6 CONSEJOS PARA EVITAR ROTURAS DE STOCK

6 consejos para evitar rotura stocks *

A lo largo de toda la cadena de suministro, pequeños desajustes y variaciones de la previsión de la demanda con respecto a la demanda real crean un efecto de bola de nieve que empieza siendo pequeño pero que, si no se atiende y se regula, conforme el tiempo avanza, el desajuste se va transmitiendo de eslabón en eslabón por toda la cadena, creciendo y acaba por convertirse en un verdadero problema de inventario llamado: rotura de stock o exceso de inventario.

La insatisfacción del cliente por no recibir su pedido por la falta de unidades (rotura de stock), no es un problema que afecte exclusivamente al cliente: la cadena de producción, el almacén, el departamento de compras, la previsión comercial y desde luego el cliente externo pueden verse afectados con facilidad por este mal que en algunas empresas es incluso aceptado con resignación como modus operandi inevitable. WIP’s (work-in-progress) desabastecidos, producciones detenidas, lanzamiento de pedidos motivados por el pánico, retrasos en los procesos, despilfarros en almacén y en toda la cadena de suministro, pérdida de confianza, son algunos de los más inmediatos y en las más de las veces inesperados, efectos de la rotura de stock.

Para poder enfrentarnos a este problema, la mejor estrategia a seguir como casi siempre, consiste en prevenirlo. Debemos analizar primero cuáles son los riesgos que más habitualmente acaban en roturas, luego averiguar si nosotros estamos en una situación susceptible de favorecer que prospere alguno de ellos y finalmente poner medios para evitarlos antes de que se produzcan.

Riesgos que pueden provocar roturas de stock

Deterioros de las mercancías no detectados a tiempo: el daño se produce cuando el problema se descubre a la hora de expedir los productos. Por ejemplo, el provocado por una discreta gotera que descarga agua de forma repetitiva y constante en el centro de uno o varios palés provocando deterioros serios no apreciables desde el exterior hasta que el palé es seleccionado para su venta. También pueden ser masivos y que afecten a lotes completos de mercancía como por ejemplo la oxidación de bobinas metálicas por defectos en el aceitado o por malas condiciones de humedad.
Confusión del proveedor al servirnos una referencia por otra: error no detectado en nuestras instalaciones hasta ser demasiado tarde. Un ejemplo frecuente en entornos con poca implantación tecnológica suele ser la confusión entre piezas simétricas (derechas e izquierdas) que son diferentes, pero a la vista idénticas.
Nula planificación de los proveedores: la falta de información y control de su lead time provoca que realicemos pedidos de mercancías sin planificación alguna, es decir, sin calendario y sin tener en cuenta los tiempos de nuestros proveedores, su fiabilidad, sus calendarios de entregas, los artículos que suministran desde stock o bajo pedido, etc. Sin planificación del suministro, el ritmo de nuestras necesidades estará descompensado respecto al ritmo de adquisición lo que acabará provocando roturas de stock en uno o varios puntos de la cadena.
Previsión de las variaciones de la demanda deficiente o nula: un almacén reactivo, no es preventivo, por lo tanto, está abocado a asumir las consecuencias de la falta de acciones de anticipación que prevengan roturas.
Aumento inesperado de la demanda: un ejemplo claro puede ser este es el caso del artículo que inesperadamente se pone de moda de forma sorpresiva y cuya demanda supera ampliamente su disponibilidad en stock y la capacidad de producción del fabricante.
Datos de inventario erróneos: se rompe el stock por una mala información cuando se confía en que hay inventariadas ciertas unidades en stock y en realidad quedan menos o directamente ninguna.
Retrasos imprevistos de abastecimiento: por incidencias del transporte, fallos de fabricación o de calidad, etc. Cuando se producen en el caso de materias primas o componentes pueden llegar a detener la producción u obligar a replanificarla de urgencia.
Desconocer nuestros propios lead time, nuestros niveles de stock, nuestra capacidad productiva, etc.: vender lo que no tenemos disponible o comprometer plazos imposibles por desconocimiento de nuestros lead time causan efectos idénticos al de la rotura de stock.
No localizar existencias en el almacén aun estando en stock y disponibles: este es un error que provoca innumerables roturas en almacenes donde la tecnología no se utiliza adecuadamente o no existe.

Consejos para evitar roturas de stock

1.- Mantenimiento adecuado de equipos e instalaciones

Debemos asegurar la integridad de todas nuestras referencias evitando incidencias y por tanto roturas de stock por deterioros. Para ello es aconsejable crear un buen programa de mantenimiento de nuestras instalaciones y equipos.

2.- Debemos conocer nuestra situación actual

Para esto será imprescindible vigilar nuestros KPI’s como la rotación, el índice de cobertura o días de demanda que tenemos cubiertos con el stock actual; el punto de pedido que debe ser revisado de forma continua ya que es el que nos ayudará a decidir el momento justo en el que debemos tramitar nuestros pedidos de reposición; el stock de seguridad adecuado, necesario para satisfacer aumentos imprevistos en la demanda dándonos cierto margen de reacción y el stock mínimo que debe alertarnos de niveles de stock demasiado bajos con tiempo suficiente para su reposición.

También sería necesario conocer el porcentaje de pedidos no servidos o servidos parcialmente respecto al total de pedidos servidos completos, para tener una idea actual del índice de roturas real que manejamos.

En el caso de que no los tengamos establecidos un mínimo número de KPI’s deberemos implantar sistemas que nos permitan hacerlo.

3.- Controlar el ciclo de vida actual de cada producto

Saber el punto en el que se encuentra cada una de nuestras referencias, introducción en el mercado, crecimiento, madurez o declive, nos permitirá evaluar con objetividad los niveles de stock que debemos mantener para que éstos no caigan a niveles excesivamente bajos en épocas en las que la demanda de estos es previsible en base al momento en su ciclo de vida.

4.- Tecnología: MRP y SGA

Debemos contar con potentes herramientas que regulen los flujos logísticos de entrada y salida de nuestro almacén y que nos posibiliten establecer puntos de control que nos ayuden a mantener esos flujos estables.

Un MRP tiene en cuenta la planificación comercial, los inventarios, las ventas y producción, capacidades, previsiones de la demanda, etc. para garantizar el suministro de nuestra capacidad productiva adaptándola a su vez a la demanda real del mercado.

Gracias al sistema de gestión de almacenes SGA reducimos considerablemente el impacto que el fallo humano tiene en las roturas de stock, aumentamos la exactitud entre el inventario registrado y la realidad, podemos localizar de forma inmediata cualquier referencia en stock, podemos llevar una estrategia de inventario continuo independientemente de su complejidad y del nuestro número de referencias, llevar una gestión en tiempo real de datos, información, referencias y procesos, en definitiva podemos equiparnos con todo lo necesario para gestionar de forma óptima nuestro stock evitando roturas.

5.- Previsión de la demanda con márgenes de error adecuados

Si somos distribuidores es muy importante para la correcta gestión de las compras y ventas y si somos fabricantes será determinante para planificar la producción. La planificación de la demanda debe ser realista y eficaz y realizarse de forma que nos permita anticiparnos a sus variaciones con margen temporal suficiente como para tomar decisiones que eviten que nos quedemos sin stock suficiente para satisfacerla.

6.- Planificación de los proveedores

Para evitar roturas de stock es fundamental que trabajemos en la dirección adecuada: mejorar nuestras relaciones con los proveedores mejorando así su capacidad de suministro a nuestra empresa.

Debemos clasificar a nuestros proveedores atendiendo a una serie de factores que deberemos determinar en base a los objetivos que deseemos marcarles para asegurar nuestro abastecimiento. Normalmente plazos de entrega, calidad de sus referencias, gestión de la información y su capacidad de producción.

Empresa y proveedor no es que deban actuar como un tándem, es que van inevitablemente montados en el mismo tándem por lo tanto deben aunar esfuerzos para entablar una relación productiva que beneficie directamente a ambos y e indirectamente al cliente final.

Conclusiones

Respecto a la rotura de stock hemos tratado de exponer sin trabas ni filtros algunas de sus causas más habituales y mostrado algunas pinceladas de sus posibles soluciones. No satisfacer la demanda interna o externa, por falta de existencias en nuestros inventarios tiene multitud de consecuencias a todos los niveles a cuál menos deseable. No debemos permitir que un problema así llegue a convertirse en pérdida de ventas o pérdida del cliente que ante nuestra falta de respuesta probará la competencia y quizá le guste.

Una falta de respuesta que nunca queda indemne, es decir, que siempre tiene consecuencias que van desde sobrecostes por envíos urgentes para compensar las faltas de lo que no se envió en plazo (esto es muy frecuente en transacciones B2B) hasta llegar en el peor de los casos a ocasionar consecuencias más serias como la pérdida de confianza en la imagen de marca con impacto directo en deterioro de la propuesta de valor de la compañía. Esto hoy día tiene efectos devastadores sobre todo en ecommerce donde un cliente desconfiado es un cliente que nunca volverá a acudir a nosotros.

Terminar con las roturas de stock para librarnos de sus nefastas consecuencias, es posible y está a nuestro alcance. En la actualidad disponemos de multitud de posibilidades de prevención, basados en la gestión de información, de los flujos logísticos y de los proveedores, que podemos utilizar para defendernos de su principal causa: la incertidumbre. Podemos acabar con esta lacra de tremendas consecuencias incluso antes de que se produzca trazando estrategias basadas en tres conceptos fundamentales: planificación, previsión y tecnología.