“Trabajar en equipo divide el trabajo y multiplica los resultados”.
Este dicho anónimo refuerza la idea de que el trabajo en equipo es fundamental para que una organización tenga éxito y sobreviva con el tiempo. Por eso, una buena gestión de equipos es clave para mejorar la productividad de todo el conjunto y la satisfacción de los miembros sea la adecuada.
Cualquier grupo de personas que trabajen juntas no es un equipo.
Un grupo se define como un grupo de personas que trabajan juntas pero no tienen por qué compartir un objetivo común.
Un equipo es también un grupo de personas que trabajan juntas que tienen habilidades y experiencias complementarias, que están comprometidos con una misma meta y unos objetivos comunes y que se consideran responsables de conseguirlos.
Gestionar equipos de trabajo no es una tarea fácil.
Lo primero que debe existir en una buena gestión de equipos es un líder que motive y lleve a todos los integrantes del grupo a un mismo objetivo común.
Cuando se realiza una gestión de equipos de trabajo existen documentos como las hojas de gastos, solicitudes de información, peticiones de vacaciones o registros de incidencias que han de ser gestionados.
Existen además procesos comunes del área de administración, ventas, compras, y recursos humanos, entre otros, que pueden ser automatizados mediante tecnología BPM (Business Process Management).
La gestión de todos estos trámites y documentos se ve facilitada con la automatización de los flujos de trabajo, que integra estos procesos y los hace más simples, ágiles y flexibles.
Las organizaciones pueden identificar oportunidades para integrar y automatizar los registros de los empleados proporcionando un acceso prácticamente inmediato a la información crítica a través de ubicaciones distribuidas.
Los flujos de trabajo están diseñados para mejorar la eficiencia de los equipos. Al trabajar con flujos de trabajo se piensa en tres pilares fundamentales:
La automatización de flujos de trabajo reducen el coste y el tiempo de gestión de las actividades de los integrantes de los equipos de trabajo. Además, aumenta el control de procesos y se encarga de acelerar el flujo de información.
Existen 5 razones por las cuales las automatización de flujos de trabajo ayudan a la gestión de equipos de trabajo.
El tiempo que invierten los componentes de los equipos en realizar tareas repetitivas es bastante tedioso. El hecho de automatizar este tipo de procesos hace que los empleados puedan concentrarse en tareas más importantes, mejorando de esta forma la productividad y reduciendo el tiempo empleado en tareas manuales.
La comunicación fluída entre los miembros de un equipo es parte fundamental de una buena gestión de equipos. Si se conocen los pasos dentro de cada flujo de trabajo, se optimizarán todos los procesos.
Toda la información que manejan los equipos de trabajo debe estar centralizada y accesible para todos los integrantes. La automatización permite la transacción de la documentación entre los involucrados, manteniéndolos conectados e informados durante todo el proceso.
La automatización de procesos permite mantener el control sobre los procesos gracias a las herramientas que permiten mejorar significativamente la planificación y la organización.
Al no realizarse trabajos manuales, la automatización reduce el riesgo del error humano.
Implantar un sistema de automatización de procesos conlleva una serie de ventajas que afectan a la productividad, la efectividad y la mejora continua.
Se reduce el error humano, ya que al tener cada uno sus tareas definidas, cada empleado se centra en su tarea mejorando así la productividad y la competitividad.
Veamos cuáles son esas principales ventajas:
La automatización de procesos no significa que la mano de obra de un empleado se cambie por un programa, sino que consigue facilitar y agilizar su trabajo.
En la buena gestión de equipos, los líderes de grandes empresas (y por qué no, también en las medianas y las pequeñas) se apoyan en esta tecnología para disminuir la gestión de incidentes y conseguir mayor eficiencia.
Ahora que conoces cómo incrementar la productividad con una buena gestión de equipos, estás a tiempo de ponerlo en marcha.
Si te ha interesado este POST te invitamos a que leas también:
y si quieres conocer una herramienta de ERP o de BPM: