Categorías del Blog

    Si deseas consultar un artículo de un tema o categoría concreta entra en: Categorías del BLOG DATADEC.

     

    Subscríbete a nuestro Blog

    Si te parecen interesantes los contenidos de nuestro Blog, puedes subscribirte gratuitamente y te enviaremos todas las novedades que publiquemos.

    ¿Te ha gustado? Puedes compartirlo en tu red social favorita. ¡Gracias! 


    También puedes agregar nuestro blog a tu Feed de RSS para mantenerte informado.

    27 Feb 2018

    CÓMO UN BPM MULTIPLICA LA PRODUCTIVIDAD DE TU EMPRESA

    bpm productividad

     

    ¿Tienes la sensación de que existen cuellos de botella en los procesos de tu empresa, cuya solución,  te permitiría  optimizar la rentabilidad?
    ¿Has intentado detectarlos pero no los encuentras? o, ¿los has detectado pero no sabes cómo solucionarlos?

     

    Bueno, pues deberías plantearte implementar en tu empresa un sistema BPM que te permita automatizar los procesos de cualquier organización con el objetivo de mejorar la productividad.

    Concepto

    Tanto para resolver los problemas anteriores como para optimizar los resultados de la compañía, los sistemas BPM (Business Process Management) ofrecen la posibilidad de automatizar los procesos de negocio (procesos operativos y gestionables), es decir, flujos de tareas coordinadas que se ejecutan en un tiempo determinado fundamentalmente para conseguir un resultado empresarial.

    Un sistema de gestión de procesos (BPM) es la metodología encargada de articular tareas, herramientas y métodos a partir de una automatización tecnológica que integre los sistemas previamente existentes en la compañía con sus aplicaciones funcionales. Una vez integrado en un BPM, el usuario tiene acceso a la parte de monitorización, que le permitirá detectar qué procesos funcionan de una manera óptima y cuáles es recomendable mejorar. Además, un BPM proporciona las herramientas, la prioridad y la información necesaria para que el empleado invierta su tiempo de trabajo en las tareas que le corresponden de manera exclusiva evitando, por ejemplo, desviar su tiempo en temas administrativos.

    Con un sistema BPM los activos más importantes de la empresa, “las personas”, pueden focalizar su trabajo en las gestiones encomendadas, recibiendo todo tipo de apoyo para su ejecución,  facilitando y fortaleciendo su competencia.

     

    Beneficios de implantar un BPM

    Incluir un sistema de proceso de negocio (BPM) requiere la gestión de manera transversal de todas unidades funcionales que existan en la empresa, de principio a fin.

    Este modelo de automatización permite alinear las estrategias empresariales con los procesos de negocio, de este modo nos aseguramos que todas las acciones vayan en la misma dirección y que exista coordinación y coherencia entre los objetivos y los procesos.

    Con la implantación de un sistema BPM se consigue:

    • Coordinación automatizada de las tareas de la organización con integración de datos que existan en el ERP, CRM.... El BPM es el motor que se encarga de poner en marcha el resto de las piezas. El BPM se encarga de la orquestación de procesos y de indicar a cada empleado, entre otras funcionalidades, la tarea que tiene que realizar, con qué prioridad y además proporcionará la información necesaria para poder resolver el objetivo marcado.
    • Ahorro de costes, puesto que se reduce el tiempo y la carga administrativa.
    • Potencia la competitividad en el mercado, agilizando tiempos de respuesta.
    • Control productividad
    • Optimización de procesos
    • Resolución de problemas

    Para que estos beneficios sean factibles es necesario que exista una alineación de los diferentes procesos de trabajo con la estrategia empresarial. Uno de los objetivos estratégicos puede ser el de ser más competitivo, por lo que sea necesario reducir coste y acortar tiempos. Con un BPM podremos ver en qué porcentaje se están reduciendo y qué procesos han contribuido en mayor parte a esta minimización.


    Caso práctico

    → Una empresa se ha marcado como objetivo reducir el tiempo de resolución de incidencias de 3 días a 24 horas.

    Con un BPM detectarán de manera inmediata qué puntos son los que generan retrasos y necesitan optimizarse, aunando esfuerzos y redirigiendo las tareas hasta poder llegar al objetivo. En un período de tres meses podrán conseguirlo si existe una coordinación e involucración real por parte de todos los activos que forman parte de proceso. Este descenso en el tiempo de resolución de incidencias a 24 horas puede implicar alrededor de un 50% de ahorro de costes, ya que al resolver de manera rápida el consumo de recursos invertidos son menores. En Conclusión:

    Menos horas trabajadas + una satisfacción mayor del cliente + reducción tiempo de reacción de la empresa = Ahorro en costes


    Además, de los beneficios indicados, existe uno que a nuestro juicio hace posible que existan los demás, y es precisamente que el propio sistema de proceso de negocio (BPM) nos asegura el cumplimiento de los procedimientos tal y como se hayan diseñado, sin menoscabo de la flexibilidad que la empresa pueda considerar necesaria de acuerdo a los cambios del entorno en que se encuentra. Por este motivo, este sistema facilita los procesos de cambio empresarial, ya que la capacidad de adaptación de la empresa no depende tanto de la voluntad de las personas como en el diseño eficaz de sus procedimientos.


    Cómo se implanta un BPM (Consejos)

    Si has decidido implantar un sistema de gestión de negocios para tu empresa es necesario que tengas en cuenta cuáles son los timings y niveles de implantación existentes:

    1. Definir la arquitectura empresarial: lo primero es dibujar tu mapa de procesos completo. De este modo se podrán tangibilizar todos los procesos que hay en la empresa y discernir, por ejemplo, entre cuáles son los importantes y cuáles son aquellos que requieren más atención.
    2. Nivel de compromiso: Una vez ya conoces todo tu mapa de procesos hay que decidir hasta qué nivel de automatización estás dispuesto a llegar y qué procesos. ¿Quieres automatizar todos los procesos? ¿Solo los de un departamento? Por ejemplo, si deseas realizar un cambio de dirección estratégica en la empresa podrás ver qué efectos tendrá esta decisión en el resto de los procesos vinculantes. Esta decisión es la primera que se debe tomar. Si vas a hacer una inmersión parcial es conveniente empezar por un proceso sencillo pero que aporte valor. Un proceso clave y sencillo pero que no sea crítico. De este modo, al ser una parte importante se podrá demostrar el valor que le otorga el BPM a la empresa.

    Una vez tengamos estos dos puntos claros podremos proceder a hacer una modelización de procesos de tu empresa en base a la siguiente metodología:

    • plan_implantacion.jpgVisión conceptual o estratégica: Tenemos que saber quién somos, qué queremos transmitir y dónde queremos llegar a largo plazo.
    • Modelo lógico (sin restricciones): Como base del punto anterior se configura un proceso de gestión de negocio que garantice tus objetivos.
    • Visión física (con restricciones): Una vez dibujado el escenario ideal es hora de superponer la perspectiva de máximos sobre el estado real de la empresa. Es decir, una vez has definido todo lo que quieres hacer y a donde quieres llegar, es necesario que seas consciente de dónde puedes llegar con los recursos que tienes, con tu realidad empresarial. Obtener información sobre lo que te va a costar, quién tiene que desempeñar cada tarea y si existen recursos disponibles en el presente o hay que añadirlos.

    Tecnología BPM y Oferta

    Dentro de los BPM existen los BPMS, que son suites en las que los BPM ofrecen diferentes productos desde una misma solución tecnológica. En función del nivel de implantación de tu empresa sentirás la necesidad de utilizar solo algunos o todos. Casi todos los fabricantes ofrecen una suite con todos los productos necesarios para resolver el ciclo completo de BPM.


    En las BPMS vienen normalmente integradas las siguientes soluciones:

    1. Business Process Analysis (BPA): Es la herramienta encargada de realizar análisis de procesos de negocio que permitirá extraer conclusiones sobre los procesos para poder optimizarlos y, en consecuencia, mejorar la productividad. La BPA permiten la modelización del proyecto, dando a conocer el estado y mapa de procesos. En este parte no se incluye la ejecución.
    2. Enterprise Services Bus (ESB): Este módulo se encarga de establecer los conectores de comunicación o adaptación en la empresa. El ESB es el encargado de resolver el problema de la integración del sistema.
    3. Business Activity Monitoring (BAM):  Permite que el área de negocio pueda conocer la situación de la actividad del área de su responsabilidad monitorizando las actividades (cargas de trabajo de los usuarios, tiempos de ejecución de las tareas, demoras, etc.).

    Por ejemplo, si queremos saber qué es lo que está pasando en la gestión por procesos tendremos que ir a los indicadores estratégicos que nos permitan alinear los indicadores del BPMS con los estratégicos. Así vemos como la estrategia influye en los procesos, y cómo los procesos se están comportando a la hora de complir con los objetivos o estrategia previamente definida.

     " Cómo ahorrar costes y mejorar procesos en las Empresas de Servicios "  [  Descárgate la Guía Gratuita ]   

     

    Aplicacion del BPM y los certificados ISO

    La norma ISO 9001 establece que las empresas tienen que terminar los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad y su aplicación a través de la organización.

    Para ello debe determinar:

    1. Entradas - salidas
      Deben estar identificadas tanto las entradas requeridas como las salidas esperadas, teniendo visibilidad y certeza sobre cuál va a ser la tranformación de valor y qué va a implicar (recursos, tiempos, factores…)

    2. Secuencia - interacción
      Aquí se establece quién y cuándo durante el workflow  interviene en el proceso y cuál es la secuencia ordenada de activación de los recursos

    3. Criterios - métodos
      Se determinan y aplican los criterios y métodos necesarios para asegurar que la operación es eficaz y está bajo control. En este punto se establece para cada una de las actividades el procedimiento requerido para transformar las entradas en salidas; especificando cómo se agrega valor en cada paso. Además, se deben determinar los elementos de medición y seguimiento que son  necesarios para establecer si se alcanzan los objetivos esperados.

    4. Asignación de responsables
      Es necesario conocer cuáles son los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos.

    5. Recursos necesarios
      Se define quién tiene la responsabilidad de que  las actividades se realicen tal y como están planificadas y se logren las salidas y los resultados esperados.

    6. Identificar riesgos y  oportunidades
      Es importante que para  prevenir inconvenientes y aprovechar las oportunidades se consideren los aspectos relevantes que puedan afectar al proceso; bien sean de tipo humano, tecnológico, económico…

    7. Evaluar
      Implantado el sistema y puesto en marcha es necesario que se estudie el impacto y los resultados que se están obteniendo. Hay que evaluar los procesos e implementar cambios necesarios para asegurar el logro de los resultados previstos. Para esto es necesario contar con indicadores operacionales o de gestión, así como de los instrumentos y herramientas de verificación y control. Integrando así los dispositivos de medición y ensayo, así como las herramientas de control estadístico.

    8. Mejorar
      Una de las máximas de la obtención de resultados y su medición es poder optimizar y mejorar lo que hemos conseguido hasta la fecha.

    Todos los puntos que se han enumerado se convierten, en la mayoría de las ocasiones, muy complicados de gestionarlos sin un programa de gestión adecuado. Por ello, con la implantación de un BPM una empresa puede gestionar y conocer si cumple con todos los requisitos gracias a la automatización de los procesos de negocio y al archivo documental histórico.

    Si te ha interesado este post, te invitamos a que leas:

    - UNA METODOLOGÍA DE TRABAJO EFICAZ REDUCE COSTES DE PERSONAL

    y si quieres conocer como es una solución BPM:

    - expertBPM

     Guía gratuita Rápida para las Empresas de Servicios

     

    Equipo DATADEC

    Temas relacionados:. Digitalizacion y Automatizacion

    5 Beneficios de usar un módulo contable de un ERP SAGE PARTNEWS PUBLICA UNA ENTREVISTA A VICENTE SERRANO CEO DE DATADEC