20 CONSEJOS PARA ELEGIR UN ERP. ¿QUÉ DEBO SABER ANTES?

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¿Estás buscando un ERP y no sabes por dónde empezar?

Si te encuentras en esta situación porque estás pensando en implantar un ERPen tu empresa, lo primero que deberías preguntarte es ¿está lista mi organización para hacerlo? Si la respuesta es sí, antes de elegir un ERP deberás tener en cuenta muchos factores y entre otros, uno de los más importantes es la involucración del personal.

En un proceso de implantación de un ERP todos los participantes han de estar informados y comprometidos, especialmente, los mandos directivos.

La firma analista Gartner afirma que entre el 55% y el 75% de todos los proyectos ERP fallan en su implementación.

La implantación de un sistema de ERP implica un proceso de cambio para cualquier empresa, y la clave para una implementación exitosa es la preparación previa.

Un software ERP es una propuesta costosa no solo en términos de licencia y mantenimiento, sino también en la dedicación de recursos y tiempos. El objetivo es llegar a una proyección y planificación que sea viable y rentable a largo plazo.

Sigue leyendo este post para conocer estos consejos que debes seguir para reducir el riesgo de equivocarte al elegir un ERP e  implantarlo con éxito. Siguiendo los consejos que te mostramos a continuación lo conseguirás

Consejos para elegir un ERP relacionados con tu empresa

1.- El primer consejo es asegurarse que se cuenta con el compromiso del equipo directivo.

La Dirección es el eje central de la empresa y debe tener una visión global de la implantación. Lo más habitual es que el equipo directivo no sea el personal que más interactúa con el ERP, por lo que no experimentan directamente las mejoras que se producen en productividad y organización, pero eso no quita que su participación sea muy valiosa e importante.

2.- Extiende ese compromiso al resto de las áreas de la organización.

Elige un líder integrador que les haga sentirse parte del proyecto y conseguirás que la implantación del ERP acabe con éxito. Es importante que se comunique a todo el equipo la importancia del proyecto, no solamente para la empresa, sino también para todos los colaboradores que la conforman.

3.- Gestión del cambio.

La resistencia al cambio es conocida como uno de los principales factores que arruinan una implantación de un ERP, aunque sea el adecuado. Para luchar contra esta resistencia, es indispensable que los líderes estén capacitados y motivados para extender esas buenas sensaciones al resto de la organización. Es de vital importancia demostrar la confianza en el ERP por parte de aquellos que lo seleccionaron, ya que esto hará que se contagie verticalmente hacia el resto de la empresa. Por lo tanto, antes de elegir un ERP, asegúrate que todo tu equipo rema en la misma dirección hacia el cambio.

4.- Define los procesos clave de la empresa que se van a implantar de manera clara y funcional, y determinar las metas y los objetivos a conseguir al implantar el ERP.

Las empresas implementan soluciones de ERP para perfeccionar los procesos clave y mejorar los indicadores clave de desempeño (KPIs), como una mayor eficiencia, menores costes, etc. Pero si los requerimientos críticos e indicadores no se definen al inicio del proyecto, será imposible saber si al finalizar el proyecto la implementación realmente logró los objetivos deseados.

5.- Asigna los recursos necesarios al proyecto.

Recursos económicos, recursos humanos, recursos de infraestructura. Establece un responsable interno de la implantación del ERP que realice un seguimiento de los avances del proyecto y coordine los distintos recursos.

6.- Sé consciente de los cambios que se van a producir.

Es importante tenner en cuenta que el alcance de los cambios que se producirán afectarán  a las tareas y responsabilidades y en los perfiles de los puestos de trabajo, y también de los nuevos procesos que surgirán tras la innovación tecnológica que se aplicará en la empresa.

7.- Motiva a todo el personal.

La motivación es imprescindible para que el personal participe activamente en todo el proceso de implantación, especialmente en las sesiones de formación que se producirán durante la implantación.

Consejos para elegir un ERP relacionados con la solución y el proveedor

1.- Valora la funcionalidad y facilidad de uso del sistema por encima del costo.

El ahorro en la compra de un ERP es un esfuerzo inútil si finalmente el proyecto es un fracaso o si el proyecto termina excediendo el presupuesto en un 50%, 100% o hasta un 200%.

Recuerda que la implementación de un ERP en tu empresa es una inversión de largo plazo en la que comenzarás a percibir los resultados en eficiencia en todas las áreas de la empresa. Además, para elegir un ERP adecuado debes evaluar únicamente soluciones que confíes que seguirán siendo líderes en las siguientes décadas.

2.- Selecciona un proveedor que sea una empresa consolidada,

Es importante que el proveedor sea una empresa con experiencia, que tenga casos de éxito comprobados y que cuente con una infraestructura robusta (equipo de trabajo, experiencia, departamento de soporte postventa, cobertura, etc). Si es posible, debes elegir un ERP cuyo proveedor pueda indicarte alguna de las implantaciones que hizo. Ponte en contacto con esa empresa, pregunta qué fue bien y qué fue mal, y lo más importante, si volverían a confiar en ese proveedor.

Valora que el proveedor tenga una buena capacidad de prever los cambios que se avecinan en el sector y que te aconseje en consecuencia. No olvides que obtendrás un mayor beneficio cuando tu proveedor de software se transforme en tu aliado estratégico con el que puedas forjar una relación a largo plazo, para avanzar juntos.

3.- Selecciona una solución flexible que se adapte con facilidad.

Es importante que el software se adecue a los requerimientos actuales, pero es bueno que tenga la capacidad de adapte a las nuevas necesidades futuras y a las nuevas tecnologías, en este sentido es imprescindible que avance con nuestra empresa.  Hazte la siguiente pregunta: ¿Cuánto quiero que me dure este sistema? Vivimos en una época de cambio continuo donde la tecnología avanza a pasos agigantados y debemos estar preparados para adaptarnos a lo que el mercado demande.

4.- No te olvides de la movilidad.

En la medida que la movilidad toma importancia en diferentes industrias, el acceso a los sistemas ERP sólo desde un laptop ya no es una opción viable. Elige un ERP que permita a los usuarios ser productivos en smartphones y tablets, y que al mismo tiempo asegure que información sensible sea segura.

5.- Hardware y software compatibles.

Hay que tener en cuenta, antes de tomar la decisión sobre el ERP a implantar, que este software ha de ser soportado por el hardware del que dispone, o que el que deberá comprar se ajuste a su presupuesto para esta actualización. En este punto, entra en juego la opción de elegir un ERP Cloud. Cuando se eligen soluciones en la nube, todo el  software va a estar alojado en un servidor externo a nuestra empresa al que podremos acceder desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento siempre que dispongamos de una conexión a Internet. Ten en cuenta esta distinción entre implantar un ERP Cloud en la nube o un ERP tradicional para poder prever el hardware que necesitarás.

6.- Presenta al proveedor seleccionado a todo el que va a formar parte del equipo que liderará el proyecto.

Debes considerar al proveedor como un “socio tecnológico”. El equipo de implantación del ERP va a pasar mucho tiempo en tu empresa y va a tener que relacionarse como uno más con el resto de la organización. De hecho, otro consejo es que hagas que se sienta a gusto en tu empresa y casi forme parte de ella.

7.- Asegurar una buena comunicacion entre la empresa y el proveedor.

Como último consejo para implantar un ERP con éxito, es que siempre exista comunicación entre el proveedor y los colaboradores en la implantación. La comunicación es la única manera de lograr un seguimiento puntual de todos los avances del proyecto, resolviendo a tiempo cualquier imprevisto o despejando cualquier duda que pueda surgir.

Otras preguntas complementarias que te pueden ayudar a no equivocarte a la hora de elegir el mejor ERP

Ademas de los consejos indicados anteriormente, existencia serie de cuestiones generales que pueden ayudar mucho a no dejarse ningún extremo por analizar. Para reducir el riesgo de olvidarse de algo relevante a la hora de seleccionar el mejor ERP para tu empresa, hemos planteado una serie de preguntas que nos orientarán para conseguir una información lo más completa posible. Es este sentido, es buenos preguntarse.

1.- ¿Se trata de un ERP válido para pymes o para una gran empresa?

Sin lugar a dudas, el tamaño de la empresa condiciona el tipo de software que debe aplicarse, ya que los requerimientos críticos no son los mismos. Es preciso que selecciones aquella solución que cubra tus necesidades. Un exceso de funcionalidad aporta una complejidad que puede hacer fracasar la implantación de un software de este tipo.

• En grandes compañías con despliegue internacional en varios países, con distintos idiomas y multidivisa, dada su complejidad y escalado, seleccionar el mejor ERP es esencial para ayudar a la empresa a continuar sus objetivos de crecimiento internacional y de control de la organización.
• En Pymes que tengan proyección de seguir creciendo se debe elegir la solución que les dé la mejor respuesta actual y futura, por lo que es preciso seleccionar un ERP que esté capacitado para adaptarse con facilidad a los requerimientos de los distintos procesos.

2.- ¿Es mejor un ERP generalista o especializado?

• Los ERP generalistas u horizontales son soluciones estándar muy completas que  para adaptarse a algunos sectores necesitan personalizar algunas de sus funciones.
• Los ERP sectoriales, especializados o verticales están especializados en ciertos sectores por lo que cumplen sus necesidades sin la necesidad de una adaptación adicional. Ofrecen muchas más ventajas para empresas pertenecientes a sectores específicos, ya que el proceso de adaptación es más sencillo y rápido y tiene en cuenta aspectos importantes para cada industria. Por ejemplo: La trazabilidad y logística en el sector de alimentos y bebidas.

3.- ¿Necesito un ERP flexible o rígido?

La flexibilidad supone la capacidad de un programa de poder cambiar la forma de trabajar de algunos procesos sin necesidad de tener que programar (lo que llamamos la capacidad de parametrización), y a la capacidad de integrarse con otros desarrollos. 

• Un ERP rígido no permite la personalización necesaria para el desarrollo de tu actividad, o que incluso no evolucione al ritmo de los avances tecnológicos, frenará también la evolución de tu organización, y a la larga, prescindirás de él. Esta opción es siempre más económica a priori, aunque te puede salir cara a lo largo del tiempo.
• Los ERP flexibles permiten realizar personalizaciones preinstaladas y además nuevos desarrollos para adaptar el ERP a tu negocio. Pero también hay que tener en cuenta que el hecho de realizar desarrollos personalizados aumenta el tiempo de implantación y supone un mayor coste.

4.- ¿Es mejor un ERP en un entorno cloud o en un entorno local (on premise)?

• Un ERP on-premise es una solución que ha de ser instalada localmente en los servidores de la empresa cliente. Esta solución:
• Requiere de supervisión experta, mantenimiento de sistemas y, en muchas ocasiones, de hardware extra.
• Tiene mayores gastos de instalación y mantenimiento, ya que hay que realizar inversiones en hardware y personal especializado que lleven su mantenimiento.

• Un ERP Cloud (ERP en la nube) no necesita ser instalado en los ordenadores de la empresa, ya que se puede acceder a él a través de internet en el servidor en el que esté alojado, normalmente propiedad del proveedor de servicios ERP. Además, en esta modalidad el ERP:
• Tiene las mismas funciones y utilidades que el software on-premise.
• Permanece constantemente actualizado, de ello se encarga el proveedor.
• Ofrece mejor accesibilidad al estar en la nube, poder acceder desde cualquier dispositivo conectado a internet, mayor seguridad, menores riesgos por incidentes, etc.

Visto así, parece que es mejor un ERP Cloud que uno on-premise, pero no hay que olvidar que se debe valorar aquello que cada empresa requiera.

5.- ¿Es mejor un ERP con licencia privada o con licencia open source?

Existen ventajas e inconvenientes para cada una de estas dos opciones, y dependiendo de criterios de seguridad, independencia o no del proveedor, capacidad tecnológica de los empleados de la empresa cliente e, incluso, tamaño de tu empresa será mejor una u otra opción.

• Los ERP privados son aquellos desarrollados por un fabricante cuya licencia de uso es privativa y por tanto no pueden ser modificados por nadie que no pertenezca a la empresa propietaria del software.
• Los ERP open source, o ERP de código libre, pueden ser modificados y ampliados por desarrolladores pertenecientes a la empresa cliente o bien contratados a otras empresas externas.

6.- ¿Es mejor la relación con un proveedor fabricante o con un partner distribuidor?.

Este es uno de los puntos que se debe tener en cuenta, más de lo que se hace habitualmente, ya que el hecho de seleccionar a un un perfil de proveedor no adecuado puede provoca problemas a futuro. La diferencia entre tratar con un fabricante o con un partner puede afectar a decisiones futuras relacionas con cambios en el software, y lo importante es valorar la calidad del servicio que esperamos recibir. Este será un aspecto determinante en el proceso de selección.

En general deberemos tener presente:

• Un fabricante:
  • Tiene un mayor control y autoridad a la hora de decidir modificaciones importantes de un programa.
  • Acceder a este tipo de empresas suele estar muy condicionado por el tamaño del fabricante, de forma que si éste es grande, sólo las grandes empresas suelen poder acceder directamente a él.

• Un partner:
  • Tiene un control y autoridad limitada a la hora de decidir modificaciones de un programa, a las directrices del fabricante.
  • Normalmente es fácil su acceso a cualquier tipo de empresa con la garantía final del fabricante.

Tenemos que ser conscientes de que no estamos eligiendo sólo a un proveedor, estamos escogiendo a un socio estratégico de las tecnologías de gestión, que suelen ocasionarnos unos altos costes de cambio de software.

Beneficios de un buen procedimiento en la elección del mejor ERP

La elección de un software ERP es clave.. A la hora de seleccionar un proveedor, deberemos obtener información que nos ayude a decidirnos. Siempre será útil:

• Conocer el número de casos de éxito que tenga y cuántas son del mismo sector que es objeto de análisis.
• Conocer referencias de los consultores e implantadores que tomarán parte del proyecto.
• Determinar el calendario de implantación en el que se reflejen todos los hitos importantes, incluídas las entregas parciales si las hubiera, las fechas de formación y por supuesto, la fecha de arranque.
• Valorar el mantenimiento, el soporte y las soluciones que pueden ofrecer en caso de problemas técnicos. Todo esto, que esté garantizado por contrato.

Acertar en la elección del mejor ERP te proporcionará una serie de beneficios como:

• Mejorar la organización de la empresa y crecer de forma ordenada.
• Ahorro de costes y tiempo, gracias a la automatización de tareas.
• Conseguir ser más competitivo gracias a la información centralizada y obtenida en tiempo real.
• Mayor control de los procesos y por lo tanto, mejor toma de decisiones.

Esperamos, a partir de todas las consideraciones realizadas en este post, que resulte más cómodo el análisis del proceso para reducir el riesgo de equivocarse en la elección del mejor software de ERP para tu empresa. 

*Imagen de vectorjuice en Freepik

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