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En ocasiones convivimos con problemas de gestión que se han consolidado como situaciones habituales, hasta el punto de que han conseguido no ser considerados como problemas sino como condiciones normales asociadas a un proceso determinado de gestión.
Cuando un problema se genera, a partir de la gestión interna de cualquier proceso empresarial, no sólo debemos resolverlo el momento que se manifieste, sino que debemos tratar de evitar que se vuelva a repetir, o por lo menos, evitar que se produzca con la frecuencia y virulencia con lo que nos tiene acostumbrados.
Para ello disponemos de sistemas informáticos de gestión, cuya representación más importante son los sistemas ERP de gestión integral, que nos deben facilitar una solución eficiente a cada problema.
Si lo pensamos bien, sólo existen 2 causas para que los problemas se enquisten y normalicen en una empresa:
Cuando nos referimos a problemas, no nos referimos a problemas derivados de la capacidad competitiva de la empresa (de su capacidad de diseñar estrategias eficaces), sino a problemas relevantes que pueden afectar a la viabilidad de la empresa por causas asociadas a su sistema organizativo y que revierte en su capacidad de gestión interna. En este sentido nos referimos a:
No es la intención de este artículo analizar los problemas derivados del diseño funcional que requieran cada una de estas áreas, sino sólo analizar los problemas que se generen en su gestión. Con estos 4 grupos de problemas tratamos de poner el énfasis en evitar 4 situaciones que podrían afectar seriamente a la viabilidad organizativa de la empresa y, por tanto, a su desaparición. Consideramos que un sistema de gestión ERP adecuado a la empresa debe ser el principal apoyo para resolver dichos problemas, por lo que su persistencia nos plantea la pregunta:
Vamos a desarrollarlos con más detalle a continuación.
Como hemos comentado anteriormente, de nada sirve vender mucho si la empresa no es capaz de formalizar las ventas realizadas en un factura en un tiempo razonable. Este es un proceso previo y es una condición necesaria para proceder al cobro de las facturas (en un 99,9% de los casos).
Aunque parezca mentira, existen grandes empresas que han sufrido, o incluso que vienen sufriendo este problema, como es el caso de Endesa, que después de más de 6 meses no ha conseguido facturar el consumo eléctrico a mas de 150.000 hogares. Por desgracia este no es el único ni el último caso que se producirá, y lo que termina siendo extraño es que la gente se pregunte ¿cómo es posible que haya pasado esto?
El problema es que cuando pensamos en procesos críticos de gestión no solemos tener presente el proceso de facturación, ya que pensamos que no suele revestir complejidad. Para no correr riesgos en este sentido, es importante que nos aseguremos que nuestro sistema de gestión responderá bien a una serie de situaciones que pueden condicionar el proceso a futuro. Nos referimos a aquellos procesos relacionados con facturación que estén afectados por las siguientes circunstancias:
Es importante tener la seguridad de que estas situaciones no tendrán un efecto negativo en el proceso de facturación, ya que de lo contrario, la falta de cobros procedentes de la actividad principal de la empresa puede suponer su inviabilidad.
Sin que sea nuestra intención analizar las funciones financieras de la empresa, si que es importante considerar cómo un sistema ERP puede ayudar a los responsables financieros a cumplir con sus tareas. En este sentido, los sistemas ERP deben tener al menos las siguientes herramientas de apoyo a la gestión financiera:
Este tipo de información puede ser de gran ayuda para los responsables de analizar la situación financiera.
En las empresas que venden productos (no servicios), la justificación funcional de la existencia del almacén se produce como consecuencia de la diferencia temporal que se da entre el momento en el que necesitamos disponer de un producto (para expedir, fabricar, etc…) y el momento en el que realmente podemos disponer de él (tener la posesión para su manipulación).
Esta diferencia entre la “necesidad de disponer” y la “posibilidad de disponer” depende de muchos factores, pero entre los más importantes, podemos citar todos aquellos que tienen que ver con la coordinación entre departamentos para compartir la información necesaria para gestionarse con eficacia. Los sistema ERP cuentan con módulos de gestión avanzada de almacén que habitualmente se denominan SGA. Este tipo de herramientas permiten gestionar multitud de parámetros que beneficia la gestión del almacén y permiten detectar muchas ineficiencias de la gestión.
El uso de un sistema SGA, no solo es relevante para mejorar la gestión física del almacén, sino que nos permite detectar problemas relacionados con:
Detectar a tiempo este tipo de problemas es fundamental para asegurar la salud competitiva de la empresa, por lo que es importante controlar la gestion del almacén en la medida de que sea capaz de identificarlos y así poderlos corregir.
Los procesos que más daño pueden causar a una empresa son los relacionados con su rentabilidad:
Para todos estos procesos o situaciones, existe una herramienta informática muy útil que nos puede facilitar mucho su gestión. Nos referimos a los programas llamados BPM (o workflows, automatización, RPA, etc….) que contienen hoy en día todos los sistemas ERP como parte de su funcionalidad básica. A partir de estas herramientas, podemos diseñar distintos procesos entre todos los actores que deban intervenir en la ejecución del proceso, de forma que no sólo garantiza la ejecución del proceso de acuerdo al procedimiento planteado, sino que además nos permite conocer y valorar en que parte y en que momento se ha producido una situación no deseada que se ponga en nuestro conocimiento a través de un sistema de alarmas o de cualquier otro sistema.
Son especialmente recomendables para procedimientos de gestión transversal, de forma que no permite gestionar de forma eficaz y flexible:
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