La digitalización de procesos es hoy una prioridad estratégica para cualquier compañía que quiera mantener su competitividad, mejorar su eficiencia y tomar decisiones basadas en datos fiables. Pero aunque la necesidad es evidente, muchas empresas (y especialmente altos directivos) se enfrentan a la misma duda inicial: ¿por dónde empezar?
La transformación digital no consiste en implantar tecnología sin orden ni estrategia. Requiere entender qué procesos son prioritarios, qué impacto genera su digitalización y qué herramientas garantizan un retorno rápido y sostenible.
En DATADEC, tras años acompañando a empresas de múltiples sectores, hemos comprobado que el éxito depende de una hoja de ruta clara, basada en prioridades bien definidas y sustentadas en datos. Y en esta ruta, el software ERP actúa como el núcleo desde el que se conectan, automatizan y optimizan todos los procesos.
Este artículo te ofrece una guía completa, detallada y accionable para priorizar la digitalización en tu empresa, con un enfoque práctico diseñado para perfiles directivos.
Tabla de contenidos:
Para digitalizar procesos con éxito, es fundamental comprender que un ERP no es simplemente un sistema de gestión: es el eje estructural que integra operaciones, automatiza flujos y garantiza la consistencia de la información.
Tal como señala SAP en su análisis sobre transformación digital:
“El ERP moderno constituye la base de la transformación digital, porque permite automatizar procesos, conectar datos entre departamentos y tomar decisiones en tiempo real.” — SAP News
Y múltiples informes lo respaldan:
La digitalización genera mejoras significativas en colaboración, eficiencia y capacidad de análisis. (Fuente: Universidad de Valencia)
Los ERP modernos integran tecnologías de IA, automatización y análisis predictivo, esenciales para operar en entornos cambiantes. (Fuente: SAP)
Cada vez más empresas consideran sus sistemas operativos como palancas estratégicas, no herramientas administrativas. (Gartner)
En este contexto, el ERP se convierte en el centro de operaciones digitales, permitiendo:
Automatizar procesos repetitivos.
Integrar información clave en una única fuente fiable.
Reducir errores humanos.
Ajustarse a requisitos normativos.
Evolucionar fácilmente con cambios del negocio o del mercado.
La mera implementación de un software ERP no garantiza el éxito. El verdadero desafío reside en la digitalización de procesos que se van a gestionar a través de él. Por eso, digitalizar procesos sin contar con un ERP adecuado es caminar con una estructura limitada o fragmentada.
En DATADEC recomendamos un enfoque basado en cuatro etapas, que se han demostrado eficaces en la práctica real de proyectos. Estas fases permiten avanzar con control, reducir riesgos y maximizar el retorno de la inversión.
El primer paso debe ser digitalizar aquellos procesos exigidos por ley. Además de ser una obligación, estos procesos suelen ser los más costosos de mantener manualmente y los más expuestos a errores. Como ejemplo de los principales procesos normativos a digitalizar:
La normativa antifraude exige controles estrictos, integridad de datos y trazabilidad completa del sistema informatico de facturación. Un ERP puede garantizar esta conformidad y evita sanciones.
Aunque su implantación total aún está en transición, su obligatoriedad es inminente. Prepararse con antelación evita costes ocultos y errores posteriores.
Sectores como alimentación o farmacéutica requieren un control completo desde el origen del producto hasta su entrega. La digitalización es necesaria para un buen control de la trazabilidad, máxime cuando hay un volumen alto de movimientos de productos y reduce los riesgos críticos.
La normativa exige documentación digital, notificaciones y trazabilidad del traslado de residuos. Un sistema ERP especializado agiliza y automatiza el proceso.
Después del cumplimiento normativo, la siguiente prioridad es digitalizar los procesos operativos con mayor impacto sobre el negocio en términos de coste, rentabilidad y servicio.
Un MRP automatizado permite planificar compras y fabricación con precisión.
Sin un sistema robusto, el cálculo de necesidades resulta casi imposible de gestionar manualmente.
La digitalización aquí permite:
controlar desviaciones entre previsión y realidad,
establecer alertas,
evitar gastos improductivos,
automatizar procesos de revisión o autorización con software BPM.
La conciliación manual es lenta y propensa a errores.
Un ERP automatiza esta tarea y facilita la detección de pasivos ocultos.
Digitalizar almacén permite mejorar el nivel de servicio y reduce:
tiempos de preparación,
errores de picking,
roturas de stock.
Procesos digitales garantizan:
seguimiento en tiempo real,
trazabilidad,
cumplimiento de compromisos de servicio SLA).
Una vez digitalizados los procesos más críticos, la siguiente prioridad es generar inteligencia sobre ellos.
Un sistema BI integrado permite:
análisis en tiempo real,
KPIs personalizados,
navegación desde visión global hasta el detalle operativo.
Facilitan el trabajo directivo y permiten tomar decisiones rápidas sin depender del área técnica.
Permiten detectar incidencias de forma inmediata, evitando desviaciones costosas.
Cuando la estructura ya es digital, se puede avanzar hacia la excelencia operativa.
El ERP puede conectarse con herramientas como:
Teams
Slack
Trello
Asana
CRM
Plataformas de proveedores
Estas integraciones automatizan flujos y mejoran la colaboración interdepartamental.
Se trata de adaptar la interacción de los empleados con el sistema de información a las condiciones del puesto de trabajo. Especialmente útil para:
técnicos de campo,
operarios de almacén,
repartidores,
comerciales.
Digitalizar pedidos, albaranes y facturas reduce tiempos, evita pérdidas y genera trazabilidad perfecta.
Ideal en grupos empresariales: permite registrar operaciones una sola vez y compartirlas entre empresas del grupo sin duplicar trabajo.
El uso de IA en ERP ya está proporcionando resultados medibles.
Un estudio reciente sobre el "FinRobot", un agente autónomo para finanzas, afirma:
“Es capaz de completar tareas financieras trazables con un 94% menos de errores y un 40% menor tiempo que un analista humano.” — arXiv (2025)
Las consecuencias más importantes que conlleva la integración en un entorno digitalizado nos ofrece nuevas oportunidades para las empresas, pero también nuevas amenazas. Es importante hacer una reflexión en este sentido para tomar las decisiones más acertadas en un escenario cada vez más competitivo.
En este sentido vamos a centrarnos en las siguientes consecuencias:
Parece que existe un amplio consenso a la respuesta de la pregunta ¿porque ciertas empresas compiten mejor que otras y con mejores resultados?, que parece estar vinculada a que son empresas orientadas al dato. Se trata de mejorar el conocimiento a partir de los datos, mejorando para ello el sistema de toma de decisiones. Esto nos permite:
Mejora nuestra comunicación interna y externa, mejorando nuestras capacidades de organización y coordinación, dando lugar a una cultura más colaborativa.
Mejora la productividad de las empresas con un impacto claro en la reducción de costes operativos, a través de la automatización de los procesos con nuevas herramientas tecnológicas.
Posibilita la creación de nuevas propuestas de valor que apenas hace unos años eran difícil de imaginar.
La necesidad de protegerse eficazmente contra ataques de seguridad, tanto de los datos, como de otras instalaciones.
El éxito no depende solo de la tecnología, sino de la gestión del cambio.
Solución: formación, comunicación, pilotos tempranos.
Solución: priorizar por fases, como en esta guía.
Solución: auditoría y limpieza previa a la migración.
Solución: involucrar a CEO, CFO, CTO y responsables de procesos.
Solución: comité de transformación digital, roles claros y KPIs.
Una vez establecidos los cuatro ejes de priorización, el equipo directivo debe seguir estos pasos para asegurar el éxito en la transformación de procesos:
El CPO y el CTO deben mapear los procesos actuales, identificando cuellos de botella, tareas manuales repetitivas y puntos de dolor.
Para los procesos, cuantificar el Retorno de la Inversión (ROI) potencial. Priorizar aquellos que ofrezcan el mayor impacto por el menor coste o tiempo de implementación.
Ejemplo: Automatizar la conciliación bancaria puede reducir 10 horas de trabajo manual al mes. Si el coste de la hora/empleado es 30€, el ahorro anual es de 3.600€.
Elegir el software ERP que mejor se adapte a las necesidades priorizadas, garantizando flexibilidad y escalabilidad. Un sistema monolítico y rígido será un freno a largo plazo.
Abordar la digitalización de procesos en bloques pequeños y gestionables. Esto minimiza el riesgo, permite ajustes rápidos y genera quick wins que mantienen la motivación del equipo.
En DATADEC acompañamos a las empresas con un enfoque integral:
Diagnóstico y priorización según impacto estratégico.
Roadmap de digitalización personalizado.
Implantación de ERP flexible, sectorial, modular y escalable.
Integración con herramientas externas.
BI avanzado y cuadros de mando.
Formación y soporte continuado.
Revisión del retorno (ROI) del proyecto.
Somos especialistas en convertir la tecnología en valor para la organización.
La digitalización de procesos no es un proyecto aislado, sino una estrategia de evolución empresarial. Priorizar correctamente (cumplimiento normativo, procesos clave, inteligencia de negocio y optimización tecnológica) garantiza una transformación digital sostenible, medible y alineada con los objetivos del negocio.
Con una hoja de ruta clara y un socio experto, tu empresa puede mejorar su eficiencia, reducir costes, escalar su modelo y prepararse para un futuro donde la rapidez, los datos y la automatización serán determinantes.
Aquello que implique cumplimiento normativo: SIF, factura electrónica, trazabilidad, gestión de residuos, etc.
Mayor control, menos errores, mayor velocidad y mayor capacidad de escalar sin aumentar plantilla.
No necesariamente. Muchos ERP permiten integraciones vía API y permiten una adopción progresiva.
Resistencia interna, mala calidad de datos y falta de priorización. Con una hoja de ruta y un buen partner, se minimizan.
Digitalización de Procesos se refiere a tomar un proceso manual (ej. emitir una factura en papel) y convertirlo a un formato digital, a menudo con alguna automatización de procesos asociada (ej. generar la factura en el software ERP automáticamente).
Transformación Digital es un concepto mucho más amplio. Es un cambio estratégico y cultural que utiliza la tecnología digital para reimaginar el modelo de negocio y la forma en que la empresa ofrece valor a sus clientes. La digitalización de procesos es una TÁCTICA clave que soporta la Estrategia de Transformación Digital.
Depende del nivel de madurez tecnológica inicial y del alcance. Una digitalización de procesos completa puede tardar entre 12 y 24 meses, incluyendo la implementación de un software ERP. Sin embargo, utilizando el marco de priorización, se pueden lograr beneficios tangibles en los procesos clave (Fases 1 y 2) en los primeros 6 meses.
*Imagen de storyset en Freepik