LOS 6 ERRORES MÁS COMUNES EN LA IMPLANTACIÓN ERP

En el caso de que la implantación de un ERP acabe de una forma no deseada los efectos son devastadores. El coste del proyecto se multiplica.

Algunas empresas se dan cuenta tarde de que el ERP elegido no les sirve para nada y tienen que repetir el proceso, con lo que conlleva la duplicidad del presupuesto inicial ya realizado.

Los sistemas ERP afectan de forma transversal a toda la empresa, a todos sus procesos de negocio y a todos sus trabajadores. Eso significa que, en caso de producirse un error de gravedad, toda la organización se puede ver paralizada y será incapaz de trabajar o tendrá que hacerlo recurriendo a métodos manuales de la vieja usanza.

La compañía HP registró una caída del 5% en sus beneficios  a causa de los retrasos, sobrecostes e ingresos perdidos cuando realizaban la implantación de un ERP centralizado para toda la organización.

El problema en el caso de Vodafone se produjo cuando varios de sus clientes no fueron migrados a la nueva plataforma, y empezaron a producirse fallos en los cobros y suspensiones de los servicios a varios de sus clientes. Vodafone no declaró estos problemas por lo que, cuando se desveló todo, tuvo que acarrear con una multa de 4,6 millones de libras esterlinas.

En el siguiente gráfico vemos el resultado del estudio realizado en 2016 por la consultora Panorama Consulting Solutions donde clasifica los resultados de las implantaciones de ERP.

Vamos a ver en este artículo los principales errores que se producen en las implantaciones de sistemas ERP y las consecuencias en coste que conllevan.

Algunos de los costes que se derivan de estos problemas son obvios, otros no tanto, pero potencialmente muchos de ellos podrían aplicar a cualquier situación donde no se realizó bien la implantación del sistema ERP.

Principales errores en la implantación de un ERP

Los errores más comunes producidos en las implantaciones fallidas de sistemas ERP son, en orden de importancia:

1. Falta de claridad de los requerimientos funcionales, deficiente planificación y falta de implicación por parte de la empresa contratante.
   
   Muchas empresas se dejan llevar por la presión de implantar un ERP en el negocio, sin tener una estrategia clara. La planificación previa es imprescindible para conocer los procesos internos propios del negocio y aprovechar el potencial del ERP.
   
   Para que esto sea posible, hay que contar con un equipo implicado en el que estén los representantes de todos los ámbitos de la empresa, y llevar a cabo una auditoría interna de sus procesos.
   
   Además, la metodología de implantación utilizada es clave en los costes y plazos de ejecución. Si quieres conocer más acerca de las metodologías de implantación de un ERP, te recomendamos la lectura del artículo “Cómo implantar un software de Gestión Empresarial con éxito”.
   
   
2. Desconocimiento del potencial de la herramienta
   
   Cuando no se conoce realmente todo lo que la herramienta es capaz de hacer aparecen los problemas con los usuarios.
   
   Los programas de formación son imprescindibles para garantizar el éxito de la implantación del ERP en tu organización ya que permiten la capacitación de los usuarios que utilizarán la herramienta y evitará el rechazo de los mismos.
   
   Es importante además, controlar periódicamente las funcionalidades del ERP, para corroborar que se está sacando el máximo rendimiento del software. Y por supuesto, en este análisis continuo se deben ir realizando pruebas para ir viendo cómo el ERP se adapta a los procesos del negocio.
   
   La multinacional deportiva Nike perdió más de 100 millones de dólares en la implantación fallida de una solución para su cadena de suministros. El motivo de dicho fallo: la falta de testeo previo de la herramienta.
   
   
3. Falta de implicación por parte de la empresa implantadora (contratada)
   
   No contar con una empresa implantadora involucrada en tu proyecto puede acarrear graves problemas.
   
   Cuando falla el proyecto de implantación del ERP por culpa de la empresa implantadora, se puede acudir a los tribunales, pero los honorarios legales son altos y no siempre está garantizado el éxito.
   
   Por poner un ejemplo, en abril de 2005 el condado de Marin, en California, decidió contratar a Deloitte para implementar el sistema SAP. Tras dos años de desaciertos, con un gasto de 30 millones de dólares y luego de desembolsar 11 millones de dólares en concepto de consultoría, el proyecto falló. El resultado fue un cliente altamente insatisfecho y, además recibió una demanda judicial por valor de más de 500.000 dólares.
   
   
4. No asignarle al proyecto la prioridad debida
   
   Otro de los errores más comunes es pensar que la implementación del ERP es un proyecto de carácter informático y no visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización.
   
   Un proyecto de estas dimensione no incluye únicamente recursos tecnológicos y de infraestructura, el activo más valioso es siempre el capital humano que afecta a distintos departamentos de la organización.
   
   
   
5. Deficiente migración de datos
   
   El proceso de migración de datos se ha vuelto cada vez más complicado. Es cada vez más común que sea preciso migrar datos entre sistemas distribuidos heterogéneos. Una mala planificación y ejecución de la migración causa graves problemas a la implantación del ERP.
   
   Algunos de los costes se producen como consecuencia de esta situación son:
   
   
   • Costes por tiempo de desconexión: si no se programa bien, este tiempo de desconexión es muy costoso. Según Gartner Inc., los períodos de desconexión cuestan a las empresas de Estados Unidos un 3,6% de sus ingresos anuales. En el caso de las pequeñas y medianas empresas (pymes), el tiempo de desconexión cuesta un promedio de 18.000 dólares por hora, mientras que en las instituciones de e-commerce de clase empresarial, estos costes crecen hasta la desorbitada cantidad de 7 millones de dólares por hora.
   • Costes por aplazamientos: si no hay migración, no hay tiempo de desconexión, pero este ahorro puede ser ampliamente superado por los costes adicionales a largo plazo. Por ejemplo, si una empresa decide demorar un proyecto por la complejidad de la migración está condenada a perder mucho más de lo que ganará. Además, un equipo antiguo suele ser menos eficiente y más susceptible a fallos.
   • Coste por tiempo de personal: programar la migración para el fin de semana o bien realizarla durante horas fuera del horario laboral evita desconectar los sistemas durante horas de trabajo, pero eleva el coste de las horas extra.
   • Costes provocados por errores de validación: no validar la migración provoca demoras en la identificación de los problemas y caros periodos de desconexión.
   • Costes por pérdida de datos: la opinión consensuada entre los analistas del sector es que una tercera parte de las empresas ha perdido datos durante una migración, y aproximadamente la mitad de dichas pérdidas de datos se convierte directamente en pérdidas económicas. Existe en este caso costes intangibles como la disminución de la confianza de los clientes, pero hay otros que sí pueden cuantificarse, como las pérdidas ocurridas al no poder realizar los pedidos de los clientes.
6. Querer arrancar el proyecto antes de tiempo.
   
   Cuando no se respetan los plazos de implantación del ERP y se intenta arrancar el proyecto antes de que esté 100% operativo ocurren problemas como lo que le ocurrió a una empresa de medicamentos francesa.
   
   La Agencia Nacional de Seguridad de Medicamentos sufrió una parada de su producción debido a un error provocado por la puesta en producción (demasiado rápida) de su nuevo sistema ERP. Las consecuencias fueron una reducción de casi el 50% su cifra de negocio en el primer semestre de 2016 generando pérdidas millonarias que, además, a la empresa le llevó hasta final de 2016 a la racionalización completa de sus procesos de producción.

Más del 70% de los proyectos ERP que fallan en la implementación se deben a problemas producidos por una planificación inadecuada del proyecto o por una deficiente evaluación de las necesidades de la empresa.

En la medida en que tu proveedor se dedique a conocer a fondo tu negocio y a entender sus necesidades, tendrás la garantía de una implementación exitosa, que maximice el potencial de tu empresa por muchos años.

Elige bien a tu proveedor y obtendrás el éxito que esperas.

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