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    29 Aug 2018

    CONSEJO 6 ANALIZA LA CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO

    Por: Paco Ramírez Fominaya, equipo DATADEC

     ANALIZA LA CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO

     

    Cuando nos enfrentamos a la selección de un programa integral de gestión (ERP) es habitual que veamos cosas que nos gusten mucho y otras que no tanto. El problema que se nos plantea es qué debemos hacer cuando nos ocurra esto.

    Como sucede en otros contextos de la vida, no todo lo que nos gusta tiene el mismo valor, ni tampoco todo lo que nos disgusta. Este es el primer axioma del que tenemos que partir, y es que no todas las cosas tienen el mismo valor para el objetivo que pretenda cumplir una empresa y, por tanto, debemos diferenciar cuáles son los requerimientos críticos que deben condicionar la valoración de un software de gestión.

    Una vez lo tengamos claro, es importante analizar la capacidad de adaptación (otros lo llaman capacidad de personalización, etc...) que tenga el software de gestión, sobre todo, con relación a los requerimientos críticos.

    A continuación vamos a ver qué debemos entender por requerimiento crítico y cómo debemos analizar la capacidad de adaptación de un programa de gestión ERP.  

    Qué es la capacidad de adaptación y tipos habituales.

    En sentido amplio, y aplicado a nuestro caso, podemos decir que la capacidad de adaptación es la posibilidad que tiene un programa de gestión de cumplir unos determinados requerimientos que no se consideran ampliamente compartidos en el mercado, se consideran opcionales, o responden a singularidades de la propia empresa. Debemos decir, que si un ERP no cumple con los requerimientos ampliamente compartidos en el mercado, nos encontraríamos ante un software muy deficiente, y por tanto, se debería rechazar siempre.

    De acuerdo con este concepto, lo primero que tenemos que abordar es a qué nos referimos cuando decimos “requerimientos”. Los requerimientos son características que debe cumplir un programa para que satisfaga las necesidades de gestión de una empresa. Es importante considerar que hay dos tipos de requerimientos:

    • Los requerimientos de tipo funcional. Estos hacen referencia al desarrollo de los procesos de gestión y al almacenamiento de datos, por lo que afectan directamente a la posibilidad de realizar correctamente los procesos de gestión tal y cómo estén diseñados.
    • Los requerimientos de usabilidad. Estos hacen referencia a la relación entre la ejecución del programa y el usuario. La usabilidad contempla lo intuitivo, productivo y sencillo que sean las pantallas de trabajo para el usuario y, por tanto, afecta al tiempo de formación inicial y a la productividad en la ejecución de su trabajo periódico.

    La segunda cuestión que tenemos que abordar son las posibilidades de adaptación que se nos pueden plantear. Antes de entrar a abordar este punto, es importante poner de manifiesto que siempre va a ser más deseable elegir aquellas opciones que no impliquen desarrollar programas a medida, y nunca deberían afectar a la modificación de los programas principales (lo que se llama el “core” del programa). En este sentido es típica la frase de “en informática todo se puede hacer”, cuestión que es absolutamente falsa porque se omite el final de la frase: “con las garantías de un correcto funcionamiento”. En informática es difícil encontrar casos en los que el desarrollo o modificación de un programa funcione correctamente desde el principio, basta con contar la cantidad de actualizaciones de los sistemas operativos de Microsoft y Apple que estas compañías ponen a disposición de sus usuarios para corregir problemas, “esto es la realidad informática” que las mejores empresas tratan de minimizar pero que no se puede eliminar.

     

    Si te interesa este tema, seguramente te podrá ser útil nuestro ebook sobre   "Los errores mas habituales al seleccionar un sistema de gestion ERP"

     

    Dicho esto, vamos a analizar las distintas propuestas que nos podemos encontrar en el mercado para adaptar el software en cuestión a nuestras necesidades, ordenándolas de menor a mayor necesidad de desarrollo de programación a medida:

    • Capacidad de parametrización del programa. Esta posibilidad, también llamada “preferencias”, supone la selección de opciones pre-programadas que se adapten a las necesidades de la empresa, sin necesidad de realizar ningún nuevo desarrollo a medida. La potencia de este sistema de adaptación se incrementa mucho cuando es capaz de trabajar por niveles, de forma que prevalezca la selección de opciones de los niveles de mayor detalle sobre los más generales, o los que trabajan a nivel de usuario sobre los que trabajan a nivel de empresa.

    • Modificaciones de vistas (pantallas de usuario) sin modificar ningún programa existente. La modificación de las vistas no supone un riesgo importante para el buen funcionamiento del programa, siempre y cuando dicha modificación sólo afecte al diseño de la misma. En el caso de que el objetivo sea contemplar nuevos datos o incrementar nuevas funcionalidades, es importante que su desarrollo no afecte a programas ya existentes, sino que sean de nueva creación. Todo esto va a depender mucho de la arquitectura de programación utilizada por el fabricante, pero esto es un tema reservado a especialistas informáticos, por lo que la forma más eficaz para valorar al proveedor de servicios es preguntar la opinión de otras empresas clientes suyas.

    • Desarrollo de módulos complementarios. Esta opción supone el desarrollo de nuevos programas para atender nuevos requerimientos que se puedan ejecutar de una forma independiente al resto del software pero de una forma integrada. De esta manera, no se modifica ningún programa existente pero se integra dentro de su conjunto. Esto es útil cuando se desarrollan nuevos procesos que pueden aislarse de los ya existentes, ya que es importante que se puedan ejecutar de forma independiente a los otros.  
    • Modificaciones de los programas existentes a partir de desarrollos a medida. Esta opción, a diferencia de los anteriores, implica la modificación de los programas actuales, de forma que supone un cambio significativo en su ejecución.

    Teniendo en cuenta toda esta información, vamos a analizar cuál es la mejor forma de proceder cuando se nos presente el problema objeto de análisis.

     

    ¿Cuándo el problema se resuelve con la adaptación del programa y cuándo no?

    En realidad cuando nos enfrentamos a valorar la capacidad de adaptación que tiene un programa de gestión con relación a otros, debemos tener presente 4 consideraciones:

    • Solo deberías plantearte este problema si el software que estás analizando te gusta mucho y sólo hay algunos requerimientos (en minoría) que no se cubren.
    • Debes de valorar si los requerimientos no cubiertos por el programa son críticos para los objetivos del proyecto, y si no existe alguna forma alternativa de resolverlos distinta a cambios del programa, como puede ser plantearse cambios en los procesos actuales de gestión, etc...
    • La capacidad de adaptación de un programa, entre diferentes soluciones, estriba en su capacidad de parametrización, ya que las demás formas de adaptación corresponden más a las habilidades del proveedor que al programa objeto de estudio.
    • Si la necesidad de adaptación de un programa de gestión no es posible con sus posibilidades de parametrización pre-programas, sólo optaría por aquellas otras que no impliquen una modificación de la programación existen y correspondan a requerimientos críticos, ya que de lo contrario, el riesgo de fracasar en la implantación del programa es alta (de acuerdo con diferentes estudios).

    Conclusiones. 

    Podemos concluir que cualquier modificación de un programa, no sólo tiene un alto riesgo sobre el correcto funcionamiento del mismo (requiere un sistema de validación efectivo y complejo), sino que también supone un riesgo importante sobre su mantenimiento futuro, tanto a nivel de coste como de futuros problemas de ejecución.

    Por este motivo, no es aconsejable elegir este camino a no ser que el diseño y la arquitectura de programación que utiliza el proveedor estén preparadas para minimizar dichos riesgos.

    Como he comentado anteriormente, debido a la dificultad de valorar este requisito, lo mejor es preguntar la opinión de otros clientes del proveedor.

    Además, hay otra pista que puede resultar muy útil: “las empresas que no disponen de un diseño y arquitectura de programación adecuado, terminan teniendo unos altos costes de mantenimiento que tratan de transferir a sus clientes”, investiga si este es el caso o no.   

    En todo caso, ten en cuenta que la selección de un programa de gestión empresarial implica una relación a largo plazo con un proveedor tecnológico, cuyas prácticas y habilidades van a determinar tu satisfacción en el periodo de convivencia. No te cases con nadie si no estás muy seguro….

     

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    Paco Ramírez Fominaya

    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

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