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Para tener el control de almacén necesitamos información, pero la información en bruto y sin control no nos sirve de nada, necesitamos procesarla para realizar una gestión de almacén de forma eficaz y rentable.
También necesitamos recopilarla en tiempo real, es decir, en el mismo instante en que se genera. No deja de ser curioso cuán asimilada está esta circunstancia a la hora de conducir un automóvil o pilotar un avión, y lo poco asumida que está cuando hablamos de gestión de almacén. Nadie se subiría a un avión cuyo piloto obtuviese el estado del tiempo, el nivel de combustible o la velocidad de ascensión dos horas después de producirse, no digamos días, sin embargo, muchos de nuestros almacenes tardan más que días, semanas o meses en procesar sólo una pequeña parte de toda la información que generan, lo que provoca carencias de control que se traducen en ineficacias, despilfarros y sobre costes ocultos.
Los sistemas SGA vienen a eliminar ese desfase entre la generación del dato, su procesamiento y su posterior transformación en información. Gracias a ellos los gestores reciben esta información inteligente acerca del rendimiento, desempeños, tiempos, capacidades, cantidad de recursos empleados, etc.
Muchas magnitudes pueden monitorizarse desde el cuadro de mando donde, de forma gráfica, el sistema SGA nos muestra toda la información que maneja. De esta forma podemos establecer estándares de actuación y establecer los límites que hagan saltar alertas, fijar objetivos, abordar mejoras, planificar el futuro, elaborar tendencias, detectar patrones e invertir nuestros recursos justo donde hace falta en el momento preciso.
En definitiva, gracias a la cantidad de información procesada podemos hablar de verdadero control de almacén. Una información que cambia de un almacén a otro en cuanto a cómo manejarla y a su utilidad, es decir, en cuanto a qué haremos con ella una vez recopilada. Para poder tomar estas decisiones es necesario conocer qué tipo de información en forma de KPIs resulta interesante extraer de nuestro almacén y su utilidad. Veamos algunos ejemplos:
KPIs que resulte útiles para un buen control del almacén
1.- Rotación
La rotación indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas.
Rotación del producto = Unidades Salidas / stock medio
Es un indicador que va a influir en toda la operativa del almacén, desde la distribución de las mercancías hasta el control de recorridos. Las entradas, la ubicación, el picking basan sus estrategias teniendo en cuenta la rotación.
Rotaciones elevadas nos permiten mantener un flujo tenso, bajos niveles de stock y la inversión bajo control, y rotaciones bajas pueden ser indicativo de fin del ciclo de vida del producto, riesgo de obsolescencia o simplemente estar relacionadas con una política de compra especulativa.
2.- Clasificación ABC
El indicador se referiría a la posición que cada SKU ocupa dentro del criterio o clasificación ABC. Podemos calcular el ABC de cada SKU por rotación, rentabilidad, volumen de ventas, etc.
Invertiremos mayores esfuerzos y recursos para controlar las referencias en posiciones altas en la clasificación (A o súper A), que para controlar las que ocupan posiciones bajas, las clasificadas como C, D o E.
Al ser un criterio de clasificación podemos aprovecharlo para otros fines no relacionados con las referencias, por ejemplo: podemos calcular un ABC de proveedores en base a su fiabilidad en sus plazos de entregas.
3.- Riesgo de obsolescencia
Comprobar sí un “número de días transcurridos desde el último movimiento o en concreto desde la última salida”, supera un valor determinado por nosotros.
Cualquier sistema SGA, para llevar un control de almacén adecuado tendrá un algoritmo que nos permitirá establecer un umbral en número de días en base al que calcular este riesgo de obsolescencia. Esto nos permite establecer alertas que nos adviertan de que cierto artículo o familia de artículos pueden entrar en riesgo.
4.- Cobertura
Períodos de cobertura: stock actual / tasa de salidas
Siendo la tasa de salidas el número de unidades que han salido del almacén por unidad de tiempo. Este indicador, dentro del control de almacén, nos facilita poder prevenir roturas de stock y establecer su fecha concreta, en base al consumo actual en el caso de producción o al ritmo actual de ventas para la distribución.
El objetivo es saber cuántos días (períodos) podemos satisfacer la demanda interna o externa con el stock actual disponible.
5.- Nivel de servicio
Entregas efectuadas completas, a tiempo y sin incidencias / total de entregas.
El indicador que resume el estado de nuestra gestión de almacén sería el nivel de servicio al cliente. Puede calcularse para medir la eficacia de las entregas de producto tanto al cliente final como a cualquier otro eslabón de la cadena de suministro, como producción.
Un indicador de altísima importancia por ejemplo en ecommerce donde un nivel de servicio bajo hoy en día implica perder clientes a corto plazo.
6.- Control de nuestras incidencias
Definir qué tipos de incidencias merece la pena controlar y determinar en qué porcentaje aparecen respecto al total, es una herramienta crucial para abordar problemas y acciones de mejora. Saber dónde fallamos y en qué medida, nos permite actuar rápido con las acciones justas allí donde se necesite.
Por ejemplo: en la siguiente tipología sencilla se vería claramente dónde deberíamos actuar y centrar nuestros esfuerzos de forma inmediata. Pero sin ella desconoceríamos el peso concreto de cada error en el control de almacén.
- Roturas (el sistema marca una unidad o dos de existencias, pero no están físicamente) – 60%
- Preparación (el operario confunde una referencia por otra) – 20%
- Reposición (se repone con la referencia que no corresponde) – 15%
- ADMON (errores administrativos) – 5%
Podemos considerar como incidencias todo tipo de discrepancias con respecto al estándar marcado, por ejemplo, midiendo el número de envíos no planificados, que evidenciaría la repercusión que los envíos no estándar (urgentes) tienen sobre nuestro control de almacén y que, en niveles elevados, de forma indirecta, estaría alertándonos de problemas ocultos en otras áreas, como demasiadas roturas de stock que provocan envíos parciales no servidos que deben servirse urgentes a posteriori.
7.- Rendimiento de los muelles
Horas de muelle utilizadas / horas disponibles x 100
¿Estamos aprovechando adecuadamente el potencial de nuestros muelles de carga y descarga? Este indicador nos precisa el porcentaje real del uso de nuestros muelles frente al potencial. Por ejemplo: si queremos planificar una ventana horaria de cargas y descargas, este indicador puede servirnos de gran ayuda.
Superficie utilizada / superficie disponible
Medimos el uso del espacio disponible centrándonos en un área concreta. El espacio es un recurso valioso y limitado. Conocer cuando rebasamos la capacidad máxima de cualquier especio o cuándo estamos infrautilizándolo, facilita la programación de las acciones que deben ejecutarse en cada uno de ellos.
8.- Eficiencia en la recepción
líneas, unidades, volumen, Kg, etc. recibido por hora.
líneas, unidades, volumen, Kg, etc. recibido por metro cuadrado.
En la entrada, estos indicadores controlan nuestro nivel real de rendimiento, y resultan útiles para que nuestro sistema SGA nos alerte, pudiendo planificar los recursos necesarios adecuándolos al volumen previsto de recepción de pedidos en curso, y en sus fechas previstas de entrega.
Tener controlados estos indicadores nos aporta información valiosa para planificar períodos de gran variabilidad como campañas, estacionalidad, promociones, etc.
9.- Productividad en el picking
Número de líneas por unidad de tiempo y operario.
Se trata de medir unidades, unidades de carga, cajas… movidas por cada operario al hacer picking por unidad de tiempo. Podemos complicarlo un poco más analizando variables como la carga de trabajo que soporta cada línea de picking, pero será complicado sin la ayuda de un sistema SGA.
Sin embargo, es importante determinar si en nuestro almacén merece la pena tenerlo en cuenta, dado que la carga de trabajo puede cambiar significativamente de mover una tuerca a treinta mil, sin embargo, en ambos casos puede constituir una única línea de picking.
10.- Porcentaje de ocupación del almacén
Ubicaciones ocupadas/ubicaciones disponibles x 100
Un almacén empieza a tener problemas de agilidad cuando su nivel de ocupación es superior al 85%. Por tanto, nuestro nivel de ocupación afectará directamente al control de almacén en múltiples aspectos. Un almacén demasiado lleno debe replantearse muchos aspectos que van a afectar directamente a su gestión, como la adquisición de nuevas infraestructuras, el uso de los elementos de manutención, rediseño del layout o la asignación de recursos, entre otros.
Conclusiones
Para poder controlar un almacén hay que medir y para poder medir necesitamos indicadores de gestión o KPI’s.
Sin indicadores podemos hacer poco más que dar palos de ciego a ver si acertamos de vez en cuando en la toma de decisiones. No es que sin ellos vayamos a fallar siempre, no es eso, pero sí que nos resultará imposible competir en igualdad de condiciones con otra compañía que sí los maneje de forma adecuada.
Los indicadores muestran el estado actual del sistema y sus puntos fuertes y débiles. Posibilitan y facilitan su mejora continua y su retroalimentación, es decir, la posibilidad de conocer en qué medida una mejora ha hecho prosperar todo el sistema.
Sin mediciones, sin indicadores, sin información, todo tiende a cumplir el principio de entropía y por ende a deteriorarse por una sencilla razón: la falta de mantenimiento. La gran ventaja del sistema SGA es que para conseguir un control de almacén adecuado no es necesario ser grandes matemáticos, de la misma forma que no hace falta serlo para conducir un automóvil.
La información nos permite marcar objetivos posibles, en base al estado actual de nuestro almacén, ver el nivel de ocupación real, los tiempos que empleamos en cada operación, el rendimiento de nuestras instalaciones y la detección de cuellos de botella y puntos débiles con suficiente antelación como para que no se conviertan en un problema serio o en un callejón de difícil salida.
De esta forma, cualquier mejora o acción emprendida cobra sentido antes de ser ejecutada, evitamos dar palos de ciego y podemos supervisar que la acción tomada y sus beneficiosas consecuencias se mantienen en el tiempo, pudiendo marcar desde ahí un nuevo punto de partida desde el que poder impulsarnos de nuevo y avanzar.
“Cultura de la excelencia como cultura de trabajo en un almacén para que forme parte a su vez, de la cultura de la empresa”
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