Aunque ya hemos hecho mención de este tema en otros artículos, queremos proponer un planteamiento complementario que consideramos que puede aportar valor al partir de un enfoque más completo, y que permita despertar el interés por mejorar el control de algunas actividades que nos permita reducir la inversión en estos activos.
Recordando el post sobre las necesidades operativas de fondos, las distintas posibilidades que teníamos para influir en el tamaño de las NOF eran principalmente:
En este post vamos a centrarnos únicamente en las actuaciones que hacen referencia a la inversión en las cuentas a cobrar, y en particular en la cuenta de clientes, de forma que vamos a analizar lo que podemos hacer para reducir la inversión en las cuentas a cobrar (clientes) con independencia al nivel de actividad de la empresa.
Por tanto, se trata de hacer un análisis de aquellas cuestiones que nos pueden ayudar a reducir el saldo de clientes con independencia del nivel de actividad que mantenga la empresa, por lo que dependerá de la eficacia que seamos capaces de conseguir en algunos de nuestros procesos.
A partir de este planteamiento, vamos a analizar con más detalle algunas acciones para entender cómo podemos influir sobre una parte de la inversión en capital circulante necesario para mantener el nivel de actividad. Para ello, trataremos de hacer un enfoque muy pragmático basado en la experiencia y en los resultados conseguidos, que son muy distintos según los tipos de empresas.
Por motivos de claridad y sencillez, nos vamos a centrar sólo en las cuentas a cobrar relacionadas con clientes. Dado que vamos a tratar sobre acciones que no tengan como causa el nivel de actividad de la empresa, la única forma que tenemos de influir en la inversión en clientes es:
Durante este epígrafe nos vamos a centrar en la primera de las causas apuntadas (modificar el periodo medio de cobro), y en este sentido, sería tremendamente teórico y faltante de realismo, proponer reducir el plazo de cobro pactado con clientes, ya que esta medida es muy difícil de aplicar con carácter general y depende en gran medida de las prácticas en el mercado y en la fuerza de negociación de la empresa. En todo caso, partimos de que las empresas tratan de ajustarse lo más posible a los plazos de cobro más pequeños que puedan acordar, por lo que no suelen ser acciones que sean posibles tomar para influir en las NOF.
En lo que sí es posible actuar, y con muy buenos resultados, es en:
Dada esta propuesta, el problema se centra en saber ¿cómo podemos reducir la diferencia negativa entre el periodo medio de cobro teórico y el real?
En este caso nos estamos refiriendo al periodo de tiempo que va desde el cálculo de la factura hasta su cobro, que como podemos comprobar en el siguiente cuadro, corresponde a la parte en el que la empresa pierde el control directo sobre proceso, ya que las tareas pendientes de completar corresponden principalmente al cliente.
Las actividades que podemos llevar a cabo en esta parte del proceso de ventas para tratar de evitar que se produzca un incremento del plazo de cobro real sobre el plazo de cobro pactado calculado en la factura se basan principalmente en:
A través de estos dos grandes tipo de acciones, que tiene un formato digital, podemos rastrear todo lo que haga el cliente, por lo que nos puede aportar información muy útil para tomar acciones eficaces. Para ello se utilizan herramientas de tipo BPM (workflow, incluidos en los sistemas ERP) que nos permiten automatizar cualquier acción, obteniendo resultados muy prometedores.
Dependiendo del tipo de empresa y sector, los resultados por aplicar un mayor control en esta parte del proceso suelen ser muy positivos, y suelen materializarse a corto plazo, por lo que este tipo de inversiones son muy agradecidas.
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