SOFTWARE ERP: CÓMO IDENTIFICAR SI ESTÁ OBSOLETO

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En el entorno actual del mercado, la agilidad, flexibilidad y la eficiencia son pilares fundamentales para el éxito de cualquier empresa, y en mayor medida para las medianas empresas, que necesitan contar con las herramientas tecnológicas adecuadas para ser competitivas.

En este contexto, el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) lo podemos considerar como el eje sobre el que se integran y optimizan los procesos clave del negocio. Sin embargo, la tecnología avanza a un ritmo vertiginoso, y lo que ayer era una solución de vanguardia, hoy puede ser un lastre que dificulta el crecimiento y la adaptación. Un sistema ERP obsoleto no es simplemente una herramienta vieja; puede ser una fuente importante de ineficiencias, errores y riesgos de seguridad.

Como responsable de una mediana empresa, es importante preguntarse si los problemas asociados al uso del software ERP puede suponer un freno al desarrollo normal de la empresa en un entorno actual con grandes desafíos para las medianas empresas.

Este artículo tiene como objetivo ofrecer una visión profunda de los principales desafíos a los que se enfrentan las medianas empresas proporcionando a los directivos información para evaluar si su Software ERP actual está obsoleto.

Proporcionar a los directivos información relevante para:

• Principales desafios a los que nos enfrentamos.
• Evaluar si su sistema ERP actual da señales de estar obsoleto.
  
  

Desafíos actuales para la mediana empresa.

Las medianas empresas se caracterizan por un posicionamiento único debido a su tamaño, que las hace disponer de mas recursos que una pequeña empresa, pero con mayores dificultades de acceso a la financiación que las grandes compañías, lo que las hace ser muy sensibles a los cambios en el mercado.

Los mayores desafíos a los que se enfrentan en la actualidad son:

• Volatilidad del mercado: La incertidumbre económica y los cambios en las preferencias de los consumidores exigen una gran capacidad de adaptación. Una característica recurrente es el impacto de eventos externos (conflictos, pandemias, crisis económicas …) en la cadena de suministro y las operaciones.
• Disrupciones tecnológicas: Se produce una aceleración digital y una transformación tecnológica continua que se resume en:

• • No solo afecta a la adquisición de nueva tecnología, se requiere además replantear los procesos y modelos de negocio.
  • El reto de la inversión constante y la rápida obsolescencia tecnológica.
  • La brecha digital frente a competidores nativos digitales o grandes empresas con mayores presupuestos de I+D.
  • La ciberseguridad como un pilar fundamental y un desafío en sí mismo por el riesgo que implica.

• Intensificación de la competencia global y local: Incluso las empresas de tamaño mediano compiten, directa o indirectamente, con actores a nivel mundial, lo que supone:

• • Nuevos jugadores emergiendo constantemente (startups ágiles, competidores de mercados internacionales).
  • La presión sobre precios y márgenes debido a una mayor oferta.
  • La saturación del mercado obliga a una constante diferenciación y propuesta de valor única.

• Escasez de talento y la necesidad de optimizar recursos: Atraer y retener talento es un desafío, lo que obliga a las empresas a maximizar la productividad de sus equipos existentes. Esto lo podemos constatar en:

• • Dificultad para atraer y retener profesionales cualificados frente a la oferta de grandes empresas.
  • Las nuevas expectativas de los empleados (flexibilidad, desarrollo profesional, propósito).
  • La necesidad de invertir en formación continua y crear una cultura empresarial sólida y atractiva.

• La explosión de datos y la necesidad de convertirlos en información valiosa: El volumen de datos generados es masivo, pero la clave está en analizarlos para transformarlos en información útil que nos permita tomas decisiones eficaces y objetivas.
• El acceso a la financiación: Que se caracteriza por:

• • Limitaciones en el acceso a capital para inversión y crecimiento en comparación con grandes compañías.
  • Se necesita una gestión eficiente del flujo de caja en un entorno de costos crecientes e ingresos fluctuantes.
  • La importancia de una planificación financiera rigurosa y la búsqueda de fuentes de financiación alternativas.

En este contexto, un ERP actualizado, además de ser un sistema de gestión; es una plataforma estratégica que debe ofrecer funcionalidades que permitan a las empresas abordar estos desafíos de manera efectiva.

Señales que identifican problemas en un sistema ERP

Existen distintas señales que pueden indicar la existencia de problemas en un software ERP. Identificar estas señales a tiempo es crucial para tomar acciones correctivas y evitar problemas mayores que afecten a la operatividad y eficiencia de la empresa. A continuación, se detallan algunas de las señales más comunes:

1.- Problemas de rendimiento y lentitud del sistema ERP.

Las señales mas habituales suelen ser:

• Tiempos de respuesta lentos: Las tareas cotidianas dentro del ERP (consultas, generación de informes, procesamiento de transacciones) toman más tiempo de lo esperado, impactando la productividad de los usuarios.
• Caídas frecuentes del sistema: Interrupciones inesperadas en el servicio del ERP que impiden el acceso y la operación normal.
• Procesos por lotes que tardan demasiado: Tareas como la ejecución de nóminas, calculo de necesidades de materiales o actualizaciones de inventario consumen una cantidad excesiva de tiempo.
  
  

2.- Falta de funcionalidad y adaptación del ERP:

Las señales mas habituales relacionadas con la capacidad de adaptación de un ERP suelen ser:

• El sistema no cubre todos los procesos clave del negocio: Algunas áreas o flujos de trabajo críticos no están soportados por el ERP, requiriendo soluciones alternativas o procesos manuales.
• Dificultad para adaptarse a nuevos requerimientos: El ERP no es lo suficientemente flexible para incorporar cambios ágiles en los procesos de negocio por nuevas regulaciones o por nuevas demandas del mercado.
• Funcionalidades obsoletas o insuficientes: Las herramientas y módulos del ERP no están actualizados o no cumplen con las necesidades actuales de la empresa.
  
  

3.- Problemas de integración:

Las señales mas habituales con relación a la capacidad de integración suelen ser:

• Sistemas satélite o "islas de información": Coexistencia de múltiples sistemas no integrados que requieren la duplicación de datos y generan inconsistencia.
• Dificultad para compartir datos entre departamentos: La información no fluye de manera automática y consistente entre las diferentes áreas funcionales integradas en el ERP.
• Problemas al integrar nuevas aplicaciones: Dificultades técnicas o altos costos al intentar conectar el ERP con otras herramientas o plataformas necesarias para la operación.
  
  

4.- Calidad e integridad de los datos:

Las señales mas habituales suelen relacionarse con el valor de los datos para la toma de decisiones:

• Datos inconsistentes o duplicados: Errores en la información dentro del sistema que generan desconfianza y dificultan la toma de decisiones.
• Dificultad para obtener información precisa y actualizada: La generación de informes confiables es un proceso lento y propenso a errores debido a la baja calidad de los datos.
• Falta de confianza en los informes generados por el sistema: Los usuarios recurren a hojas de cálculo u otras herramientas externas para verificar o complementar la información del ERP.
  
  

5.- Problemas de usabilidad y adopción por parte del usuario:

Las señales mas habituales suelen ser:

• Baja satisfacción del usuario: Los empleados encuentran el sistema complicado, poco intuitivo o difícil de usar, generando frustración y resistencia al cambio.
• Necesidad constante de soluciones alternativas: Se requieren soluciones temporales y provisionales para evitar un problema de gestión por limitaciones del sistema de información.
• Falta de capacitación adecuada: El personal no recibió la formación necesaria para utilizar el ERP de manera efectiva, limitando su potencial.
  
  

6.- Problemas con el proveedor de soporte del software ERP:

Las señales mas habituales suelen ser:

• Soporte inadecuado del proveedor: El proveedor del ERP no ofrece un soporte técnico adecuado y efectivo ante los problemas que sufre la empresa.
• Dificultad para obtener actualizaciones de nuevas versiones: El proveedor no saca actualizaciones o mejoras de manera regular.
• Cambios frecuentes en el personal del proveedor: La rotación de personal en el equipo de soporte del proveedor afecta a la eficacia del servicio y denota posibles problemas en la gestion del capital humano del proveedor.

7.- Altos costos ocultos.

Se producen elevados costos ocultos en soporte, mantenimiento o desarrollo de parches, como actualizaciones personalizadas que requieren programación adicional o soporte técnico costoso no contemplado inicialmente.

Identificar una o varias de estas señales en una empresa es un indicador claro de que el software ERP podría estar presentando problemas de obsolescencia y requiere una evaluación detallada para determinar las causas especificas y definir un plan de acción antes de verse inmerso en una situación no deseada.

*Imagen de storyset en Freepik

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