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Una de las prácticas más utilizadas en el control de inventarios consiste en establecer un número limitado de criterios de clasificación o categorías de productos, para después aplicar una política de control de inventarios diferente para cada una de esas categorías. La razón es que no todos los productos tienen la misma importancia para una empresa en lo que se refiere por ejemplo a ventas, margen de beneficios, etc. Esto permite aplicar políticas de gestión de stock diferentes a cada categoría, con el objetivo de reducir al máximo los niveles de inventario manteniendo un nivel de servicio óptimo. Es una forma de gestión más eficaz que aplicar una única política de gestión colectiva a todas las referencias por igual.
Por otro lado, es sabido que en lo referente a ventas, debemos tener en cuenta que los productos, tienen un ciclo de vida. El ciclo de vida comienza con la introducción del producto en el mercado. En este punto las ventas normalmente no alcanzan niveles elevados, sin embargo, en algún momento esos niveles de ventas despegan, para después nivelarse y finalmente declinar. Por lo tanto, en nuestro stock, no encontraremos uniformidad en lo que al ciclo de vida de productos se refiere, es decir, que nuestras referencias estarán en multitud de etapas de su ciclo de vida, cada una en el suyo y por tanto, cada una estará contribuyendo de forma no proporcional a las ventas y a los beneficios de la empresa. Dicho de otra manera, muy pocos artículos o referencias pueden estar contribuyendo en gran medida sobre el volumen de ventas o beneficios. Esta relación desproporcionada entre en porcentaje de productos en stock y el porcentaje de ventas o beneficios, es lo que se conoce como la clasificación ABC de los artículos.
La clasificación ABC
La clasificación ABC se basa en el principio 80/20 o ley de Pareto, aunque vaya por delante que rara vez se cumple exactamente al 20% y el 80%; este principio se basa en que, dada una familia o línea de productos, el 20% de las referencias de dicha familia o línea de producto aglutinará el 80% de las ventas.
Esta clasificación funciona como una especie de medidor de velocidad de los artículos siendo los clasificados como A los que se mueven rápido, los B los de velocidad media y los C los que se mueven más despacio. No existen normas precisas ni respecto al número de tramos o categorías en la clasificación (súper A, A, B, C, D, E…) ni respecto al tanto por ciento que asignar a cada tramo, ni siquiera al tratamiento que dar a cada categoría ya que en muchas ocasiones son los objetivos estratégicos de cada empresa los que marcan todos esos aspectos. Sin embargo, eso no significa que carezca de utilidad.
En un ejemplo sencillo para una compañía que disponga de múltiples puntos de distribución, dicha clasificación podría servirle para tomar decisiones estratégicas como que los productos clasificados como A (independientemente de los criterios utilizados para definir dicha categoría) tuvieran una distribución geográfica amplia utilizando múltiples almacenes para lograr una alta disponibilidad de existencias de estos mientras que los C, podrían concentrarse en un único almacén central.
Además la clasificación ABC no sólo se puede aplicar respecto a las ventas y a los beneficios. Desde el punto de vista de un Jefe de almacén puede ser igualmente interesante conocer la clasificación ABC respecto a la rotación de producto, ya que funciona exactamente igual. Claro, el ABC es una forma de clasificar nuestros artículos cuya utilidad va mucho más allá de la simple clasificación. En el campo de la intralogística, hoy en día resulta vital para lograr una gestión óptima de inventario y uno de los factores determinantes si deseamos introducir automatismos en nuestro almacén. Pensemos que no todos los automatismos son igual de eficaces para todas las categorías de producto disponibles en nuestro almacén ni tienen por qué mejorar su gestión si no elegimos el adecuado.
Desde el punto de vista del tratamiento logístico de producto, un uso muy recomendable de la clasificación ABC es el que puede darse dentro de las instalaciones del almacén donde la agrupación de los artículos en un número limitado de categorías repercute directa y beneficiosamente sobre la productividad, el nivel de servicio al cliente, la manutención de los artículos y su correcta conservación. Beneficios que pueden aprovecharse igualmente si se aplican en cualquier punto de venta. En general optimiza los recursos disponibles para nuestra gestión del stock ya que permite dar tratamientos logísticos diferentes a las diferentes categorías.
Veámoslo con un ejemplo real del que he modificado algunos detalles para salvaguardar la identidad de la empresa. Una pequeña empresa de distribución de material informático contaba con un amplio stock de más de 5000 referencias diferentes. Contaba a demás con un SGA en funcionamiento y un sistema de picking producto a operario. En dos zonas perfectamente diferenciadas se realizaba por separado el picking pedido a pedido y por otro lado el picking por oleadas. Lo sorprendente para mí, fue percatarme de que los operarios, esto se observaba a simple vista, se movían demasiado en una zona que resultaba demasiado amplia y en ocasiones repetían muchas veces el mismo trayecto, una y otra vez, daba la sensación de que andaban algo despistados cuando en realidad no lo estaban, ya que eran guiados por el SGA de ubicación en ubicación, a través de un terminal. De hecho, en una zona en la que se trabajaba en plataformas a varias alturas era muy evidente que en muchas ocasiones los operarios pasaban de la altura más baja a la más alta en demasiadas ocasiones.
A la pregunta de cuál era el criterio utilizado para la colocación de cada producto en las estanterías de picking la repuesta fue, distribución caótica. En alguna ocasión he escuchado equiparar el SGA de una empresa con un “sistema caótico” de gestión de stock. Bueno debo aclarar que la palabra “caótico” referido a la gestión de stocks asistidos por un SGA no significa en absoluto que dentro del almacén gobierne el caos. En lo que al caso expuesto se refiere, lo que el Jefe de almacén me quiso transmitir era sencillamente que, aunque habían implantado un SGA, los artículos seguían exactamente en el mismo lugar en el que residían antes de la implantación. De hecho, el SGA estaba así configurado manteniendo todo en el mismo sitio que hacía años, por la maldición del “siempre se ha hecho así”.
Una primera medida muy sencilla y en la que curiosamente todo el mundo estuvo de acuerdo pese al cambio que suponía fue, extraer una clasificación ABC por rotación del propio SGA. Evidentemente el software calculaba el ABC, pero hasta el momento nadie le había sacado utilidad alguna. Poco a poco, fuimos colocando en las zonas más accesibles, esto es, en las estanterías de picking de los pasillos de la plataforma de menor altura, los productos de mayor rotación y los de menor rotación progresivamente en plataformas de mayor altura. De esta manera gracias a la nueva distribución por ABC, en apenas un pasillo y medio, un operario realizaba en la mitad de tiempo el doble de líneas de picking, que antes. La reducción de horas extra fue considerable y aumentó el nivel de servicio al cliente; pedidos servidos completos y a tiempo. Estos beneficios repercutieron, también positivamente, a muchos otros procesos de almacén por ejemplo el de reposición de producto o inventario.
Espero que este post pueda contribuir a arrojar algo de luz sobre la utilidad y beneficios de conocer qué es y cómo afecta a la gestión de stocks un ABC y recuerde: un SGA calcula un ABC, conocerlo y saber sacarle provecho es una misión para el gestor de stocks.
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