CÓMO MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD EN TU EMPRESA

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La productividad es una medida económica que relaciona la cantidad de producto obtenido con la cantidad de recursos utilizados para su obtención, por parte de un sistema productivo con la calidad deseada. Por tanto, dicho con otras palabras y tratando de generalizar, relaciona los outputs obtenidos con los inputs empleados.

Este concepto es muy parecido al de eficiencia, que como la productividad, relaciona los outputs obtenidos con los inputs empleados, pero añade el requisito de que estos inputs deben ser los menos posibles.

Para nosotros no tiene demasiado sentido hablar de productividad sin considerar su eficiencia, por lo que siempre que nos refiramos a productividad estaremos hablado de productividad eficiente.

Dicho esto, vamos a ver cómo podemos mejorar la productividad en tu empresa para mejorar los resultados, que al fin y al cabo es lo que nos interesa a todos para asegurar su viabilidad.

Vamos a centrar las mejoras de la productividad (con eficiencia) en las siguientes líneas de actuación:

• Mejorar la motivación de los empleados.
• Modificación de procesos aprovechando el desarrollo tecnológico.
• Mejorando la propuesta de valor a tus clientes a través de una mayor diferenciación.

Como hemos comentado anteriormente, la productividad compara lo que sale (la propuesta de valor de la empresa) con lo que ha consumido para ello (recursos que ha invertido en la propuesta de valor), por tanto, el cálculo de la productividad en unidades monetarias nos permite poder actuar sobre la parte de los recursos invertidos (gastos) o sobre la base de los ingresos obtenidos por la venta.

En este sentido, las dos primeras actuaciones que proponemos se focalizan en la parte de los gastos de la cuenta de resultados, mientras que la tercera se focaliza principalmente sobre los ingresos. Por tanto, la mejora de los resultados gracias a la mejora de la productividad la alcanzaremos por una reducción de los recursos invertidos (gastos) o por una mejora del margen comercial como consecuencia de un incremento de los ingresos fruto de una propuesta de valor diferencial por parte de la empresa.

Vamos pues a analizar estas líneas de actuación.

La labor de los empleados en la mejora de la productividad.

La mejora de la productividad, desde el punto de vista de la mejora en el consumo de recursos, sólo es posible cambiando las formas de hacer las cosas. Estos cambios se pueden alentar desde dos estrategias muy diferentes:

• Desde la promoción de cambios estructurales, que normalmente suponen propuestas y decisiones que en la estructura jerárquica de la empresa irían desde arriba hacia abajo, y que suelen implicar cambios de envergadura.
  
  
• Desde la promoción de cambios operativos. En estos casos, los cambios se suelen promover por parte del personal en el ejercicio de su trabajo. Podemos decir que la iniciativa de este tipo de mejoras nace desde la base de la organización y se transmiten hacia arriba para su aprobación, y suelen suponer cambios pequeños, pero en operaciones muy repetitivas.

Son precisamente los cambios operativos en los que la motivación del personal tiene una gran influencia para el desarrollo y eficacia de las mejoras, aunque no es una condición suficiente, ya que también será necesario que los respectivos responsables valoren estas iniciativas y, para ello, el modelo de dirección y la cultura de empresa serán también importantes.

Hay que tener en cuenta que, en condiciones adecuadas, el número de mejoras que se pueden producir promovidas por los propios trabajadores superan en mucho el número de mejoras de tipo estructural, y aunque debemos reconocer que el impacto de estas últimas en la cuenta de resultados es alta, no hay que subvalorar la incidencia de los cambios operativos, porque su número de ocurrencias puede llegar a sumar una cifra igual o superior a las estructurales pero con un ROI mucho más alto, ya que las inversiones necesarias suelen ser muy bajas.

Por tanto podemos resumir:

De acuerdo con las características descritas, entendemos que son igual de importantes ambas estrategias para mejorar la productividad de una empresa, pero sin lugar a duda, la que hay que impulsar siempre de forma activa es la “promoción de cambios de tipo operativo” ya que su impacto en la cuenta de resultados puede ser muy relevante si el número de ocurrencias es alto, y todo ello con un bajo nivel de inversión, lo que hace que su impacto financiero sea siempre positivo a corto plazo.

Compartir esta conclusión, es asumir que la política de motivación del personal es un proceso crítico para alcanzar los resultados de mejora y, por tanto, se debe diseñar una gestión de los recursos humanos eficaz (recursos humanos…o, capital humano… o, gestión del talento…, o como se quiera llamar…). Para ello, hacer uso del módulo de recursos humanos, que tendrá tu sistema de gestión ERP, te podrá ser una herramienta de gran apoyo para gestionar los elementos principales para este fin como son:

• La política de selección del personal.
• Evaluación del desempeño
• Política retributiva
• Carrera profesional y plan formativo.
• Organización y portal del empleado.

Dependiendo del perfil del puesto de trabajo a analizar, cambia mucho la gestión y la efectividad de las distintas acciones que se pueden establecer para motivar a los trabajadores (o equipo de trabajadores), por lo que deberá diseñarse de forma específica a las necesidades de cada empresa.

La modificación de procesos en la mejora de la productividad.

Como hemos comentado anteriormente, no podemos mejorar la productividad sin promover cambios que reduzcan los recursos que empleamos para obtener algo (ya sea un producto, un servicio, etc…). Estos cambios suelen implicar siempre cambios en los procesos de gestión, con independencia a que vengan promovidos por una estrategia de cambios estructurales u operativos.

Actualmente, gracias al gran desarrollo tecnológico que hemos experimentados en las últimas décadas y a internet, se ha producido un proceso de digitalización que nos ha abierto la posibilidad de automatizar un gran número de tareas y actividades que hace apenas unos años no pensábamos que estarían a nuestro alcance. Normalmente, los procesos de automatización nos van a permitir mejorar el control de los recursos que utilizamos y en este sentido es más fácil poder mejorar la productividad.

En este post nos vamos a centrar en la mejora de la productividad a partir de la automatización de procesos de gestión (no productivos), ya que tenemos distintas herramientas (RPA, BPM, Workflow… ) y sus resultados se pueden ver en poco tiempo.

En este sentido, “la automatización robótica de procesos” (RPA) es un software que trata de crear trabajadores virtuales (robots de software) que interaccionan con las aplicaciones de gestión y su infraestructura para realizar las tareas que haría una persona.

La aplicación de este tipo de software tiene muchas ventajas que suponen mejorar mucho el rendimiento de los procesos como son:

• Mejora el tiempo de servicio. Al diseñar este tipo de automatismos es necesario estandarizar los procedimientos de gestión y se produce una reflexión que termina por mejorar los flujos y acciones a realizar (se eliminan desperdicios), con lo que se suelen reducir y, lo más importante, asegurar los tiempos de respuesta del proceso.
  
  
• Escalabilidad. Se adapta muy bien a las variaciones de la carga de trabajo y la única limitación en el volumen de trabajo es la capacidad de computación que tenga la empresa.
  
  
• Menos errores. Al reducir la intervención manual se reducen los errores personales.
  
  
• No para nunca. Al no estar sujeto a la ejecución de una persona, puede trabajar sin pausas 24 horas por 365 días al año.
  
  
• Son a medida. La implantación de estos softwares se tiene que parametrizar y diseñar de forma específica para cada empresa, lo que supone una alta adaptación a las necesidades del negocio. Esto supone una alta eficacia.
  
  
• Ahorro de costes. Como consecuencia de todo lo dicho, el RPA puede reducir los costes de procesamiento de forma significativa. En menos de 12 meses, la mayoría de las empresas pueden obtener una rentabilidad de la inversión positiva (ROI positivo).
  
  
• No intrusivo. Esta tecnologia no es de naturaleza intrusiva y saca partido a la infraestructura existente sin provocar interrupciones en los sistemas subyacentes, cuya sustitución sería muy compleja y costosa.

Dicho esto, la pregunta es ¿en qué procesos de gestión podemos aplicar este software?

Este tipo de software se puede aplicar en muchas áreas de la empresa, aunque siempre se aconseja acometer proyectos pequeños en el marco de una visión global. Podemos analizar las áreas potenciales de aplicación de esta tecnología siguiendo los modelos de McKinsey y Porter sobre la cadena de valor. En todo caso, es importante resaltar:

• Recursos humanos.
• Tareas administrativas relacionadas con:
  • Facturación.
  • Procesos de autorización de facturas (compras y ventas).
  • Gestión documental.
  • Comunicaciones internas y externas.
  • Etc…
• Gestión y control de gastos personales de los trabajadores.
• Política de seguridad del sistema de información
• Etc…

• Procesos específicos de la cadena logística en conexión con el software de gestión que utilice la empresa, relacionado con:
  • Gestión de alertas.
  • Gestión de comunicaciones internas y externas.
  • Gestión documental asociado a los procesos.
  • Procesos de autorización
  • Gestión de reclamaciones e incidencias.
  • Etc…
• Procesos específicos relacionados con la gestión comercial (gestión de pedidos, etc..)
• Procesos específicos relacionados con el servicio al cliente.
• Etc,,,

La propuesta de valor en la mejora de la productividad.

Por último, podemos mejorar la productividad medida en unidades monetarias si somos capaces de incrementar los ingresos de nuestra propuesta de valor manteniendo los recursos empleados.

Normalmente, cuando se piensa en la mejora de la productividad, se piensa en términos de la mejora de nuestros recursos (costes), pero también podemos actuar del lado de los ingresos. Es cierto que actuar por la parte de los ingresos es muy difícil porque la capacidad de la empresa de influir en el precio de venta es prácticamente nula, ya que es el mercado el que establece los precios (excepto en contados casos en los que no existe competencia).

La única forma que tiene la empresa de influir sobre los precios es haciendo ver a sus clientes (actuales o potenciales) que su propuesta de valor le aporta más que la de sus competidores. Los clientes sólo estarán dispuestos a pagar más por aquellas propuestas que perciban de mayor valor para satisfacer sus necesidades, lo que implica que perciban un valor diferencial.

Por este motivo nos gusta hablar siempre de propuesta de valor y no de producto o servicio, ya que una empresa cuando se produce una relación de intercambio de sus productos en el mercado añade una serie de elementos o características que influyen en el valor que percibe el cliente y, por tanto, este tiene en cuenta en su elección. Nos estamos refiriendo a cuestiones como plazos, lugar, tiempo de respuesta, tratamiento devoluciones, seguridad, etc…

Por tanto, sólo si eres capaz de ofrecer una propuesta de valor que sea percibida por tus clientes con un valor diferencial en el mercado podrás incrementar los precios mejorando tus márgenes.

Conclusión

En un escenario competitivo como el que vivimos, la mejora de la productividad no es una opción a considerar sino una necesidad para asegurar la viabilidad de nuestras empresas. Focalizar una parte importante de nuestros esfuerzos en este menester será necesario para mantener una rentabilidad satisfactoria.

Existen hoy en día distintas posibilidades para apoyar a las empresas a mejorar su productividad, pero el software de tipo ARP (la automatización robótica de procesos), BPM (modelado de procesos de negocio) o la gestión de workflows son muy eficaces para obtener resultados rápidos en menos tiempo.

Además, la automatización de los procesos mejora o asegura el servicio y reduce el número de errores, lo que mejora la consistencia y nuestra fiabilidad.

*Photo by Andreas Klassen on Unsplash

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