Para plantearnos la cuestión de cómo priorizar las inversiones en el almacén, la verdad es que la respuesta parecería rápida y sencilla: invertiremos en todo aquello que acorte el tiempo de entrega con los menos recursos posibles, que hoy en día es el elemento diferenciador más importante por encima incluso del precio.
Si no fuésemos más allá, todo indicaría que debemos encaminarnos por el trayecto más corto posible hacia los automatismos, pero la cuestión de priorizar la inversión nunca es tan sencilla. Los automatismos pueden convertirse en otro problema a resolver si no abordamos otras cuestiones previas de nuestro almacén.
Hasta los años 2008-2010 más o menos, el criterio generalmente implantado acerca de priorizar las inversiones en nuestros almacenes era el de “la última prioridad” y además “la menor posible”. Esto era así en cuanto a la capacitación del personal que lo atendía y dirigía, los medios de manutención, la tecnología, el control de costes, etc.
Curiosamente no en lo referente a lo que debía almacenarse en su interior, que parecía seguir el criterio del “máximo posible”. Aunque el único papel que jugaran todas esas referencias acumuladas (hasta en los pasillos) fuese albergar polvo, calmar las ansias del departamento comercial y alimentar el ego de sus propietarios (y las pesadillas de sus financieros). En aquel mercado, aprovechar ofertas y rapeles parecía ser la única prioridad. Comprar barato, más barato, más cantidad independientemente de la demanda y los costes y esto era así porque la demanda era algo verdaderamente bestial y parecía insaciable. No resultó ser insaciable.
La frase que se hizo famosa en aquellos años; “el mejor almacén es aquél que no existe” fue realmente malinterpretada por aquellos que debían gestionarlos. No importaba, el dinero tapaba cualquier ineficiencia. Muy pocas empresas prestaban su atención, o la debida atención, al papel fundamental que su almacén jugaba en su modelo de negocio. Todos (incluidos los clientes) consideraban absolutamente normal tener un nivel de servicio justito e incluso malo a cambio de un buen precio. De hecho, muchos clientes sabían aprovecharse de ello reclamando errores que en realidad no sucedían pero que sabían que, por la falta de control, resultaban imposibles de comprobar.
Digamos que la crisis de 2008 actuó como un toque de atención que hizo que se viese el almacén desde otra perspectiva. A muchos almacenes la crisis les pilló repletos de millones de euros inmovilizados, con los que las empresas propietarias, no podían comprar ni un bolígrafo (ante la vertiginosa caída de las ventas muchas de ellas, entre sus primeras medidas de austeridad, recortaban costes de material de oficina o subiendo el precio del café de máquina mientras seguían aprovechando los “rápeles” de compra como si no hubiera un mañana, y para muchas, no lo hubo).
Tras la debacle, las compañías supervivientes y las que fueron surgiendo, si querían atender las necesidades del mercado, tuvieron (a la fuerza) que cambiar la visión que hasta ese momento tenían de “ese lastre llamado almacén”, hacia una mucho más adecuada y rentable gestión de almacén.
Mucho se ha distribuido desde entonces. Hoy en día la gestión de almacén tiene gran influencia en la propuesta de valor de cualquier compañía tanto en B2B, como en B2C. El almacenamiento forma parte fundamental de la cadena logística y de suministro y además de albergar producto, una adecuada gestión de stocks permite cumplir con los requerimientos de nuestros clientes. El almacenaje eficiente ayuda a aumentar el valor en cuanto a la utilidad de las referencias, porque gracias a ellos podemos tener los productos disponibles en el lugar adecuado en el momento preciso. Esto nunca se ha valorado tanto como en la actualidad y no ha hecho más que comenzar.
Consolidar los pedidos, montajes finales, acabados, operaciones especiales de packaging (sobre todo en B2C), etiquetado, personalización, cross-docking, etc. Son operaciones que agregan valor a nuestra cadena de suministro en general e influyen directamente en la experiencia de compra del cliente, y todas ellas ocurren en nuestros almacenes.
Para obtener un almacenaje eficiente que aporte valor, se necesita inversión. Para ello, la eficiencia depende de tres elementos que al igual que las tres patas de un taburete, sostienen tanto el asiento como a sí mismas y si una falla, el taburete cojea o se cae. A la hora de priorizar las inversiones en el almacén los tres elementos prioritarios son:
En esta situación, los automatismos han pasado a ser casi una carrera de velocidad. Ya no es una cuestión sobre si invertir o no en alguno, sino de cuándo debemos invertir, teniendo en cuenta que, si no lo hacemos, alguien de la competencia lo hará y entonces, todos conocemos las consecuencias. Sin embargo, a menos que en nuestro almacén estén perfectamente controlados los tres elementos anteriores (sobre todo los dos primeros), la automatización puede generar más problemas de los que resuelva.
Debemos tener presente los siguientes consejos:
A establecer el criterio nos ayudará y mucho tener un sistema SGA adecuado con un cuadro de mando manejado por personal capacitado.
A establecer el momento nos ayudará nuestra propia capacidad de organización, de aprovechamiento de recursos, de manejo de los datos y del uso que nuestro equipo haga de ellos.
Y el orden en que prioricemos nuestras inversiones marcará una gran diferencia. En la actualidad el almacén es mucho más que un lugar para acumular polvo y mercancías. El almacén es un centro de control que debe administrarse de forma excelente, es un centro estratégico de distribución y gracias a sus servicios podemos obtener una ventaja competitiva en el mercado y nos facilita poder competir con la cadena de suministro.
Con relación a invertir en automatismos, debemos recomendar prudencia. Hay mucho que hacer en un almacén antes de que llegue el momento de automatizar.
En general debemos tener presente que:
Luego, estudiando las tendencias del mercado y deseando adaptarnos a ellas y ofrecer aún un mejor servicio, podemos avanzar en la digitalización en multitud de direcciones entre ellas, los anhelados automatismos.
Mejorar la productividad del almacén es una labor de equipo, no es una labor sencilla ni exclusiva de una máquina. La prioridad de inversión deseable en un almacén es aquella que se centra proporcionar los medios para crear una filosofía de trabajo, una cultura de departamento enfocada en alcanzar la excelencia operativa.
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