Bueno, pues deberías plantearte implementar en tu empresa un sistema BPM que te permita automatizar los procesos de cualquier organización con el objetivo de mejorar la productividad.
Concepto
Tanto para resolver los problemas anteriores como para optimizar los resultados de la compañía, los sistemas BPM (Business Process Management) ofrecen la posibilidad de automatizar los procesos de negocio (procesos operativos y gestionables), es decir, flujos de tareas coordinadas que se ejecutan en un tiempo determinado fundamentalmente para conseguir un resultado empresarial.
Un sistema de gestión de procesos (BPM) es la metodología encargada de articular tareas, herramientas y métodos a partir de una automatización tecnológica que integre los sistemas previamente existentes en la compañía con sus aplicaciones funcionales. Una vez integrado en un BPM, el usuario tiene acceso a la parte de monitorización, que le permitirá detectar qué procesos funcionan de una manera óptima y cuáles es recomendable mejorar. Además, un BPM proporciona las herramientas, la prioridad y la información necesaria para que el empleado invierta su tiempo de trabajo en las tareas que le corresponden de manera exclusiva evitando, por ejemplo, desviar su tiempo en temas administrativos.
Con un sistema BPM los activos más importantes de la empresa, “las personas”, pueden focalizar su trabajo en las gestiones encomendadas, recibiendo todo tipo de apoyo para su ejecución, facilitando y fortaleciendo su competencia.
Incluir un sistema de proceso de negocio (BPM) requiere la gestión de manera transversal de todas unidades funcionales que existan en la empresa, de principio a fin.
Este modelo de automatización permite alinear las estrategias empresariales con los procesos de negocio, de este modo nos aseguramos que todas las acciones vayan en la misma dirección y que exista coordinación y coherencia entre los objetivos y los procesos.
Con la implantación de un sistema BPM se consigue:
Para que estos beneficios sean factibles es necesario que exista una alineación de los diferentes procesos de trabajo con la estrategia empresarial. Uno de los objetivos estratégicos puede ser el de ser más competitivo, por lo que sea necesario reducir coste y acortar tiempos. Con un BPM podremos ver en qué porcentaje se están reduciendo y qué procesos han contribuido en mayor parte a esta minimización.
→ Una empresa se ha marcado como objetivo reducir el tiempo de resolución de incidencias de 3 días a 24 horas.
Con un BPM detectarán de manera inmediata qué puntos son los que generan retrasos y necesitan optimizarse, aunando esfuerzos y redirigiendo las tareas hasta poder llegar al objetivo. En un período de tres meses podrán conseguirlo si existe una coordinación e involucración real por parte de todos los activos que forman parte de proceso. Este descenso en el tiempo de resolución de incidencias a 24 horas puede implicar alrededor de un 50% de ahorro de costes, ya que al resolver de manera rápida el consumo de recursos invertidos son menores. En Conclusión:
Menos horas trabajadas + una satisfacción mayor del cliente + reducción tiempo de reacción de la empresa = Ahorro en costes
Además, de los beneficios indicados, existe uno que a nuestro juicio hace posible que existan los demás, y es precisamente que el propio sistema de proceso de negocio (BPM) nos asegura el cumplimiento de los procedimientos tal y como se hayan diseñado, sin menoscabo de la flexibilidad que la empresa pueda considerar necesaria de acuerdo a los cambios del entorno en que se encuentra. Por este motivo, este sistema facilita los procesos de cambio empresarial, ya que la capacidad de adaptación de la empresa no depende tanto de la voluntad de las personas como en el diseño eficaz de sus procedimientos.
Si has decidido implantar un sistema de gestión de negocios para tu empresa es necesario que tengas en cuenta cuáles son los timings y niveles de implantación existentes:
Una vez tengamos estos dos puntos claros podremos proceder a hacer una modelización de procesos de tu empresa en base a la siguiente metodología:
Dentro de los BPM existen los BPMS, que son suites en las que los BPM ofrecen diferentes productos desde una misma solución tecnológica. En función del nivel de implantación de tu empresa sentirás la necesidad de utilizar solo algunos o todos. Casi todos los fabricantes ofrecen una suite con todos los productos necesarios para resolver el ciclo completo de BPM.
En las BPMS vienen normalmente integradas las siguientes soluciones:
Por ejemplo, si queremos saber qué es lo que está pasando en la gestión por procesos tendremos que ir a los indicadores estratégicos que nos permitan alinear los indicadores del BPMS con los estratégicos. Así vemos como la estrategia influye en los procesos, y cómo los procesos se están comportando a la hora de complir con los objetivos o estrategia previamente definida.
La norma ISO 9001 establece que las empresas tienen que terminar los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad y su aplicación a través de la organización.
Para ello debe determinar:
Todos los puntos que se han enumerado se convierten, en la mayoría de las ocasiones, muy complicados de gestionarlos sin un programa de gestión adecuado. Por ello, con la implantación de un BPM una empresa puede gestionar y conocer si cumple con todos los requisitos gracias a la automatización de los procesos de negocio y al archivo documental histórico.
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Equipo DATADEC