado están en constante evolución para satisfacer las demandas de sus clientes, por lo que los requerimientos también cambian con el tiempo.

Vamos a ver en este artículos los requerimientos críticos que debe tener un ERP y cómo deben adaptarse al sector al que la empresa pertenezca.

Así, por poner un ejemplo, una gestión de artículos es un requerimiento que todo sistema ERP debe contemplar, pero dependiendo de cada sector la empresa necesitará una condiciones más o menos específicas. Es decir, en el caso de trabajar en el sector textil o el sector cerámico los artículos deberán tener múltiples propiedades, como las tallas y colores en el caso del sector textil o las calidades, tonos y calibres en el sector cerámico. Una empresa que fabrique válvulas o microchips no necesitará que su ERP contemple estas funcionalidades en la gestión de artículos, pero necesitará otras.

Conseguir tener un ERP adaptado a tu sector conseguirá hacer tu empresa más productiva.

Vamos a ver durante este artículo algunas de las funcionalidades principales de un sistema ERP y distinguiremos dentro de ellas cómo deben ser dependiendo del sector de la industria en la que se implante.

Analizaremos la gestión de artículos, la gestión de almacenes, la gestión de proyectos y las operaciones intracomunitarias.

Gestión de Artículos en un sistema ERP

Todo ERP lleva incorporada una gestión de artículos, productos o servicios. Probablemente todos los clasifiquen en familias y tipos de artículos, y además puedan conocer su precio y, en su caso, su stock en el almacén. Pero, ¿qué pasa con las características específicas de cada sector?

Vamos a ver las diferentes características que debe cumplir una gestión de artículos en un sistema ERP dependiendo del sector industrial al que pertenezca la empresa:

• Tipos de artículos: Se trata de clasificar los artículos en base a si son materias primas, productos semiterminados o productos terminados es esencial en empresas del sector de fabricación. Los procesos de producción se basan, en muchas ocasiones, en esta tipología de artículos para poderse ejecutar.
  
  
• Referencias de clientes y referencias de proveedor: todos los sistemas ERP clasifican los artículos con códigos únicos (referencias) que los identifican. En el sector de la distribución existen muchos clientes que solicitan sus pedidos con los artículos codificados con sus códigos. Estos casos se acentúan más cuando existen procesos de intercambio electrónico de datos (EDI) donde todo el proceso es automático y el ERP debe tener una clara identificación de los códigos de los clientes con los códigos del ERP para así identificar qué es exactamente lo que se solicita. En el caso de los proveedores pasa algo similar, y cuando se importan listas de precios de proveedor, estos datos vienen codificados con los códigos de esos proveedores, luego debe establecerse una relación en el ERP entre los códigos internos de los artículos y los que cada proveedor les pone.
  
  
• Números de serie: los números de serie identifican de forma única a artículos que pueden ser idénticos, pero hay que distinguir uno de otro. Por ejemplo, en el sector de empresas instaladoras, muchos componentes llevan número de serie.
  Un ERP que gestione números de serie debe poder ayudar a la empresa a trabajar con ellos sabiendo en todo momento qué número de serie está disponible, cuál se ha vendido, o cuál vuelve al almacén en el caso de las devoluciones.
  En sectores de distribución de componentes, móviles o portátiles tenemos el mismo caso.
  
  
• Números de Lote: para poder controlar la trazabilidad son necesarios los números de lote. Al igual que ocurre con los números de serie, los números de lote nos permiten conocer de dónde viene el artículo, dónde ha sido utilizado y a quién se le ha enviado. En empresas de alimentación, la gestión de los lotes en los artículos se encuentra tanto en las entradas como en las salidas de producción.
  
  
• Códigos de barras y RFID : Es habitual en empresas distribuidoras con lectores de códigos de barras en las cajas o bien para hacer una lectura ágil, durante y al finalizar la producción. Otra industria que necesita la gestión de códigos de barras son las empresas que necesitan gestionar la logística de sus envíos y recepciones.
  La tecnología RFID, identificación por radiofrecuencia es indispensable para la tecnología de la lectura láser de códigos de barras.
  
  
• Multipropiedad: como comentábamos al principio de este apartado, existen sectores que necesitan identificar sus artículos por una serie de propiedades que permitan conocer su stock o sus precios dependiendo de las mismas. En el caso de empresas del sector textil (tallas y colores) o el sector cerámico (calidades, tonos y calibres y formatos) estas propiedades son indispensables en un sistema ERP.
  
  
• Artículos homologados por proveedor: aquellas empresas que por sus estándares de calidad necesitan trabajar con productos homologados deben tener un sistema ERP que permita identificar la homologación de cada artículos por proveedor.
  
  
• Doble unidad: las empresas que manejan unidades de artículos distintas deben poder convertir estas unidades o bien tener una gestión de las mismas con esa doble unidad. Por poner un ejemplo, las empresas del sector cárnico necesitan conocer el stock tanto en unidades de registro origen  como en su equivalente en kilos reales. Esta situación se produce como consecuencia de que los productos cárnicos sufren una pérdida de peso a lo largo de su almacenamiento por la eliminación de agua.

Gestión de Almacenes en un sistema ERP

La actividad económica de una empresa puede requerir varios tipos de almacén que serán necesarios dependiendo del sector al que pertenezca la empresa que implanta su ERP. Así pues, en el caso de empresas del sector de fabricación (sector del mueble, pinturas, coches, etc.) necesitamos distinguir entre: almacén de materias primas, almacén de productos semi-elaborados o almacén de productos terminados.

• Multialmacenes, control de stock y traspasos entre ambos: cuando la empresa tiene distintos almacenes, se necesita tener un control del stock de cada uno de ellos. En empresas con distintas sedes, es importante organizar su gestión logística para conocer con detalle el stock en cada almacén y la posibilidad de realizar envíos desde varios almacenes o traspasar material de uno a otro.
  
  
• Almacenes inteligentes: un SGA (Sistema de Gestión Almacén) ayuda a organizar en tiempo real los flujos de productos dentro del almacén y gestiona el stock y el inventario de forma permanente. En empresas con un gran número de referencias se hace indispensable. En empresas distribuidoras con gran número de operaciones logísticas y operarios, un SGA guía a los usuarios en todas las operaciones a realizar. Las empresas distribuidoras on line venden una gran diversidad de productos, en pequeñas cantidades, y los distribuyen con rapidez, lo que obliga a sus proveedores a entregar el stock en plazos que en muchos casos no superan las 24 horas. En estos casos, un almacén inteligente es más que necesario.
  
  
• Almacenes seguros: las empresas que manejan sustancias peligrosas o que estén clasificadas de riesgo necesitan almacenar este material en ubicaciones separadas o incluso en almacenes distintos. En empresas de fabricación de pinturas se hace necesaria esta distinción.

Gestión de proyectos en un sistema ERP

En el caso de las empresas constructoras, de obras y de reformas, la planificación y organización de los proyectos son esenciales para el éxito, razón por la que se debe contar con un sistema ERP especializado, que permita llevar a cabo las etapas de los proyectos de una manera eficaz.

• Presupuestos: los presupuestos u ofertas que se realizan a los clientes son comunes en empresas de distintos sectores, pero no todos los tipos de presupuestos sirven para todos los sectores. Las empresas de sectores de construcción, obras o instaladoras necesitan una gestión de presupuestos específica por etapas que no tiene nada que ver con el presupuesto que se haría con una empresa distribuidora.
  
  
• Gestión de tareas con plazos y tiempos de ejecución: las empresas con gran cantidad de empleados involucrados en un proyecto determinado han de imputar las horas realizadas para saber qué coste se imputa a cada proyecto. Es importante en este tipo de proyectos conocer esta planificación previa para después compararla con la ejecución real.
  
  
• Posibilidad de realizar la facturación en base a lo que se suele llamar “estado de ejecución del proyecto”.
  
  
• Rentabilidad: las empresas que basan su negocio en proyectos necesitan conocer la rentabilidad de cada uno. Un sistema ERP debe permitir imputar todos los gastos y los costes que se producen a un proyecto determinado, y todos lo ingresos que se generan por el mismo.

Operaciones intracomunitarias en un sistema ERP

En empresas que operan con otras empresas de la unión europea, independientemente del sector industrial en el que trabajen, las operaciones deben registrarse de una forma específica según la ley. Un sistema ERP debe permitir registrar estas operaciones y además poder realizar los modelos que se presentan a la Administración.

1. Si recibimos prestaciones de servicios procedentes de profesionales o empresas de otros países fuera de la UE. En este caso, cualquier empresa que reciba estos servicios independientemente de su sector se ve obligada a realizar autofacturas.
2. Si adquirimos oro de inversión.
3. Si adquirimos chatarra o materiales de recuperación. Por lo que las empresas de sector de gestión de residuos tienen que atenerse a estas obligaciones.

Estos son ejemplos de algunos requerimientos que dependen del sector industrial en el que opere la empresa que desea implantar un sistema ERP y que serán distintos dependiendo de las necesidades de cada negocio.

Piensa en ellos cuando vayas a elegir un ERP y, sobre todo, busca un proveedor que te ayude a analizar estos requerimientos para tu negocio.

Si quieres conocer cómo se gestiona un Sistema de Gestión de Almacenes, SGA, no dejes de leer nuestros artículos relacionados:

• Cómo se trabaja en un almacén sin SGA frente a con SGA. Comparativa Parte 1 
• Cómo se trabaja en un almacén sin SGA frente a con SGA. Comparativa Parte 2
• Cómo se trabaja en un almacén sin SGA frente a con SGA. Comparativa Parte 3

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