Para poder mejorar hay que medir y para poder medir necesitamos indicadores de gestión o KPI’s.
Veremos que los indicadores son magnitudes muy versátiles ya que sus valores pueden ayudarnos a detectar problemas que no se refieren únicamente a la magnitud que tratamos de medir con el KPI, tal y cómo ocurre por ejemplo con el índice de envíos no planificados (urgentes). Además, son imprescindibles para adaptar nuestros procesos a los objetivos generales de la empresa ya que nuestros logros, es decir la aproximación de nuestros resultados reales a esos objetivos marcados, estarán perfectamente alineados y serán medibles.
Existen multitud de fórmulas para calcular el mismo tipo de indicador, por ejemplo la rotación que puede medirse desde el punto de vista del coste o desde el punto de vista de las unidades físicas; el nivel de servicio puede calcularse como previsión esperada o en base a pedidos ya entregados. También existen multitud de fórmulas que calculan una infinidad de indicadores.
La finalidad de este post es tratar de explicar de la forma más sencilla posible la utilidad de algunos KPI’s que consideramos importantes y proponer una forma de cálculo muy fácil que resulte a la vez útil en la gestión logística (indicadores logísticos) centrándonos especialmente en la del almacén.
Para no hacerlo demasiado extenso veremos a continuación una breve descripción de la utilidad principal de algunos de ellos y, más abajo, expondremos en una tabla la denominación del KPI, una fórmula sencilla para calcularlo y un pequeño resumen de su utilidad para que el lector obtenga una mayor comprensión global de todos ellos.
Nombre |
Descripción |
Utilidad |
Rotación |
Rotación del producto = Uds. Salidas / stock medio |
Interviene en la estrategia de ubicación, de inventarios, de entradas y de picking. |
Clasificación ABC |
A, B, C, D (según rotación) |
Es una clasificación de las referencias igual que antes se utiliza para determinar la estrategia de ubicación, de inventarios, de entradas y de picking. |
Cobertura actual |
Stock actual / tasa salidas (tasa de salidas = Unidades salidas / días laborables período seleccionado) |
Duración del stock actual en días de stock para una demanda media en el período seleccionado. Ayuda a prevenir posibles faltas de material del que no tenemos cobertura. También puede calculase en base a las órdenes de producción en firme... |
Cobertura final |
Stock final / tasa salidas |
Días de demanda que quedarán cubiertos al final del período seleccionado con todas las operaciones terminadas. |
Stock medio |
Stock medio entre las fechas seleccionadas (en piezas y ud embalaje) |
Sirve para planificar la estrategia de ubicación, si hay que hacer huecos, si tengo suficientes comparándolo con el actual. |
Aviso de obsolescencia |
Si la cifra de “días desde la última salida” es igual o mayor a un valor configurable en días. |
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Productividad de picking |
Líneas de picking preparadas / por ud de tiempo |
Sirve para calcular la productividad del picking en general o por operario, máquina, etc. y también el nivel de servicio si lo combinamos con las incidencias reportadas. |
Disponible |
Stock actual – cantidad en listas o líneas de pedido |
Es el stock sobre el que no pesa ningún bloqueo, acción o restricción presente o futura. |
Roturas |
Líneas picking con rotura / total líneas picking x 100 |
Calcula en % el nº de veces que no hemos podido completar una línea de picking de una referencia en particular. |
Entregas a tiempo (%) |
Cantidad de entregas a tiempo / Cantidad de entregas totales x 100 |
% de entregas que hemos realizado justo a tiempo respecto a la totalidad de entregas realizadas. |
Entregas completas |
Entregas completas / Total entregas x 100 |
% de entregas que hemos realizado completas, es decir, sin faltas de existencias respecto a la totalidad de entregas realizadas. |
Nivel de servicio |
Entregas completas sin incidencias y en plazo / Total entregas x 100 |
% de entregas realizadas perfectas respecto al total de entregas. También cuenta la fecha de entrega, si no se entrega en plazo cuenta como incidencia. |
Envíos no planificados (urgentes) |
Cantidad de envíos urgentes / Cantidad de envíos totales x 100 |
% de envíos que se han realizado por la vía de urgencia respecto a la totalidad de envíos realizados. |
Envíos por pedidos |
Número total de envíos / Número total de pedidos |
Envíos realizados respecto al total de pedidos. Esta cifra normalmente debe ser superior o igual a uno ya que de lo contrario estaría indicando que algún pedido se ha quedado sin enviar. |
Normalmente todos los indicadores logísticos o KPI’s se calculan para un rango de fechas concreto ya que variarán bastante dependiendo del período temporal determinado que seleccionemos para su estudio.
Lo que sí que podemos afirmar es que sin el uso de indicadores de gestión estamos ciegos ante la marcha de las operaciones logísticas de nuestra empresa. No podemos determinar con precisión ni las acciones de mejora a emprender, ni el punto exacto en el que estamos. Los KPI’s son los que permiten la visión, la mejora y la retroalimentación del sistema. Esta última es la que impide el deterioro gracias a que podemos cotejar los indicadores de los resultados obtenidos con los iniciales y poder así valorar el índice de progreso de cualquier proyecto de mejora.
No es necesario ser un gran matemático para llegar a controlar la gestión a través de indicadores. Podemos realizar cálculos muy sencillos que nos ayuden eficazmente sin tener que recurrir a complejos modelos matemáticos y laberínticos algoritmos. Por ejemplo, una manera tremendamente sencilla de obtener una visión, referencia a referencia, del equilibrio en nuestro almacén entre entradas y salidas consiste sencillamente en dividir el total de unidades salidas entre el total de unidades entradas (Ejemplo: unidades vendidas/unidades recibidas) en un período seleccionado. Cuanto más se acerque esta cifra a la unidad significará que estamos más equilibrados, por debajo de uno, este cociente nos estará indicando que nuestras entradas superan a nuestras salidas y resultados superiores a la unidad indicarán justo lo contrario. Un indicador versátil que puede aplicarse a producción, almacén, compras, ciertas áreas que nos interese vigilar en este sentido, etc.
Los indicadores logísticos nos permiten demostrar de facto el grado de consecución de nuestros logros, algo determinante si hablamos de conseguir objetivos concretos que nos vienen marcados por la estrategia empresarial. Además, muestran la causa raíz de las variaciones producidas entre lo planificado y lo logrado en cualquier mejora, permitiendo emprender acciones correctoras enfocadas a una solución concreta y medible para que dicha mejora perdure en el tiempo y nos permita avanzar.
Los KPI’s son como unas gafas de visión nocturna que nos permiten ver dentro de la oscuridad de los procesos de la empresa, cuanto mejor los usemos, cuanto mejor graduadas estén nuestras gafas, obtendremos una visión más clara y a más distancia.