INDICADORES LOGÍSTICOS IMPRESCINDIBLES PARA EL CONTROL

“Lo que no se define no se puede medir”

“Lo que no se mide no se puede mejorar”

“Lo que no se mejora se deteriora siempre”

Para poder mejorar hay que medir y para poder medir necesitamos indicadores de gestión o KPI’s.

Veremos que los indicadores son magnitudes muy versátiles ya que sus valores pueden ayudarnos a detectar problemas que no se refieren únicamente a la magnitud que tratamos de medir con el KPI, tal y cómo ocurre por ejemplo con el índice de envíos no planificados (urgentes). Además, son imprescindibles para adaptar nuestros procesos a los objetivos generales de la empresa ya que nuestros logros, es decir la aproximación de nuestros resultados reales a esos objetivos marcados, estarán perfectamente alineados y serán medibles.

Existen multitud de fórmulas para calcular el mismo tipo de indicador, por ejemplo la rotación que puede medirse desde el punto de vista del coste o desde el punto de vista de las unidades físicas; el nivel de servicio puede calcularse como previsión esperada o en base a pedidos ya entregados. También existen multitud de fórmulas que calculan una infinidad de indicadores.

La finalidad de este post es tratar de explicar de la forma más sencilla posible la utilidad de algunos KPI’s que consideramos importantes y proponer una forma de cálculo muy fácil que resulte a la vez útil en la gestión logística (indicadores logísticos) centrándonos especialmente en la del almacén.

Para no hacerlo demasiado extenso veremos a continuación una breve descripción de la utilidad principal de algunos de ellos y, más abajo, expondremos en una tabla la denominación del KPI, una fórmula sencilla para calcularlo y un pequeño resumen de su utilidad para que el lector obtenga una mayor comprensión global de todos ellos.

Indicadores logísticos básicos

• Rotación – la rotación es un indicativo fundamental ya que interviene en la toma de decisiones para establecer las estrategias de algunos de los procesos más importantes como adquisiciones, ubicaciónes, picking e inventario. Es interesante conocer que a mayor rotación es necesaria una menor inversión en inventario para un mismo nivel de actividad; menor inversión implica mayor liquidez y menores niveles de stock que conllevan una disminución de los gastos en mantenimiento de ese stock y sin embargo no repercute negativamente en el nivel de servicio. Es más, una rotación alta permite ofrecer artículos en mejores condiciones y pueden suponer incluso un aumento de las ventas.
  
  
• Clasificación ABC – Cuando hablamos del ABC como un indicador nos referimos a la posición que un articulo (familia o subfamilia) ocupa con relación al volumen de ventas (aunque puede ir referido a otra magnitud). Podemos calcular el ABC por rotación, rentabilidad, volumen de ventas, etc. Al ser una clasificación es aplicable para diversos fines, por ejemplo, podemos calcular un ABC de proveedores en base a su fiabilidad.
  
  
• Cobertura (actual y final) – Aunque las previsiones de la demanda sean precisas en determinadas ocasiones la gestión de las existencias necesita conocer cuántos días de demanda puede cubrir con el stock disponible. Esta demanda puede ser interna, es decir, la cobertura como ocurre con otros muchos indicadores puede calcularse en muchas áreas de actividad, no sólo en expedición. Por ejemplo, podemos utilizarla para prevenir faltas de materia prima ante órdenes de producción lanzadas en firme. Este indicador varía dependiendo del rango de fechas seleccionado para su cálculo.
  
  
• Aviso de obsolescencia – Extremadamente útil y sencillo de configurar ya que únicamente se necesita una comparación de días desde la última salida con un valor de días que nosotros podemos determinar en general para todo nuestro stock o para cada caso particular.
  
  
• Productividad de picking – Controla el número de líneas por unidad de tiempo y operario. Podemos usarlo también junto con el reporte de incidencias en la entrega o en el picking para calcular el nivel de servicio.
  
  
• Roturas – Se refiere a las líneas de picking que no pueden servirse por un motivo concreto que es la falta de existencias. Puede calcularse antes de que ocurra. Este indicador puede ser indicativo del nivel de servicio, pero en lugar de hacia el cliente (que también), hacia expediciones, por ejemplo.
  
  
• Envíos no planificados (urgentes) – Los indicadores normalmente son magnitudes muy versátiles, es decir, no sólo nos muestran una expresión numérica directa de una circunstancia concreta. Por ejemplo, este indicador, aparte de evidenciar la repercusión que los envíos urgentes tienen en nuestra entidad, también nos puede estar mostrando de forma indirecta problemas que quizá queden ocultos por la falta de cálculo de otros indicadores. Por ejemplo, un alto índice de envíos urgentes puede estar indicando demasiadas roturas de stock que a su vez provocan envíos urgentes a posteriori de las partes no enviadas en el pedido original.
  Ocurre algo similar con otro indicador; el porcentaje de envíos por pedidos.
  
  
• Nivel de servicio – El nivel de servicio en general sería la cantidad de entregas a tiempo y completas efectuadas sin incidencias. Aunque automáticamente pensamos en un índice de entregas de producto a cliente final, si lo necesitamos podemos calcularlo con relación a las entregas de almacén a la cadena de producción, es decir, podemos usar este indicador para medir niveles de servicio internos (cliente interno). Exactamente igual que con los indicadores de entregas a tiempo y completas por separado.

Conclusiones 

Normalmente todos los indicadores logísticos o KPI’s se calculan para un rango de fechas concreto ya que variarán bastante dependiendo del período temporal determinado que seleccionemos para su estudio.

Lo que sí que podemos afirmar es que sin el uso de indicadores de gestión estamos ciegos ante la marcha de las operaciones logísticas de nuestra empresa. No podemos determinar con precisión ni las acciones de mejora a emprender, ni el punto exacto en el que estamos. Los KPI’s son los que permiten la visión, la mejora y la retroalimentación del sistema. Esta última es la que impide el deterioro gracias a que podemos cotejar los indicadores de los resultados obtenidos con los iniciales y poder así valorar el índice de progreso de cualquier proyecto de mejora.

No es necesario ser un gran matemático para llegar a controlar la gestión a través de indicadores. Podemos realizar cálculos muy sencillos que nos ayuden eficazmente sin tener que recurrir a complejos modelos matemáticos y laberínticos algoritmos. Por ejemplo, una manera tremendamente sencilla de obtener una visión, referencia a referencia, del equilibrio en nuestro almacén entre entradas y salidas consiste sencillamente en dividir el total de unidades salidas entre el total de unidades entradas (Ejemplo: unidades vendidas/unidades recibidas) en un período seleccionado. Cuanto más se acerque esta cifra a la unidad significará que estamos más equilibrados, por debajo de uno, este cociente nos estará indicando que nuestras entradas superan a nuestras salidas y resultados superiores a la unidad indicarán justo lo contrario. Un indicador versátil que puede aplicarse a producción, almacén, compras, ciertas áreas que nos interese vigilar en este sentido, etc.

Los indicadores logísticos nos permiten demostrar de facto el grado de consecución de nuestros logros, algo determinante si hablamos de conseguir objetivos concretos que nos vienen marcados por la estrategia empresarial. Además, muestran la causa raíz de las variaciones producidas entre lo planificado y lo logrado en cualquier mejora, permitiendo emprender acciones correctoras enfocadas a una solución concreta y medible para que dicha mejora perdure en el tiempo y nos permita avanzar.

Los KPI’s son como unas gafas de visión nocturna que nos permiten ver dentro de la oscuridad de los procesos de la empresa, cuanto mejor los usemos, cuanto mejor graduadas estén nuestras gafas, obtendremos una visión más clara y a más distancia.

También te pueden interesar...