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    15 Feb 2021

    9 CONSEJOS PARA PRIORIZAR LAS INVERSIONES EN EL ALMACÉN

    Por: Juan Cisneros, equipo DATADEC

    9 CONSEJOS PARA PRIORIZAR LAS INVERSIONES EN EL ALMACÉNPhoto by Les Corpographes on Unsplash 

    Para plantearnos la cuestión de cómo priorizar las inversiones en el almacén, la verdad es que la respuesta parecería rápida y sencilla: invertiremos en todo aquello que acorte el tiempo de entrega con los menos recursos posibles, que hoy en día es el elemento diferenciador más importante por encima incluso del precio.

    Si no fuésemos más allá, todo indicaría que debemos encaminarnos por el trayecto más corto posible hacia los automatismos, pero la cuestión de priorizar la inversión nunca es tan sencilla. Los automatismos pueden convertirse en otro problema a resolver si no abordamos otras cuestiones previas de nuestro almacén.

    Breve historia para contextualizar los consejos…

     

    Hasta los años 2008-2010 más o menos, el criterio generalmente implantado acerca de priorizar las inversiones en nuestros almacenes era el de “la última prioridad” y además “la menor posible”. Esto era así en cuanto a la capacitación del personal que lo atendía y dirigía, los medios de manutención, la tecnología, el control de costes, etc.

    Curiosamente no en lo referente a lo que debía almacenarse en su interior, que parecía seguir el criterio del “máximo posible”. Aunque el único papel que jugaran todas esas referencias acumuladas (hasta en los pasillos) fuese albergar polvo, calmar las ansias del departamento comercial y alimentar el ego de sus propietarios (y las pesadillas de sus financieros). En aquel mercado, aprovechar ofertas y rapeles parecía ser la única prioridad. Comprar barato, más barato, más cantidad independientemente de la demanda y los costes y esto era así porque la demanda era algo verdaderamente bestial y parecía insaciable. No resultó ser insaciable.

    La frase que se hizo famosa en aquellos años; “el mejor almacén es aquél que no existe” fue realmente malinterpretada por aquellos que debían gestionarlos. No importaba, el dinero tapaba cualquier ineficiencia. Muy pocas empresas prestaban su atención, o la debida atención, al papel fundamental que su almacén jugaba en su modelo de negocio. Todos (incluidos los clientes) consideraban absolutamente normal tener un nivel de servicio justito e incluso malo a cambio de un buen precio. De hecho, muchos clientes sabían aprovecharse de ello reclamando errores que en realidad no sucedían pero que sabían que, por la falta de control, resultaban imposibles de comprobar.

    Digamos que la crisis de 2008 actuó como un toque de atención que hizo que se viese el almacén desde otra perspectiva. A muchos almacenes la crisis les pilló repletos de millones de euros inmovilizados, con los que las empresas propietarias, no podían comprar ni un bolígrafo (ante la vertiginosa caída de las ventas muchas de ellas, entre sus primeras medidas de austeridad, recortaban costes de material de oficina o subiendo el precio del café de máquina mientras seguían aprovechando los “rápeles” de compra como si no hubiera un mañana, y para muchas, no lo hubo).

    Tras la debacle, las compañías supervivientes y las que fueron surgiendo, si querían atender las necesidades del mercado, tuvieron (a la fuerza) que cambiar la visión que hasta ese momento tenían de “ese lastre llamado almacén”, hacia una mucho más adecuada y rentable gestión de almacén.

     

    Y se nos apareció el e-commerce …

     

    Mucho se ha distribuido desde entonces. Hoy en día la gestión de almacén tiene gran influencia en la propuesta de valor de cualquier compañía tanto en B2B, como en B2C. El almacenamiento forma parte fundamental de la cadena logística y de suministro y además de albergar producto, una adecuada gestión de stocks permite cumplir con los requerimientos de nuestros clientes. El almacenaje eficiente ayuda a aumentar el valor en cuanto a la utilidad de las referencias, porque gracias a ellos podemos tener los productos disponibles en el lugar adecuado en el momento preciso. Esto nunca se ha valorado tanto como en la actualidad y no ha hecho más que comenzar.

    Consolidar los pedidos, montajes finales, acabados, operaciones especiales de packaging (sobre todo en B2C), etiquetado, personalización, cross-docking, etc. Son operaciones que agregan valor a nuestra cadena de suministro en general e influyen directamente en la experiencia de compra del cliente, y todas ellas ocurren en nuestros almacenes.

    Para obtener un almacenaje eficiente que aporte valor, se necesita inversión. Para ello, la eficiencia depende de tres elementos que al igual que las tres patas de un taburete, sostienen tanto el asiento como a sí mismas y si una falla, el taburete cojea o se cae. A la hora de priorizar las inversiones en el almacén los tres elementos prioritarios son:

      • Las personas,
      • El software (la tecnología)
      • La manutención.

    En esta situación, los automatismos han pasado a ser casi una carrera de velocidad. Ya no es una cuestión sobre si invertir o no en alguno, sino de cuándo debemos invertir, teniendo en cuenta que, si no lo hacemos, alguien de la competencia lo hará y entonces, todos conocemos las consecuencias. Sin embargo, a menos que en nuestro almacén estén perfectamente controlados los tres elementos anteriores (sobre todo los dos primeros), la automatización puede generar más problemas de los que resuelva.

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    Personas en la eficiencia del almacén

    Debemos tener presente los siguientes consejos:

    1. Contratar competencia, es invertir con acierto. Contratar personal de almacén hoy es contratar operarios que puedan procesar pedidos complejos, manejar maquinaria pesada y peligrosa y adaptarse al manejo de datos y de nuevas tecnologías.

    2. Capacitar al personal, es una inversión siempre rentable. Pero capacitarlo no es sólo formarlo, es trabajar el desarrollo de habilidades que hagan aflorar el talento. ¿Qué es una buena herramienta en unas manos inexpertas? Un trasto inútil. El uso de herramientas es necesario, pero en exclusiva, no es la solución. El talento latente a su disposición sí es exclusivo de su personal, es lo que marcará la diferencia entre su almacén y el de la competencia.

    3. Entrenar en el uso de tecnologías. Sistemas SGA, sistemas ERP e incluso MRP, códigos de barras y QR, manejo de escáneres, lectores, automatismos, sistemas de apoyo al picking, IoT, RFID, Big Data, blockchain y lo que esté por venir. Si nuestro personal se queda atrás, nos quedamos atrás con él.

    4. Resolución de problemas y mejora continua. Esta es una facultad que todavía hoy es exclusiva del ser humano. Diez empleados por una mejora al mes cada uno, ciento veinte mejoras cada año a beneficio del almacén y la empresa. Pero esta habilidad, esta filosofía de trabajo, esta cultura empresarial, está al alcance de los pocos que saben invertir en su capital humano acertadamente.

    5. Flexibilidad, capacidad de adaptación. Un trabajador polivalente es un trabajador más eficiente que hace más eficientes los procesos, que puede realizar varias tareas en ausencia de otros o en momentos puntuales de necesidad, sin que el nivel de servicio se vea afectado.

    El Software en la eficiencia del almacén

     

    1. El Sistema SGA. Priorizar el sistema de gestión SGA a la hora de priorizar las inversiones en el almacén supone invertir en el control de las referencias, en el rendimiento del personal, la productividad del almacén, aumentar la eficacia general de los procesos y elevar su eficiencia, optimizar todos los recursos que tengamos disponibles y tener la facultad de tomar decisiones basadas en datos. Un sistema SGA en manos de un equipo de profesionales capacitados, supone una enorme ventaja competitiva. Podemos destacar entre sus ventajas:
        • KPI. Lo que no se mide en un almacén no existe y no podemos actuar sobre ello. Por eso nuestros ojos en el almacén son los indicadores de desempeño de la actividad o KPIs. Son los que, procesados por el sistema SGA, nos permiten tomar decisiones, establecer estrategias, planificar acciones, etc.
        • Comunicación. El sistema SGA nos otorga la facultad de transmitir con inmediatez todo tipo de información, si y sólo si, esta información es relevante y además únicamente a aquellos a los que esta información les es de utilidad. Es decir, la eficiencia en el flujo de información es absoluta.
        • Multidispositivo. La palabra clave es, transparencia. Un software debe mostrar de forma transparente y precisa sus niveles de stock a multitud de clientes en multitud de plataformas y dispositivos. Hoy es tan habitual que ni nos damos cuenta de ello, pero este avance, sin el software, era impensable.
        • Omnicanalidad. Podemos elegir la forma en que vamos a acercar nuestra propuesta de valor a nuestros clientes gracias al software. No es un mérito en exclusiva del sistema SGA, por supuesto, pero sí ha resultado ser un facilitador fundamental.

    La Manutención en la eficiencia del almacén

    1. Estructuras de almacenamiento. Su correcta elección afecta a la cantidad de traslados, a la seguridad de la mercancía y a su localización, al aprovechamiento del espacio, a la distribución de las referencias, en definitiva, al rendimiento y la productividad de todo el almacén.

    2. Equipos para el movimiento de cargas y mercancías. Deben ser adecuados y seguros para los trabajadores. La mano de obra maneja estos equipos por lo que su rendimiento, dependerá directamente de la buena o mala elección de inversión. Un traspalé manual no siempre es la mejor elección al igual que tampoco lo es una carretilla contrapesada o retráctil.

    3. Automatismos. Hoy en día sin duda la mejor inversión. Como hemos mencionado anteriormente, en un almacén no se trata tanto de decidir si vamos o no a invertir en automatismos, sino de si lo haremos a tiempo o demasiado tarde. Esta es una inversión importante y por tanto debemos hacerla con criterio y en el momento adecuado.

    A establecer el criterio nos ayudará y mucho tener un sistema SGA adecuado con un cuadro de mando manejado por personal capacitado.

    A establecer el momento nos ayudará nuestra propia capacidad de organización, de aprovechamiento de recursos, de manejo de los datos y del uso que nuestro equipo haga de ellos.

     

    Conclusiones

    Y el orden en que prioricemos nuestras inversiones marcará una gran diferencia. En la actualidad el almacén es mucho más que un lugar para acumular polvo y mercancías. El almacén es un centro de control que debe administrarse de forma excelente, es un centro estratégico de distribución y gracias a sus servicios podemos obtener una ventaja competitiva en el mercado y nos facilita poder competir con la cadena de suministro.

    Con relación a invertir en automatismos, debemos recomendar prudencia. Hay mucho que hacer en un almacén antes de que llegue el momento de automatizar.

    En general debemos tener presente que:

      • Lo que distingue un almacén de otro, una empresa de otra, es su equipo de personas.
      • Personas son las que manejan un sistema SGA flexible y lo hacen un software eficaz.
      • Un software bien gestionado por personas, con unas correctas instalaciones e infraestructuras, aprovechan al máximo el potencial operativo de un almacé

    Luego, estudiando las tendencias del mercado y deseando adaptarnos a ellas y ofrecer aún un mejor servicio, podemos avanzar en la digitalización en multitud de direcciones entre ellas, los anhelados automatismos.

    Mejorar la productividad del almacén es una labor de equipo, no es una labor sencilla ni exclusiva de una máquina. La prioridad de inversión deseable en un almacén es aquella que se centra proporcionar los medios para crear una filosofía de trabajo, una cultura de departamento enfocada en alcanzar la excelencia operativa.

     

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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