CÓMO EL SOFTWARE ERP AYUDA EN LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL

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La transformación digital, más que un proceso de modernización tecnológica, resulta una herramienta estratégica que adapta la empresa a la nueva realidad de los mercados globalizados y altamente competitivos.

Esta adaptación implica un cambio de paradigma y la evolución hacia un entorno en el que predomine el uso de tecnologías digitales innovadoras, para la gestión interna, la información y comunicación. De esta forma se incrementa la productividad y la capacidad competitiva.

¿Por dónde empezar? Es necesario contar con un sistema de gestión empresarial que centralice la información y que pueda servir de base para integrar cada uno de los sistemas y tecnologías necesarias en la automatización de los procesos de la empresa.

En consecuencia, es recomendable contar con el software ERP como base de este proceso de transformación.

En este contexto, es importante ahondar sobre:

  ¿Qué es la digitalización empresarial, cuál es su importancia?
Las claves de una transformación digital exitosa: datos digitalizados, sistema de gestión.
¿Cómo ayuda el ERP en la transformación digital? ¿Qué papel tiene?
¿Qué otras tecnologías están implicadas en la digitalización de una empresa?.
¿En qué nos beneficia la transformación digital?

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital es un proceso en el que se emplean datos y tecnologías digitales en cada uno de los procesos y servicios de la organización, para incrementar la productividad y la capacidad competitiva, ofrecer una mejor experiencia al cliente, mejorar y crear nuevos productos, incluso, permite modificar o implementar nuevos modelos de negocio.

Se trata de un cambio en la forma de hacer las cosas en un nuevo entorno tecnológico, a través de automatizar procesos para reducir costes, así como de la aplicación de soluciones para mejorar la comunicación entre todos los involucrados.

Este nuevo entorno tecnológico también implica la digitalización de la información, la evolución de los soportes documentales, pasando de soportes documentales físicos o manuales a soportes electrónicos o digitales. Es decir, implica la transformación de los documentos físicos en registros electrónicos.

Además, la transformación digital es un proceso en el que incide tanto la tecnología implantada como el recurso humano que la utilizará. Por esto es importante que, dentro de la digitalización, se tomen en cuenta las acciones necesarias para lograr hacer sentir cómodos a los colaboradores y cambiarles su antiguo paradigma.

Las claves de la transformación digital de una empresa

La transformación digital es un proceso que afecta a todos los departamentos de la empresa y que debe ser implementado de manera personalizada para conseguir su optimización. Resumiendo, podemos decir que sus principales claves son las siguientes:

• La formación digital de los empleados. Los buenos directivos saben que la solución pasa por apostar por la formación y hacer que sus empleados actuales se integren en la transformación digital, la solución no pasa por nuevas contrataciones que desplacen al personal actual.
• El cliente es nuestra razón de ser. La transformación digital sólo tiene sentido si es capaz de poner al cliente en el centro. Después de todo, el objetivo principal debe ser seguir siendo competitivos en un entorno donde los usuarios son cada vez más exigentes.
• El espíritu de innovación, que posibilita aportar valor añadido a los clientes.
• La utilización del Big Data para mejorar nuestro conocimiento a partir de una creciente cantidad de datos.
• Contar con un liderazgo convencido. El compromiso de todo el equipo en la transformación de la empresa, pero debe partir de la dirección e implicar a toda la organización.
  
  

La adaptación del sistema de gestión

Para lograr una transformación digital exitosa es preciso contar con herramientas que faciliten la estandarización de los procesos de la organización y realicen el trabajo de captar y registrar la información proveniente de cada departamento y gestión.

Además, herramientas que almacenen la información y faciliten su acceso oportuno para la correcta operatividad empresarial a lo largo de la línea de producción, para el análisis de las estrategias y para la toma de decisiones.

Por lo tanto, se hace necesaria la adaptación de un sistema de gestión empresarial.

Solo la integración de un sistema de gestión podrá facilitar a la empresa explotar sus potencialidades y lograr la centralización de la información. De esta forma se obtienen los medios necesarios para crear la disponibilidad y acceso a los datos, de manera rápida y segura, desde cualquier localización y ante cualquier evento o requerimiento.

Un sistema de gestión permite el acceso global de la información, facilitando la planificación, la creación de nuevos modelos de negocios y la definición y aplicación de estrategias.

Al centralizar la información generada por todos los procesos y departamentos, también se facilita la gestión de cada área de la empresa. Por ejemplo, la gestión de finanzas, gestión de compras, gestión de riesgos, gestión de mantenimiento, gestión de clientes, etc.

Por qué el ERP es el centro de un proceso de transformación digital

Como hemos explicado, la digitalización implica la evolución de la empresa hacia un entorno tecnológico y digital, en el que se optimizan cada uno de los procesos y se obtiene la flexibilidad y las destrezas necesarias para ofrecer al cliente una experiencia que cumpla sus expectativas.

En este contexto, el software ERP sirve de centro en el proceso de transformación digital porque:

• Un ERP tiene la capacidad de proporcionar los sistemas necesarios para la automatización de los procesos, pudiendo realizarles el seguimiento requerido para el registro de información y la generación de informes en tiempo real.
• Posee la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios futuros que exija el actual mercado. Además, cuenta con sistemas integrados que permiten una gran capacidad computacional para analizar y realizar cálculos complejos. Imprescindible para la adaptación de la empresa a las nuevas necesidades de cambio.
• Garantiza todos los procesos empresariales. El nivel de automatización que ofrece genera un incremento de la productividad de la organización, requerimientos indispensables para competir en los actuales y convulsos mercados.
• Sirve de base para la integración completa de las nuevas tecnologías inteligentes, de herramientas como el CRM, necesarias para competir e impulsar los cambios estratégicos en la empresa. Si podemos tener acceso a todas las tecnologías centralizadas en una misma plataforma de trabajo, mejoramos el control sobre el proceso de transformación digital

Un software ERP resulta el centro de la transformación digital porque integra, automatiza y optimiza todos los procesos operativos de una organización, provee una fuente única de información veraz, permite la inclusión de diversas tecnologías y sistemas y es flexible para adaptarse a los requerimientos del negocio y de mercado.

Lo que se traduce en mejores tomas de decisiones, en reducciones de costes, en la facultad para predecir las necesidades del cliente, en detectar y aprovechar las oportunidades de negocio… se traduce en una mayor capacidad competitiva.

Otras tecnologías implicadas en la transformación digital

Teniendo como centro el ERP en la transformación digital, puede lograrse una personalización máxima de los distintos flujos de trabajo, mediante la integración de otras tecnologías como el BPM, RPA, etc…

El software ERP ofrece una visión global de la empresa. Pero mediante la integración del BPM (Business Process Management) se fortalecen sus capacidades, logrando el diseño de procesos específicos para desarrollar procedimientos adaptados.

Otra de las importantes integraciones que fortalecen al ERP, para incrementar las capacidades competitivas, es la del software CRM.  Resulta el engranaje perfecto para optimizar las operaciones comerciales.

El CRM (Customer Relationship Management) es un sistema que ayuda a la personalización del producto o servicio. Se trata de una plataforma especializada que gestiona la relación con el cliente y los procesos de venta y facilita la aplicación de las estrategias de marketing.

Beneficios de la transformación digital

Un proceso de transformación digital representa una revolución para la empresa que favorece su desarrollo y permanencia en el mercado. Podemos sintetizar sus ventajas en los siguientes puntos:

• El desarrollo de nuevos canales de comunicación, que mejoran la relación con los clientes, ya que la transformación digital da lugar a empresas más accesibles, y por tanto los clientes pueden acceder en el momento y el lugar en el que lo deseen (lo que les aporta un mayor valor).
• La reducción de costos, fruto de la automatización de procesos y de la mejora en la gestión de stocks y logística, entre otros aspectos.
• Mejora la adaptación al cambio. La digitalización nos permite dar una respuesta más ágil a los cambios competitivos que se generan a partir del uso de nuevas tecnologías.
• Aumento de la motivación de los empleados, ya que las nuevas herramientas facilitan unos flujos de comunicación más fluidos y horizontales, hacen posible coordinar a diferentes miembros del equipo empleando muchos menos recursos y favorecen la deslocalización geográfica y el teletrabajo.
• Acceso a nuevas oportunidades de negocio en mercados a los que es imposible acceder con los modelos de negocio tradicionales.

El ERP: centro de la digitalización empresarial

La digitalización implica la evolución de la empresa hacia un entorno tecnológico y digital, en el que se optimizan cada uno de los procesos y se obtiene la flexibilidad y las destrezas necesarias para ofrecer al cliente una experiencia que cumpla sus expectativas.

Ante este escenario, un software ERP es el mejor aliado de todas aquellas empresas que desean evolucionar y mejorar sus funcionalidades de manera rápida y eficiente. Con esta herramienta, el proceso de transformación digital será mucho más fácil para la empresa y tendremos la ocasión de buscar nuevos horizontes de negocio.

En definitiva, el software ERP constituye una fuente única de la información proveniente de cada proceso empresarial y sirve de base para centralizar las distintas tecnologías innovadoras requeridas en la digitalización de la corporación. Esto se traduce en mejores tomas de decisiones, en reducciones de costes, en la facultad para predecir las necesidades del cliente, en detectar y aprovechar las oportunidades de negocio… se traduce en una mayor capacidad competitiva.

En consecuencia, el ERP no solo ayuda, es también idóneo como centro de la transformación digital de toda organización.

*Imagen de storyset en Freepik

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