CÓMO DETECTAR INEFICIENCIAS CON TU SISTEMA ERP

  • Actualizado: 6 julio 2022
  • Publicado por primera vez: 4 julio 2019

CÓMO DETECTAR INEFICIENCIAS CON TU SISTEMA ERP*

Un software para gestión de empresas no nos ayuda sólamente a gestionar las diferentes áreas del negocio, sino que también, resulta muy útil para descubrir los pequeños errores difíciles de ver a simple vista que pueden acabar teniendo efectos muy negativos en el desarrollo de la empresa.

Las características de un sistema ERP, que es el software de gestión de empresas más extendido en el mercado, supone la integridad y unicidad de la información, lo que implica a través de un buen diseño de la trazabilidad, que es capaz de establecer las relaciones entre todos sus datos. Esto es especialmente importante ya que nos posibilita el análisis de las relaciones causa-efecto de cualquier información obtenida, y esto nos resultará de gran ayuda a la hora de optimizar los resultados de la compañía.

La importancia de detectar ineficiencias a tiempo

Si queremos mejorar los resultados de nuestra empresa, debemos trabajar para conseguir optimizar todos los procesos que se ejecutan en su gestión. Esto significa desarrollar de manera proactiva su gestión, al considerar el diseño de los procesos como elementos clave que deben integrarse dentro de la política de calidad de la organización.

El primer paso para lograr este reto es aprender a detectar esas pequeñas ineficiencias que pueden resultar difíciles de percibir en sus inicios pero que, si no se corrigen a tiempo, se acaban convirtiendo en problemas de difícil solución que afectan las expectativas futuras del negocio. Para evitarlo necesitamos aplicar una política de protección adecuada que nos permita descubrir los pequeños defectos a los que nos enfrentamos de manera temprana.

Principales ineficiencias de una empresa

Aunque cada sector de negocio tiene sus características propias, a la hora de intentar detectar las principales ineficiencias de nuestra empresa existen una serie de elementos que habitualmente se repiten mucho y que nos pueden ayudar identificarlos con facilidad. Podemos destacar:

  • Falta de adecuación de los procesos y sistemas a la realidad de la empresa. Si existen ineficiencias en esta área, solamente conseguiremos tener una mala distribución de las cargas de trabajo y un inadecuado aprovechamiento de los recursos.
  • Problemas en el uso del tiempo, que se traducen en la existencia de excesivas latencias, interrupciones y tiempos muertos que rompen con el ritmo de trabajo. Esto puede causar retrasos en la entrega de proyectos, o hacer necesario realizar horas extras para poder acabar un encargo, lo que implica un aumento del gasto.
  • Mal aprovechamiento del trabajo de los empleados. Una mala organización de las tareas puede afectar al rendimiento de las personas que trabajan en la empresa y, por lo tanto, a la eficiencia general del negocio. La lista de ineficiencias a corregir, en este ámbito, incluye aspectos tan habituales como el tiempo que se dedica a las reuniones o el porcentaje de la jornada que se dedica a determinadas actividades.
  • Falta de comunicación interna entre los distintos departamentos de la empresa, que impide que la información se transmita con fluidez y pueda usarse de manera adecuada. Evitar que haya puntos de la organización que queden aislados del resto es un factor indispensable para mejorar el funcionamiento general de la empresa

Cómo detectar ineficiencias en la empresa

Encontrar las pistas de la existencia de todas aquellas pequeñas ineficiencias que pueden afectar el desarrollo de la empresa pasa por prestar atención a diversos aspectos, que nos ofrecerán información interna muy valiosa.

Para empezar, es importante establecer un buen feedback de comunicación con los clientes y los empleados. Ambos nos ofrecerán su visión del negocio desde una perspectiva muy diferente a la nuestra, y sus sugerencias o reclamaciones pueden ser fundamentales para detectar las debilidades de nuestra organización. Eso sí, para conseguir recabar toda esta información debemos trabajar previamente para habilitar canales de comunicación tanto con nuestra plantilla como con los usuarios de nuestros productos o servicios.

Igualmente, es muy importante que establezcamos objetivos concretos que nos permitan conocer el negocio desde dentro e iniciar dinámicas de mejora a largo plazo. Con estos procesos, se ponen de manifiesto muchas carencias y necesidades de cambio en aspectos tan diferentes como los roles y responsabilidades de los trabajadores o los recursos existentes.

Por supuesto, es necesario que tengamos muy presente que todas estas propuestas nos permiten detectar ineficiencias e iniciar procesos de mejora, pero deben complementarse con el análisis y la medición concreta de cada acción realizada para poder comprobar que se está caminando por el camino correcto hacia la solución de problemas.

 

Análisis de datos con un software para detectar ineficiencias

Aunque las medidas anteriores nos pueden resultar muy útiles a la hora de encontrar esos pequeños problemas a corregir en nuestra empresa, si realmente queremos conocer nuestro negocio por dentro para mejorar sus procesos es indispensable que llevemos a cabo un análisis exhaustivo y concreto de los datos generados.

Hay que tener en cuenta que los datos son el único recurso a nuestro alcance que nos permite cuantificar de manera exacta la realidad de nuestro negocio. Su análisis nos ofrece el conocimiento necesario para tomar decisiones con criterio y reducir la posibilidad de error. Además, nos asegura que somos conscientes del momento exacto por el que pasa la empresa, ya que no podemos olvidar que los negocios están en constante evolución. Por lo tanto, no podemos permitirnos el lujo de trabajar en el desarrollo de nuestra organización tomando como referencia su situación de hace un año.

Contar con un adecuado software para gestión de empresas nos resulta de gran ayuda a la hora de analizar el negocio de manera integral y conseguir toda la información que necesitamos para detectar las ineficiencias que pueden afectar a corto o largo plazo el desarrollo de nuestra empresa.

Eligiendo el ERP adecuado para nuestro negocio, dentro de los diferentes sistemas de software para empresas que se comercializan en la actualidad, tendremos la oportunidad de usar su capacidad de relacionar datos para hacer análisis realmente profundos del negocio, que nos permitirán conocer al detalle la relación causa-efecto de los resultados obtenidos.

 

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