Si te encuentras en esta situación porque estás pensando en implantar un ERPen tu empresa, lo primero que deberías preguntarte es ¿está lista mi organización para hacerlo? Si la respuesta es sí, antes de elegir un ERP deberás tener en cuenta muchos factores y entre otros, uno de los más importantes es la involucración del personal.
En un proceso de implantación de un ERP todos los participantes han de estar informados y comprometidos, especialmente, los mandos directivos.
La implantación de un sistema de ERP implica un proceso de cambio para cualquier empresa, y la clave para una implementación exitosa es la preparación previa.
Un software ERP es una propuesta costosa no solo en términos de licencia y mantenimiento, sino también en la dedicación de recursos y tiempos. El objetivo es llegar a una proyección y planificación que sea viable y rentable a largo plazo.
Sigue leyendo este post para conocer estos consejos que debes seguir para reducir el riesgo de equivocarte al elegir un ERP e implantarlo con éxito. Siguiendo los consejos que te mostramos a continuación lo conseguirás
Tabla de contenidos:
La Dirección es el eje central de la empresa y debe tener una visión global de la implantación. Lo más habitual es que el equipo directivo no sea el personal que más interactúa con el ERP, por lo que no experimentan directamente las mejoras que se producen en productividad y organización, pero eso no quita que su participación sea muy valiosa e importante.
Elige un líder integrador que les haga sentirse parte del proyecto y conseguirás que la implantación del ERP acabe con éxito. Es importante que se comunique a todo el equipo la importancia del proyecto, no solamente para la empresa, sino también para todos los colaboradores que la conforman.
La resistencia al cambio es conocida como uno de los principales factores que arruinan una implantación de un ERP, aunque sea el adecuado. Para luchar contra esta resistencia, es indispensable que los líderes estén capacitados y motivados para extender esas buenas sensaciones al resto de la organización. Es de vital importancia demostrar la confianza en el ERP por parte de aquellos que lo seleccionaron, ya que esto hará que se contagie verticalmente hacia el resto de la empresa. Por lo tanto, antes de elegir un ERP, asegúrate que todo tu equipo rema en la misma dirección hacia el cambio.
Las empresas implementan soluciones de ERP para perfeccionar los procesos clave y mejorar los indicadores clave de desempeño (KPIs), como una mayor eficiencia, menores costes, etc. Pero si los requerimientos críticos e indicadores no se definen al inicio del proyecto, será imposible saber si al finalizar el proyecto la implementación realmente logró los objetivos deseados.
Recursos económicos, recursos humanos, recursos de infraestructura. Establece un responsable interno de la implantación del ERP que realice un seguimiento de los avances del proyecto y coordine los distintos recursos.
Es importante tenner en cuenta que el alcance de los cambios que se producirán afectarán a las tareas y responsabilidades y en los perfiles de los puestos de trabajo, y también de los nuevos procesos que surgirán tras la innovación tecnológica que se aplicará en la empresa.
La motivación es imprescindible para que el personal participe activamente en todo el proceso de implantación, especialmente en las sesiones de formación que se producirán durante la implantación.
El ahorro en la compra de un ERP es un esfuerzo inútil si finalmente el proyecto es un fracaso o si el proyecto termina excediendo el presupuesto en un 50%, 100% o hasta un 200%.
Recuerda que la implementación de un ERP en tu empresa es una inversión de largo plazo en la que comenzarás a percibir los resultados en eficiencia en todas las áreas de la empresa. Además, para elegir un ERP adecuado debes evaluar únicamente soluciones que confíes que seguirán siendo líderes en las siguientes décadas.
Es importante que el proveedor sea una empresa con experiencia, que tenga casos de éxito comprobados y que cuente con una infraestructura robusta (equipo de trabajo, experiencia, departamento de soporte postventa, cobertura, etc). Si es posible, debes elegir un ERP cuyo proveedor pueda indicarte alguna de las implantaciones que hizo. Ponte en contacto con esa empresa, pregunta qué fue bien y qué fue mal, y lo más importante, si volverían a confiar en ese proveedor.
Valora que el proveedor tenga una buena capacidad de prever los cambios que se avecinan en el sector y que te aconseje en consecuencia. No olvides que obtendrás un mayor beneficio cuando tu proveedor de software se transforme en tu aliado estratégico con el que puedas forjar una relación a largo plazo, para avanzar juntos.
Es importante que el software se adecue a los requerimientos actuales, pero es bueno que tenga la capacidad de adapte a las nuevas necesidades futuras y a las nuevas tecnologías, en este sentido es imprescindible que avance con nuestra empresa. Hazte la siguiente pregunta: ¿Cuánto quiero que me dure este sistema? Vivimos en una época de cambio continuo donde la tecnología avanza a pasos agigantados y debemos estar preparados para adaptarnos a lo que el mercado demande.
En la medida que la movilidad toma importancia en diferentes industrias, el acceso a los sistemas ERP sólo desde un laptop ya no es una opción viable. Elige un ERP que permita a los usuarios ser productivos en smartphones y tablets, y que al mismo tiempo asegure que información sensible sea segura.
Hay que tener en cuenta, antes de tomar la decisión sobre el ERP a implantar, que este software ha de ser soportado por el hardware del que dispone, o que el que deberá comprar se ajuste a su presupuesto para esta actualización. En este punto, entra en juego la opción de elegir un ERP Cloud. Cuando se eligen soluciones en la nube, todo el software va a estar alojado en un servidor externo a nuestra empresa al que podremos acceder desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento siempre que dispongamos de una conexión a Internet. Ten en cuenta esta distinción entre implantar un ERP Cloud en la nube o un ERP tradicional para poder prever el hardware que necesitarás.
Debes considerar al proveedor como un “socio tecnológico”. El equipo de implantación del ERP va a pasar mucho tiempo en tu empresa y va a tener que relacionarse como uno más con el resto de la organización. De hecho, otro consejo es que hagas que se sienta a gusto en tu empresa y casi forme parte de ella.
Como último consejo para implantar un ERP con éxito, es que siempre exista comunicación entre el proveedor y los colaboradores en la implantación. La comunicación es la única manera de lograr un seguimiento puntual de todos los avances del proyecto, resolviendo a tiempo cualquier imprevisto o despejando cualquier duda que pueda surgir.
Ademas de los consejos indicados anteriormente, existencia serie de cuestiones generales que pueden ayudar mucho a no dejarse ningún extremo por analizar. Para reducir el riesgo de olvidarse de algo relevante a la hora de seleccionar el mejor ERP para tu empresa, hemos planteado una serie de preguntas que nos orientarán para conseguir una información lo más completa posible. Es este sentido, es buenos preguntarse.
Sin lugar a dudas, el tamaño de la empresa condiciona el tipo de software que debe aplicarse, ya que los requerimientos críticos no son los mismos. Es preciso que selecciones aquella solución que cubra tus necesidades. Un exceso de funcionalidad aporta una complejidad que puede hacer fracasar la implantación de un software de este tipo.
La flexibilidad supone la capacidad de un programa de poder cambiar la forma de trabajar de algunos procesos sin necesidad de tener que programar (lo que llamamos la capacidad de parametrización), y a la capacidad de integrarse con otros desarrollos.
Visto así, parece que es mejor un ERP Cloud que uno on-premise, pero no hay que olvidar que se debe valorar aquello que cada empresa requiera.
Existen ventajas e inconvenientes para cada una de estas dos opciones, y dependiendo de criterios de seguridad, independencia o no del proveedor, capacidad tecnológica de los empleados de la empresa cliente e, incluso, tamaño de tu empresa será mejor una u otra opción.
Este es uno de los puntos que se debe tener en cuenta, más de lo que se hace habitualmente, ya que el hecho de seleccionar a un un perfil de proveedor no adecuado puede provoca problemas a futuro. La diferencia entre tratar con un fabricante o con un partner puede afectar a decisiones futuras relacionas con cambios en el software, y lo importante es valorar la calidad del servicio que esperamos recibir. Este será un aspecto determinante en el proceso de selección.
En general deberemos tener presente:
Tenemos que ser conscientes de que no estamos eligiendo sólo a un proveedor, estamos escogiendo a un socio estratégico de las tecnologías de gestión, que suelen ocasionarnos unos altos costes de cambio de software.
La elección de un software ERP es clave.. A la hora de seleccionar un proveedor, deberemos obtener información que nos ayude a decidirnos. Siempre será útil:
Acertar en la elección del mejor ERP te proporcionará una serie de beneficios como:
Esperamos, a partir de todas las consideraciones realizadas en este post, que resulte más cómodo el análisis del proceso para reducir el riesgo de equivocarse en la elección del mejor software de ERP para tu empresa.
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