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La gestión de una empresa mediana presenta desafíos únicos para sus directivos, habitualmente atrapados entre la agilidad y flexibilidad de una startup (pequeña empresa) y, la estructura y capacidad financiera de una gran empresa. Muchos de estos desafíos se manifiestan cuando la empresa llega a un volumen de actividad que hace necesario cambiar la forma de hacer las cosas, ya que:
- Aparecen nuevos problemas asociados a procedimientos o a riesgos que hasta el momento no eran relevantes.
- Necesitan asegurar la estabilidad y calidad de sus productos y servicios, lo que supone diseñar procesos más estandarizados y delegar o compartir decisiones en una estructura mayor de personas.
- Necesitan asegurar un crecimiento y adaptación al mercado para lo cual se necesitan nuevos recursos (financieros y humanos) y, la disciplina y diseño de procesos para que puedan escalar de forma sostenible.
En este contexto la eficacia de la gestión en este tipo de empresas es un reto que deben priorizar para reducir el impacto negativo de sus puntos débiles (financiación y estructura profesional) y poder competir en un mercado hipercompetitivo. Sin lugar a dudas, una de las herramientas que más puede ayudar a las empresas a gestionarse con eficacia es su sistema ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales), ya que nos permitirá, entre otras:
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- Los datos de calidad (centralización, integración y consistencia de todos los datos)
- La capacidad de análisis de los datos para transformarlos en información útil.
- Mejora de la coordinación entre personas. La integración de los procesos obliga a una necesaria comunicación y colaboración interdepartamental.
- Mejora la eficacia productiva y productividad. La automatización de los procesos junto con el control de mejoras optimiza los flujos de trabajo mejorando el desempeño general de la empresa.
Para entender mejor cómo nos puede ayudar un sistema ERP a gestionar la empresa es bueno que hagamos una reflexión sobre los problemas más habituales a los que se enfrentan las medianas empresas.
Problemas habituales en la gestión de una mediana empresa.
Dadas las características que hemos comentado anteriormente, los problemas más habituales a los que se enfrentan los directivos de este tipo de empresas los podemos resumir en:
1.- Conseguir una coordinación adecuada de todas sus acciones. Algunas veces no hay una definición clara de las responsabilidades y relaciones jerárquicas entre los diferentes puestos de trabajo lo que hace no tengamos una visión homogénea del camino a seguir. Sin lugar a dudas, contar con un sistema que integra todos los procesos de gestión, como es un Software ERP, nos facilita y obliga a compartir todas las actividades, lo que conlleva necesariamente la coordinación previa de las mismas.
2.- Financiar el capital circulante necesario para crecer. El acceso a una financiación adecuada al tipo de activos invertidos no siempre es factible en este tipo de empresas. Esto agudiza los problemas de liquidez que terminan por limitar la expansión de las empresas.
3.- Captación de capital humano adecuado. En este caso nos encontramos compitiendo con grandes empresas por el mejor talento, y además con retener a empleados clave que buscan oportunidades de crecimiento o mejores salarios. En general, nos enfrentamos:
- A nivel estratégico: a problemas para atraer, retener y desarrollar talento cualificado.
- A nivel operativo: dificultades en la gestión de nóminas, evaluación del desempeño, comunicación interna y capacitación del personal.
4.- Mejorar la eficacia operacional. A menudo, las empresas medianas heredan procesos manuales o poco optimizados que se convierten en cuellos de botella a medida que el volumen de trabajo aumenta. Integrar nuevas tecnologías (ERPs, CRMs, automatización) puede ser costoso y complejo, y la resistencia al cambio interno puede dificultar su implementación.
5.- Cumplimiento Normativo y Regulatorio: Dificultad para mantenerse al día y cumplir con las cambiantes normativas fiscales, laborales y sectoriales.
6.- Control y Supervisión General del Negocio: Para directivos que tienden a centralizar tareas, la falta de herramientas que ofrezcan una visión global y controlada de todas las áreas del negocio puede generar cuellos de botella e ineficiencias.
Ante este tipo de problemas, la pregunta es ¿qué características y funcionalidades nos ofrece un sistema ERP para ayudarnos a gestionar mejor?
Características y Funcionalidades Clave de un Sistema ERP para resolver problemas.
La características y funcionalidades mas destacadas para hacer frente a los desafíos que hemos visto son:
- Integración de procesos y datos: Debido a que un sistema ERP integra todos los procesos de la empresa (ventas, finanzas, producción, recursos humanos, etc.) en una única base de datos, se eliminan los silos de información y se asegura la consistencia de los datos y permite una visión integral del negocio en tiempo real. Esta integración es importante para superar algunos de los problemas vistos, como la coordinación de acciones (punto 1) y para ofrecer una visión global del negocio (punto 6).
- Automatización de flujos de trabajo: Los ERPs automatizan tareas rutinarias y repetitivas, desde la generación de pedidos hasta la contabilidad. Esto reduce errores, libera tiempo para que los empleados se centren en tareas de mayor valor, mejorando significativamente la eficacia operacional (punto 4), abordando los cuellos de botella y la dependencia de procesos manuales.
- Gestión financiera robusta: Los módulos financieros de un ERP ofrecen herramientas para la gestión de la contabilidad general, cuentas por pagar y cobrar, presupuestos, tesorería y análisis financiero. Esto proporciona un control preciso del flujo de caja, optimiza la gestión de capital circulante y facilita la financiación adecuada (punto 2), al ofrecer datos fiables a inversores o entidades bancarias.
- Módulos de Recursos Humanos (HRM/HCM): Un ERP puede incluir funcionalidades para la gestión de nóminas, administración de personal, seguimiento del desempeño, capacitación y reclutamiento. Estas herramientas son cruciales para resolver los problemas de captación y retención de talento (punto 3), al profesionalizar la gestión del capital humano. En la actualidad, el portal del empleado suele ser la plataforma en la que se relacionan los empleados con la empresa y, a través del cual, se disfruta de todos los servicios a su disposición.
- Informes y análisis avanzados (Business Intelligence): Los ERPs modernos incorporan herramientas de reporting y dashboards personalizables que transforman los datos brutos en información valiosa. Esto permite a los directivos tomar decisiones informadas y estratégicas, mejorando la toma de decisiones general y ofreciendo un control y supervisión exhaustiva del negocio (punto 6).
- Cumplimiento normativo y seguridad: Un buen ERP está diseñado para ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones fiscales, laborales y sectoriales. Ofrece trazabilidad de las operaciones, auditorías internas y funcionalidades de seguridad para proteger los datos, aliviando la carga del cumplimiento normativo y regulatorio (punto 5).
*Imagen de storyset en Freepik
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